Если в феврале семья переводится в другую школу вашей чартерной сети, насколько просто происходит обмен документами? На бумаге все должно быть просто — вы ведь единая сеть.
Но их опыт полностью зависит от того кампуса, который они покидают.
Регистратор этого кампуса может извлечь файлы с общего диска и отправить их в тот же день. Или он может достать их из картотеки, но человек, который разбирается в системе классификации, на этой неделе отсутствует. Возможно, запрос на документы поступает в почтовый ящик, который просматривают три человека, но ни один из них не чувствует за него ответственности.
Эта система возникла не по чьему-то замыслу: по мере открытия новых кампусов в сети каждый из них выстраивал собственные процессы. Сеть уделяет внимание стандартизации учебных программ, найму персонала, финансам, материально-технической базе и информационной системе учеников (SIS), но управлением записями никто не занимается.
Автономия — это причина эффективности таких сетей
Чартерные сети часто процветают благодаря автономии кампусов. Директора, которые могут скорректировать расписание, изменить кадровый план или отреагировать на происходящее в их здании, делают эту модель жизнеспособной.
Если вы руководите операционной деятельностью в сети, возможно, вы уже сталкивались с неудачной попыткой централизации. Разумное решение руководства поступает в кампус, но не находит там поддержки. Сеть может продемонстрировать экономию в таблице Excel, однако местные директора высказывают иные опасения и выражают недовольство.
Поэтому, хотя определенный скептицизм вполне оправдан, именно из-за него централизация всего бэк-офиса может оказаться сложной задачей. Но когда вы оцениваете, какие именно функции целесообразно централизовать, учетные записи попадают в этот короткий список.
Какая автономия важнее всего?
Полезно разграничивать автономию, которую сеть выбирает сама, и автономию, которая достается ей по наследству.
Кто-то выступал за академическую автономию. Ее зафиксировали в уставе и защищали при продлении лицензий. То же самое касается школьной культуры, кадровых моделей и того, как кампус управляет своим календарем. Именно это делает один кампус отличным от другого, и эти различия помогают формировать местную культуру.
Автономия в ведении записей обычно выглядит иначе. Никто не выступал за отдельную систему документооборота в каждом кампусе, но по мере открытия новых школ им потребовался способ перемещения личных дел учащихся, и кто-то создал то, что работало достаточно хорошо на тот момент. Ни один кампус не выделяется среди остальных тем, как он хранит стенограммы, и ни одна семья не выбирает школу из-за ее процесса ведения документации. Так почему бы не объединить управление записями в рамках единой системы?
Какова цена вариативности?
Когда каждый кампус ведет процессы по-своему, бэк-офис сети не может ответить на банальный вопрос ни по одному из них без предварительного звонка. Невозможно отслеживать скорость обработки запросов, если вы ее не фиксируете, и невозможно исправить проблему, которую вы никогда не видите.
В большинстве кампусов только один человек понимает, как работает система учета, и эти процессы могут быть не задокументированы. Когда он берет отпуск на неделю, обработка запросов останавливается. Когда он увольняется, кампусу часто приходится выстраивать весь процесс заново. Наше исследование внедрения весной 2025 года показало, что регистраторы чаще, чем не-регистраторы, работают в условиях избытка бумажной документации, что делает такую зависимость серьезной проблемой при передаче дел.
Семьи также ощущают эту несогласованность, поскольку две семьи в одной сети могут запросить одно и то же, но получить два разных ответа и разные сроки ожидания.
В некоторых штатах сроки обработки запросов жестче, чем в других. Florida дает школам три учебных дня на подготовку личного дела ученика. Georgia, California и Texas дают десять рабочих дней.
Что происходит при закрытии кампуса?
Чартер — это договор с определенным сроком действия, и то, как далеко находится эта дата, зависит от штата и его показателей эффективности. Пять лет — это стандартный срок, хотя некоторые договоры заключаются на десять или пятнадцать лет, но ни один штат не выдает бессрочный чартер.
Ученические досье не подчиняются этому графику. Выпускники запрашивают академические справки спустя десятилетия после окончания учебы, и эти запросы не прекращаются с закрытием школы.
More than 25% чартерных школ закрываются в течение первых пяти лет, а 55% прекращают работу в течение 20 лет. В первой половине 2025 года о закрытии объявили 50 чартерных школ, причем 27 из них сослались на низкий набор учащихся. Слияние кампусов и перераспределение школ авторами проектов также создают проблемы для запросов записей.
Чартерная старшая школа в Оклахома-Сити закрылась 1 июля 2026 года, но бумажные справки на 100 учеников все еще лежали в пустом здании спустя несколько недель. Совет штата и школьный совет не могли прийти к согласию о том, у кого находится ключ. И хотя у штата все это время были электронные копии, бумажные документы оставались заблокированными, представляя собой угрозу безопасности.
При наличии процессов на сетевом уровне эти документы хранятся у сети и покидают ее вместе с ней, а не привязаны к конкретному зданию.
Что делает функцию достойной централизации?
Задайте три вопроса о любой функции, прежде чем стандартизировать ее.
- Отличает ли она один кампус от другого?
- Влияет ли она на обучение или школьную культуру?
- Создает ли ее вариативность риски для сети?
Большинство функций дают неоднозначные результаты при проверке этими тремя вопросами. Услуги питания выделяют кампус так, что это заметно семьям, а профессиональное развитие напрямую влияет на учебный процесс. Учетные записи отвечают «нет», «нет» и «да».
Вам не нужно централизовать весь бэк-офис, чтобы внедрить изменения, которые заметят сотрудники и семьи. Это также дает вам отправную точку, потому что сеть со стандартизированным учетом имеет перед глазами работающий пример, на который можно сослаться при следующем возникновении подобного вопроса.
Избавьтесь от того, по чему никто не будет скучать
Используя общесетевую платформу, сотрудники кампусов избавляются от тех аспектов работы, которые изначально никому не нравятся: поиск бумажных файлов, обработка звонков о статусе, ожидание обратных звонков из других школ и объяснение задержек семьям.
- Семьи и выпускники самостоятельно отправляют запросы через защищенный портал.
- Сотрудники утверждают запросы вместо того, чтобы обрабатывать их вручную.
- Бэк-офис получает единое представление о каждом запросе по всей сети, а также журнал аудита, который можно предоставить при продлении лицензии.
- Новому кампусу больше никогда не придется создавать собственный процесс с нуля.
Благодаря Parchment от Instructure кампусы чартерных сетей сохраняют свою индивидуальную культуру, руководство сети получает единообразие, записи становятся цифровыми и безопасными, а семьи получают одинаковый уровень обслуживания независимо от того, в какую школу они обращаются.
С чего начать
Семья, переехавшая в феврале, не знает, сколько кампусов работает в вашей сети, да они и не должны этого знать. Им просто нужно, чтобы документы прибыли в новую школу, чтобы их ребенка правильно зачислили.
Стандартизация записей обеспечивает единообразие в бэк-офисе, упрощает процессы для сотрудников и выпускников, а также делает документы доступными онлайн.
Об авторе
Менеджер по контент-маркетингу в сфере K-12
Элай Джонсон (Eli Johnson) — контент-маркетолог K-12 в компании Instructure, где он создает материалы в поддержку преподавателей и учащихся. Бывший учитель испанского языка, он обнаружил любовь к писательству во время учебы в магистратуре в рамках проекта Ohio Writing Project в Университете Майами. Теперь он использует свой десятилетний опыт работы в классе для создания блогов, примеров из практики и материалов для кампаний, которые находят отклик у педагогов (со всеми их радостями и трудностями). Он научился любить процесс редактирования благодаря своей жене, учительнице английского языка в старшей школе. Вне работы он, скорее всего, готовит вместе с дочерью, собирает пазлы с сыновьями или пересматривает шоу Survivor.
