Будь вы хозяином всего нескольких апартаментов, управляющим бутик-отелем или глобального роскошного курорта, успевать за бесконечными списками дел всегда непросто.
Исторически профессионалы гостиничного бизнеса полагались на электронные таблицы и универсальные инструменты управления задачами, но эти обходные пути усложняют распределение задач, запутывают внутреннюю коммуникацию и ставят под угрозу готовность объекта. Усиление конкуренции и растущие ожидания путешественников продолжают сокращать право на ошибку при предоставлении качественного жилья и уникальных впечатлений.
Поскольку технологии продолжают играть все более важную роль в операционной деятельности отелей, давайте рассмотрим, как оптимизация процессов может существенно повлиять на бизнес оператора и улучшить общий опыт гостей.
Что такое управление задачами?
Давайте рассмотрим работу, которая должна быть выполнена в промежуток между выездом гостя в 10:00 и заездом нового гостя в 15:00 того же дня. Необходимо учесть множество операционных задач:
- Обеспечение своевременного выезда гостя
- Назначение задач горничным, инспекторам и сервисным партнерам на объекте
- Предоставление инструкций персоналу для обеспечения соответствия выполняемой работы стандартам бренда
- Триаж возникающих проблем с обслуживанием и подключение к работе соответствующего отдела
- Управление выполнением работ в течение дня и перераспределение приоритетов в зависимости от статуса гостей
- Информирование прибывающего гостя о готовности номера и инструкциях по заезду
Конечно, работа не останавливается с приходом нового гостя, так как также необходимо:
- Общение для обеспечения того, чтобы у гостя было все необходимое для прекрасного отдыха
- Координация доставки услуг во время проживания и работы консьержа
- Управление и устранение любых новых возникающих проблем с обслуживанием
- Стирка и подготовка белья к следующему заезду
Не говоря уже о том, что перед менеджерами стоит задача выполнять все эти пункты в больших масштабах с множеством номеров и еще большим количеством гостей, часто на нескольких объектах в рамках портфолио уникальной недвижимости.
Эти проблемы создают большую нагрузку на гостиничный бизнес и персонал. Возможность переложить и автоматизировать эти операционные задачи с помощью технологий меняет правила игры в отрасли.
Почему это важно для гостиничных операторов?
Прошли времена, когда операционная деятельность отелей опиралась исключительно на ручные процессы и традиционные методы. Сегодня технологии стали неотъемлемой частью каждого аспекта индустрии. От управления бронированиями и регистрацией до улучшения впечатлений гостей — технологии произвели революцию в том, как операторы гостеприимства ведут бизнес.
Одним из главных преимуществ технологий для гостиничных операторов является эффективность, которую они привносят в повседневную деятельность. Интегрированное программное обеспечение для управления недвижимостью, такое как Cloudbeds, умные замки и устройства Интернета вещей (IoT), оптимизировали процессы, снизив вероятность ошибок и повысив общую операционную эффективность. Это не только экономит время, но и позволяет персоналу сосредоточиться на обеспечении более персонализированного и исключительного опыта гостей.
7 способов, с помощью которых технологии могут помочь вам наладить более слаженную работу
Вот семь способов, с помощью которых технологии могут помочь предприятиям сферы размещения наладить более слаженную работу.
1. Оптимизируйте планирование работы горничных
Балансирование между изменениями бронирования в последнюю минуту, графиками команды и сжатыми сроками делает составление расписания сложной задачей. Ручной характер этого процесса часто приводит к пропуску работы или корректировкам в последнюю минуту, что создает более срочные потребности и может снизить удовлетворенность гостей.
С помощью инструмента для управления операциями вы можете использовать автоматизированные рабочие процессы планирования, чтобы выявлять эти изменения и грамотно назначать нужную работу нужному человеку в нужное время. Создавайте автоматизированные рабочие процессы и задачи на основе правил, которые вы устанавливаете для каждого выезда, заезда и последовательных бронирований, чтобы больше никогда не пропускать уборку.
2. Информируйте гостей о готовности объекта в режиме реального времени
Самый персонализированный, детальный и автоматический способ выделить ваш бизнес — это поддержка операций с помощью качественного общения с гостями. Связь запроса на обслуживание напрямую с наряд-заказом или предложение раннего заезда при готовности объекта могут улучшить впечатление гостя и повысить ценность вашего бренда.
Операторы обращаются к инструментам автоматизированного обмена сообщениями, чтобы отвечать гостям с большей оперативностью. Благодаря сообщениям о выезде, связанным с вашим инструментом управления операциями, простое сообщение с подтверждением выезда гостя может подтолкнуть вашу клининговую службу к тому, чтобы начать работу на объекте раньше, а стандартный диалог может сформировать задачу или наряд-заказ для вашей команды. Использование целенаправленного общения с клиентами для обеспечения вашей операционной деятельности помогает создавать бесшовные взаимодействия для повышения уровня удовлетворенности гостей.
Мы используем функцию автоматических текстовых сообщений о выезде гостя уже больше года, и это кардинально меняет дело. Это позволяет нашим командам начинать раньше, оперативно решать проблемы, о которых гости сообщают при выезде, и исключать ситуации, когда гости забывают день или время выезда.
Мы используем функцию автоматических текстовых сообщений о выезде гостя уже больше года, и это кардинально меняет дело. Это позволяет нашим командам начинать раньше, оперативно решать проблемы, о которых гости сообщают при выезде, и исключать ситуации, когда гости забывают день или время выезда.
3. Повышайте эффективность персонала в условиях нехватки кадров
Исследование 200 отелей, проведенное Американской гостиничной и постоялой ассоциацией (AHLA), показало, что 87% отелей в США испытывают нехватку персонала, а 36% респондентов указали на острую нехватку кадров.
В ответ на это основное внимание операторов направлено на оптимизацию операций и поиск новых способов делать больше меньшими силами. Именно здесь на помощь приходят технологии.
Инструмент управления задачами может повысить подотчетность вашей команды и помочь им добиться успеха. Настроив автоматизированные процессы и четкие инструкции, вы сможете избавиться от вопросов вроде «Что дальше?» и «Готов ли номер к инспекции?». Кроме того, наличие этой информации на визуальной панели мониторинга поможет вашей команде понять, как их работа влияет на впечатления гостей, и продемонстрирует ценность их труда.
4. Предотвращайте дорогостоящие ошибки
Такие ошибки, как плохо переданное сообщение или пропущенная уборка, — это кошмар, с которым вам больше не придется сталкиваться. Чем больше вы можете автоматизировать, тем меньше вещей вам нужно держать в памяти, тем меньше вы склонны к ошибкам и тем меньше вероятность возникновения пробелов в коммуникации.
Инструмент управления задачами может автоматически уведомлять вашу команду об изменениях бронирования, проблемах с обслуживанием или ранних выездах, позволяя им быстро устранять проблемы без лишней переписки и возвращать ценное время в течение рабочего дня.
5. Будьте проактивны в вопросах профилактического обслуживания
Отслеживание качества работы на каждом объекте может быть сложной задачей, особенно в пиковый сезон с еще более жесткими сроками подготовки. Разрабатывая графики профилактического обслуживания, частой глубокой уборки, проверок безопасности и отчетности по инспекциям, ваша команда сможет действовать на опережение и предотвращать проблемы до их возникновения, что даст вам уверенность в том, что гости приедут в идеальный во всех отношениях объект.
С помощью инструмента для управления операциями вы можете создать контрольный список профилактического обслуживания и автоматически назначить инспектора для регулярной проверки требований безопасности. Затем вы можете просматривать и легко получать доступ к отчетам об инспекциях, чтобы зафиксировать состояние ключевых объектов в номере до или после пребывания гостя.
6. Обеспечение качества и стабильности
52% представителей индустрии гостеприимства назвали контроль качества своей главной операционной сложностью в отчете Breezeway’s Property Operation Report. Хотя технологии не могут выполнять задачи за вас, они могут предоставить вашим сотрудникам удобные инструменты, такие как мобильное приложение, чтобы они могли выполнять детальную работу на объектах в соответствии с фирменными стандартами вашей компании.
Настраиваемые контрольные списки гарантируют учет уникальных особенностей каждого объекта и помогают командам по уборке и обслуживанию выполнять работу качественно и стабильно каждый раз. Имея четкие инструкции под рукой, они могут работать быстрее и старательнее. Контрольные списки часто включают фотографии, чтобы уборщики были уверены в том, как номер должен выглядеть после выезда гостя, а вы можете запросить у них загрузку фотографий, чтобы убедиться в готовности объекта к заезду.
7. Оптимизация ваших операций
Технологии не только помогают вашей команде работать более эффективно, но и обеспечивают глубокий анализ операционной деятельности и производительности вашей компании с помощью данных о задачах, зарегистрированных проблемах, эффективности работы персонала, общении с гостями и многом другом.
Если вам интересно, как сделать работу вашего бизнеса более эффективной, отличным началом станет отслеживание процессов на операционной платформе с функциями отчетности. Отслеживая работу, инструмент отчетности может агрегировать и сегментировать данные для выявления тенденций в производительности персонала, впечатлениях гостей и уходе за имуществом, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения для своего бизнеса.
Ценность интеграций для создания вашего оптимального технологического стека
В индустрии, где удовлетворенность гостей и операционная эффективность имеют первостепенное значение, внедрение технологических инноваций уже не является факультативным, а становится обязательным. Ваш инструмент управления задачами должен быть интегрирован с PMS, чтобы существенно повысить эффективность ваших операций. Интегрируя эти технологии, профессионалы гостиничного бизнеса могут оптимизировать операционные процессы, улучшить качество обслуживания гостей и, в конечном итоге, увеличить количество бронирований, обеспечивая долгосрочный успех на конкурентном рынке.
Публикация от Breezeway
Отмеченная наградами платформа для управления операциями и качеством обслуживания от Breezeway помогает координировать, организовывать коммуникацию и проверять выполнение детальных работ на объектах. Обеспечивая выполнение более 30 миллионов задач по уходу за недвижимостью, Breezeway помогает тысячам управляющих объектами краткосрочной аренды и отельерам повысить операционную эффективность, избавиться от ручной работы и увеличить доход от дополнительных услуг.
Мы в Cloudbeds гордимся партнерством с ведущими решениями, такими как Breezeway, помогая отельерам максимизировать эффективность на своих объектах. Узнайте, как вы можете автоматизировать процессы уборки, обслуживания и операций уже сегодня.
