Цифровые регистрационные карты лежат в основе более быстрого и современного процесса регистрации заезда.

Собирая информацию о гостях до их прибытия, они помогают объектам размещения избавиться от бумажной волокиты, сократить время ожидания, минимизировать мошенничество и начать каждое проживание с правильной ноты.

В этой статье мы подробно разберем, что такое цифровые регистрационные карты, почему они важны и как они могут облегчить жизнь как вашей команде, так и вашим гостям.

Основные выводы

Цифровые регистрационные карты заменяют бумажные бланки онлайн-процедурой, которую гости могут пройти до прибытия на объект.
Сбор информации о гостях заранее ускоряет регистрацию, сокращает очереди на стойке регистрации и освобождает персонал для работы с клиентами.
Интеграция цифровой регистрации с вашим PMS сокращает объем ручного ввода данных, повышает их точность и поддерживает профили гостей в актуальном состоянии.
Цифровые формы позволяют безопасно собирать данные для верификации личности, авторизации платежей и электронные подписи.
Регистрация до прибытия создает возможности для персонализации проживания и предложения повышений категории номера, раннего заезда и других дополнительных услуг.

Что такое цифровые регистрационные карты?

Цифровая регистрационная карта — это онлайн-версия традиционного бумажного бланка, который гости заполняют при регистрации заезда. Обычно она запрашивает информацию о госте, такую как имя, контактные данные, верификация личности и подпись, но делает это в электронном виде, зачастую еще до того, как гости ступят на территорию объекта размещения.

На протяжении десятилетий бумажные регистрационные карты были нормой, выполняя юридические и операционные функции. Но с ростом популярности бесконтактных путешествий и приоритета мобильных устройств цифровая регистрация стала обязательным условием для дальновидных отелей. Эти формы часто связаны с PMS отеля и отправляются гостям заранее по СМС или электронной почте, устраняя трение на стойке регистрации.

Краткие преимущества цифровых регистрационных карт

Более быстрая регистрация: цифровые регистрационные карты экономят время как персоналу, так и гостям за счет исключения ручного ввода данных и длинных очередей.
Меньше ошибок: опечатки и промахи сокращаются, когда персоналу больше не нужно вручную переносить рукописную информацию в свою систему.
Улучшение соответствия нормативным требованиям: простой сбор необходимых данных для юридических или операционных нужд, включая верификацию личности и подписи гостей.
Лучший опыт гостей: плавный мобильный процесс регистрации показывает гостям, что ваш объект современный и эффективный.
Больше возможностей для дополнительных продаж: формы цифровой регистрации могут включать ранний заезд, повышение категории номера или другие опции, приносящие дополнительный доход еще до прибытия гостя.

Почему цифровая регистрация важна для отелей

1. Более быстрый заезд, плавное прибытие

Когда гости могут завершить регистрацию до прибытия, процесс заезда становится значительно быстрее и эффективнее. Никаких длинных очередей. Никаких задержек. Персонал может подтвердить информацию о гостье или госте, проверить документы и выдать ключи или инструкции по доступу за считанные секунды. Это не только улучшает впечатления гостей, но и помогает поддерживать загрузку на оптимальном уровне за счет предварительного подтверждения прибытия.

2. Операционная эффективность

Цифровая регистрация снижает объем ручной работы для вашей команды. Нет необходимости вводить рукописные данные в PMS или перекладывать бумаги между отделами. Когда все подано онлайн, персонал может тратить меньше времени на бумажную работу и больше времени на приветствие гостей и управление повседневной операционной деятельностью. Это больше времени для реального сервиса и меньше шансов, что кто-то напечатает «Борис» вместо «Орис».

3. Автоматизация сбора данных

Одно из главных преимуществ цифровой регистрации — то, как органично она вписывается в ваш стек технологий. Данные гостей, собранные через форму, автоматически добавляются в их профиль, поддерживая актуальность записей без какого-либо ручного вмешательства. Это делает будущие взаимодействия более персонализированными и эффективными — будь то запоминание предпочтений гостя или отправка таргетированных предложений после выезда.

4. Безопасная, точная и соответствующая требованиям регистрация

Цифровые регистрационные формы снижают риски и одновременно повышают точность. Объекты размещения могут безопасно собирать данные верификации личности, авторизацию платежей и подписанное согласие до прибытия гостей, что помогает соблюдать местные нормативы и снижает риск мошенничества или чарджбэков.

В отличие от бумажной регистрации, которая подвержена опечаткам, пропущенным полям или неразборчивому почерку, цифровые формы обеспечивают чистоту данных. Многие платформы включают встроенное обнаружение ошибок, отмечая такие проблемы, как несовпадение имен или неполные ответы. Благодаря инфраструктуре, соответствующей стандарту PCI, конфиденциальная информация шифруется и надежно хранится, предоставляя вашей команде уверенность и четкий журнал аудита — и все это без бумажной волокиты.

5. Премиальный опыт до прибытия

Первое впечатление имеет значение. Аккуратная, удобная для мобильных устройств форма регистрации, отправленная заранее, создает ощущение профессионализма, технической подкованности и современности вашего объекта — еще до того, как гости переступят порог. Она говорит им: «У нас все готово для вас». И это гораздо приятнее, чем: «Пожалуйста, постойте в очереди и заполните это».

Советы для успешного использования цифровых регистрационных карт

Отправляйте регистрационные формы заблаговременно

Найдите оптимальное время для отправки цифровых регистрационных форм до прибытия гостей. Это даст гостям достаточно времени на заполнение без спешки, а вашей команде — всю необходимую информацию заранее.

Персонализируйте там, где это возможно

Используйте интеграцию с PMS для предварительного заполнения данных гостя и персонализации сообщений. Обращение к гостю по имени и индивидуальный подход создают заботливую атмосферу, повышающую вовлеченность.

Используйте автоматические напоминания

Не каждый гость заполнит форму сразу. Настройте автоматические напоминания для тех, кто еще не отправил свои данные. Своевременный толчок поможет увеличить процент завершения и сократить задержки на стойке регистрации в последнюю минуту.

Отдавайте приоритет мобильному дизайну

Скорее всего, гости будут проходить регистрацию со смартфонов, поэтому убедитесь, что форма удобна для навигации на любом устройстве. Быстрая загрузка, четкие инструкции и удобный интерфейс имеют ключевое значение.

Включите поля для удостоверения личности, оплаты и согласия

Сбор этих данных заранее помогает защитить ваш объект и гарантирует вашу готовность к прибытию гостя. Цифровые формы могут оптимизировать этот процесс и хранить все в одном месте, снижая вероятность того, что что-то ускользнет от внимания.

Что отелям следует знать перед переходом на цифру

Переход на цифровые регистрационные карты — разумный шаг для многих объектов, но это не обязательно должно быть решение по принципу «все или ничего». Внедрение цифрового процесса не означает ликвидацию стойки регистрации или полный отход к бесконтактному обслуживанию за одну ночь. Часто гибридная модель обеспечивает гибкость в зависимости от потребностей гостя и операционных целей вашего объекта.

Некоторые гости предпочитают удобство заполнения регистрации заранее через мобильный телефон, в то время как другие по-прежнему ждут личного общения при заезде. С правильными инструментами ваш персонал сможет удовлетворить оба запроса, оптимизируя операции без потери человеческого тепла.

Статья от Akia

Akia — это платформа для управления взаимодействием с гостями на базе искусственного интеллекта, созданная для оптимизации операций и повышения степени удовлетворенности гостей с помощью передовой автоматизации, обмена сообщениями, мобильной регистрации, цифровых опросов, меню F&B, путеводителей по прибытии, маркетинга, VoIP и многого другого. Все это реализуется через мини-приложения: персонализированный мобильный интерфейс, который не требует разработчиков или загрузки приложений. Akia помогает предприятиям гостеприимства обеспечивать исключительный уровень обслуживания гостей.

Для получения дополнительной информации посетите www.akia.com

Об авторе: Стефани Фан (Stephanie Phan)

Стефани — цифровой маркетолог в Akia, платформе для взаимодействия с гостями, которая помогает объектам размещения делать пребывание более комфортным и технологичным.