Представьте себе ситуацию: клиент присылает вам контракт по электронной почте в пятницу в 18:00, а вы находитесь далеко от принтера или сканера. Так как же подписать документ на телефоне бесплатно? Хорошая новость заключается в том, что вам не потребуется дополнительное оборудование или платное ПО: в большинстве телефонов уже есть встроенный способ добавления подписи, а бесплатные приложения помогут заполнить пробелы для более сложных файлов. В этом руководстве подробно описано, как подписать документ на телефоне с помощью уже имеющихся у вас инструментов, а также что проверить перед отправкой, чтобы подписанный файл имел юридическую силу. Если вы хотите получить более полное представление о сборе подписей для работы с клиентами, в полном руководстве по подписанию контрактов для малого бизнеса этот процесс описан от начала и до конца.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Начать работу
Что нужно перед подписанием документа на телефоне
Прежде чем что-либо подписывать, подготовьте три вещи: ваш телефон, файл документа и способ его разметки. Большинство современных смартфонов уже оснащены камерой, средством просмотра файлов и базовым инструментом разметки, поэтому вам, скорее всего, не придется устанавливать ничего нового. Обычно документ должен быть в формате PDF или изображения, чтобы можно было подписать его прямо на экране, не распечатывая.
Для личных бумаг или быстрого согласования встроенные инструменты и бесплатные приложения справляются с задачей без платного ПО или принтера. Бизнес-контракты устроены немного иначе: для них часто требуется специальное бесплатное приложение для электронной подписи, которое помимо вашей подписи фиксирует журнал аудита.
Как подписать документ на телефоне с помощью встроенных инструментов
В большинстве телефонов уже есть функция разметки или аннотирования, встроенная в средство просмотра файлов или приложение «Фото», поэтому вы можете подписать PDF или изображение без сканирования. Вы можете нарисовать подпись пальцем или стилусом либо набрать ее шрифтом с имитацией рукописного ввода, если рисовать от руки на маленьком экране неудобно. После завершения подписанный файл сохраняется как новый PDF-файл, которым можно поделиться прямо с этого же экрана.
Подписание PDF с помощью встроенного инструмента разметки на iPhone
Откройте PDF-файл в приложении «Файлы» или прямо во вложении почты, затем коснитесь значка разметки, который выглядит как кончик пера в круге. На панели инструментов разметки нажмите кнопку «плюс» и выберите «Подпись», чтобы нарисовать ее пальцем или выбрать сохраненную подпись из предыдущего документа. Перетащите подпись на нужное место, при необходимости измените ее размер, а затем нажмите «Готово», чтобы сохранить подписанный PDF-файл в «Файлы» или отправить его прямо из почты.
Подписание документа с помощью встроенных инструментов телефона на Android
Откройте PDF в Google Диск, во встроенной программе просмотра PDF или другом стандартном файловом приложении, затем найдите опцию добавления аннотаций или заполнения и подписания, обычно отмеченную значком ручки. Нарисуйте свою подпись на экране, разместите ее в документе и сохраните изменения. Экспортируйте подписанную копию и поделитесь ею прямо из этого же приложения.
Как бесплатно подписать документ, полученный по электронной почте
Когда контракт попадает во «Входящие», нет необходимости распечатывать его, подписывать и сканировать обратно. Откройте вложение прямо из почтового приложения, а не сохраняйте его сначала в память телефона. Большинство почтовых клиентов предварительно просматривают PDF-файлы прямо в тексте, и нажатие на этот предварительный просмотр обычно вызывает тот же инструмент разметки или заполнения и подписания, который вы нашли бы в средстве просмотра файлов.
В режиме предварительного просмотра добавьте подпись тем же способом, что и с помощью любого встроенного инструмента: нарисуйте ее пальцем, вставьте сохраненную подпись или наберите шрифтом с имитацией рукописного ввода. Разместите ее на нужном месте, сохраните изменения, и файл готов к отправке, не покидая папки «Входящие».
После подписания прикрепите обновленный файл к ответному письму, вместо того чтобы делать фото распечатанной страницы. Фотография может получиться размытой, искаженной или с обрезанными частями страницы, в то время как экспортированный PDF-файл сохраняет документ аккуратным и удобным для чтения. Более подробно с этим рабочим процессом можно ознакомиться в статье о том, как подписать документ, полученный по электронной почте, за 5 простых шагов.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Начать работу
Как подписать документ на телефоне с помощью бесплатного приложения для электронной подписи
Встроенные инструменты разметки отлично подходят для быстрой подписи, но некоторые документы требуют большей структурированности. Специальное бесплатное приложение для электронной подписи позволяет вводить, рисовать или загружать подпись в рамках единого стабильного рабочего процесса и сохраняет этот стиль подписи для будущих документов. Это лучший вариант, если в контракте требуется не просто одна отметка на странице.
Эти приложения удобны, когда документ требует участия нескольких подписантов, так как вы можете пересылать его и отслеживать, кому еще нужно поставить подпись. Они также фиксируют, кто и когда подписал документ, что имеет значение, если клиент или деловой партнер когда-нибудь усомнится в том, что соглашение действительно было заключено. Более подробное руководство по этому процессу вы найдете в статье о том, как подписывать в электронном виде: пошаговое руководство.
Бесплатные тарифы в большинстве приложений для электронной подписи предназначены для эпизодического или небольшого объема подписания (например, несколько контрактов в месяц), а не для потоковой работы с большим количеством пользователей.
Как убедиться, что подписанный на телефоне документ имеет юридическую силу и защищен
Подпись, нарисованная на телефоне, считается действительной в большинстве повседневных бизнес-ситуаций, но на ее юридическую силу влияет несколько факторов. Достоверность часто зависит от метода подписания, от того, четко ли обе стороны выразили согласие на электронное подписание, и от того, требует ли данный тип документа участия свидетеля или нотариального заверения (что до сих пор требуется для некоторых юридических, имущественных или государственных форм). Проверка этих требований до отправки подписанного с телефона контракта избавит вас от необходимости переделывать все заново.
Для соглашений с клиентами простого изображения подписи не всегда достаточно. Журнал аудита, в котором регистрируются личность подписанта, IP-адрес и временные метки, добавляет уровень ответственности, который сама по себе от руки нарисованная подпись обеспечить не может. Это важно, если клиент когда-либо будет оспаривать факт своего согласия с условиями.
После подписания документа сохраните копию для собственных записей и убедитесь, что получатель действительно получил готовый файл, а не пустую или частично загруженную версию. Если вы сами запрашиваете подписи, а не добавляете свою, статья о том, как отправить документ на подпись за 5 простых шагов, охватывает эту сторону процесса.
Распространенные ошибки, которых следует избегать при подписании документов на телефоне
Несколько мелких ошибок могут превратить быстрое подписание на телефоне в необходимость все переделывать. Обратите на них внимание, прежде чем отправлять что-либо клиенту или партнеру.
- Подписание размытого фото вместо актуального PDF: снимок распечатанной страницы часто искажает текст и скрывает мелкий шрифт, поэтому всегда работайте с оригиналом файла, когда он доступен.
- Забыли экспортировать или сохранить подписанную версию: закрытие приложения до сохранения может полностью удалить вашу подпись, оставив документ в точно таком же виде, как до этого.
- Повторное использование скриншота подписи: вставка старого скриншота вместо свежей подписи через встроенный инструмент телефона может выглядеть неубедительно и вызвать вопросы о подлинности.
- Отправка конфиденциального контракта через незащищенное приложение или публичную ссылку: клиентские соглашения заслуживают частного, отслеживаемого канала, а не ссылки на общий диск, которую может открыть кто угодно.
Уделение времени этим проверкам занимает всего несколько секунд, но избавит вас от необходимости повторного согласования.
Как Bonsai помогает подписывать и отправлять контракты с телефона
Подпись на телефоне отлично подходит для разовых документов, но фрилансерам и небольшим агентствам обычно требуется нечто большее, чем просто отметка на странице. Допустим, веб-дизайнер завершает проект стоимостью 4000 долларов для клиента из сферы бутика и должен получить подписанный ордер на изменение до начала следующего этапа, или консультант ведет три активных контракта и не может уследить, кому еще нужно что-то подписать. Именно эту проблему решает сервис Bonsai contracts.
Вместо разметки статического PDF-файла, контракты, отправленные через Bonsai, используют электронные подписи с полным журналом аудита, фиксирующим личность подписанта, IP-адрес и временные метки вместе с самой подписью. Клиенты подписывают документы по безопасной волшебной ссылке с любого устройства, включая телефон, без необходимости запоминать пароль или предварительно скачивать приложение. Для соглашений, требующих более одной подписи (например, когда сооснователь и клиент одновременно подписывают техническое задание), рабочий процесс Bonsai для нескольких подписантов отслеживает каждую подпись независимо, чтобы ничего не потерялось в цепочке групповых писем.
Bonsai также связывает этап подписания с остальной частью отношений с клиентом, а не оставляет его изолированным файлом. Контракты связаны с инвойсами, поэтому выставление счетов по проекту остается привязанным к подписанному соглашению, а не хранится в отдельном файле. А поскольку Bonsai интегрируется с Zoom Meetings, звонок, на котором клиент устно согласовал объем работ или цены, может сохранить стенограмму напрямую в карточку этого клиента, предоставляя фрилансеру письменный ориентир, который находится прямо рядом с подписанным контрактом.
Для фрилансера-фотографа, который привлекает клиента во время консультации в Zoom и хочет отправить контракт до того, как клиент потеряет интерес, это означает выбор шаблона из библиотеки контрактов Bonsai, отправку его на подпись, которую клиент может завершить со своего телефона, и сохранение стенограммы встречи в той же карточке клиента, что и подписанное соглашение в Bonsai. Это более надежный путь, чем просто использование инструмента разметки, особенно когда контракты начинают накапливаться.
FAQ
Q1: Как бесплатно подписать документ на телефоне?
На большинстве смартфонов есть встроенный способ подписания документа без установки каких-либо программ или оплаты ПО. На iPhone откройте PDF в «Файлах» или «Почте» и используйте инструмент разметки, чтобы нарисовать или вставить подпись. На телефоне Android откройте файл в Google Диске или стандартном просмотрщике PDF и используйте опцию аннотирования или заполнения и подписания.
Оба метода позволяют сохранить подписанный файл как новый PDF и поделиться им без лишних шагов. Для документов, требующих более официального учета (например, указания личности подписанта и временной метки), бесплатное приложение для электронной подписи подходит лучше, чем встроенный инструмент разметки.
Q2: Как подписать документ, который прислали мне по электронной почте?
Откройте вложение прямо из почтового приложения, а не сохраняйте его сначала на телефон. Большинство почтовых приложений предварительно просматривают PDF-файлы прямо в тексте, и нажатие на этот предварительный просмотр обычно вызывает тот же инструмент разметки или заполнения и подписания, который доступен в файловом просмотрщике, поэтому вы можете нарисовать или вставить подпись, не покидая папки «Входящие».
После того как подпись проставлена и сохранена, прикрепите обновленный файл к ответу, а не отправляйте фотографию распечатанной страницы. Фотография может получиться размытой или обрезать части документа, в то время как экспортированный PDF сохраняет все читаемым и неизменным.
Q3: Какой есть хороший бесплатный способ подписывать документы на телефоне?
Для быстрой разовой подписи встроенный инструмент разметки вашего телефона является удобным вариантом, так как он не требует скачивания и работает прямо внутри просмотрщика файлов или почтового приложения. Для контрактов, которые включают нескольких подписантов или требуют отчета о том, кто и когда подписал, бесплатное приложение для электронной подписи является лучшим выбором, поскольку оно поддерживает единый рабочий процесс подписания и отслеживает выполнение.
Какой вариант имеет смысл, зависит от документа. Заявление на аренду или разрешение редко требуют чего-то большего, чем нарисованная подпись, в то время как клиентский контракт выигрывает от дополнительной структуры и отслеживания, которые предоставляет специализированное приложение.
Q4: Имеет ли юридическую силу подпись документа на телефоне?
Подпись, нарисованная на вашем телефоне, действительна в большинстве повседневных деловых ситуаций, но действительность зависит от метода подписания, от того, четко ли обе стороны согласились подписать документ в электронном виде, и от того, требует ли конкретный тип документа свидетеля или нотариального заверения. Некоторые юридические, риелторские или правительственные формы все еще подпадают под последнюю категорию.
Для клиентских соглашений полезно выходить за рамки простого изображения подписи. Журнал аудита, в котором фиксируются личность подписанта, IP-адрес и временные метки, обеспечивает подотчетность, которую не может дать одна лишь нарисованная от руки подпись, что имеет значение, если условия будут оспорены позже.
Q5: Как Bonsai помогает подписывать документы на телефоне?
Bonsai позволяет клиентам подписывать контракты с телефона через безопасную волшебную ссылку, без необходимости запоминать пароль или предварительно скачивать приложение. Каждая подпись сопровождается полным журналом аудита с фиксацией личности подписанта, IP-адреса и временных меток, а контракты, требующие участия нескольких подписантов, поддерживают независимое и отслеживаемое подписание для каждой стороны.
Поскольку контракты в Bonsai связаны с инвойсами, подписанное соглашение может сразу перейти к выставлению счета без повторного ввода деталей проекта. Bonsai также интегрируется с Zoom Meetings, поэтому стенограмма звонка клиента может синхронизироваться с карточкой этого клиента вместе с подписанным контрактом.
Подписание документа на телефоне не обязательно означает необходимость его печати, сканирования или ожидания возвращения за рабочий стол. Встроенные инструменты справляются с быстрыми разовыми подписями, в то время как бесплатное приложение для электронной подписи имеет больше смысла, когда документ требует отслеживания или участия нескольких подписантов. Для контрактов, имеющих реальный вес в бизнесе, такие инструменты, как Bonsai contracts, добавляют журнал аудита и рабочий процесс подписания, которые простой инструмент разметки предоставить не может, поэтому подпись, сделанная с вашего телефона, выдержит проверку, когда это будет важнее всего.
