Вы только что привлекли нового клиента, контракт падает во входящие, и печатать его ради подписи кажется пережитком прошлого. Электронная подпись документов позволяет просматривать, подписывать и возвращать соглашения без необходимости распечатывать, подписывать от руки и сканировать — принтер или сканер больше не нужны. В этом руководстве подробно описано, как подписать документ в электронном виде (будь вы подписант или инициатор запроса), а также как управлять этим процессом с телефона между встречами с клиентами. Чтобы шире взглянуть на подписание и организацию контрактов для фрилансеров или малого бизнеса, ознакомьтесь с этим руководством по подписанию контрактов для малого бизнеса. К концу статьи вы пойнете, как поставить электронную подпись без принтера или сканера, а также как отправить документ на подпись, если запрос исходит от вас.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Начать работу
Что значит подписать документ в электронном виде?
Электронная подпись означает подтверждение вашего юридического согласия с документом онлайн вместо его печати, подписания от руки и повторного сканирования. Электронная подпись (часто сокращенно e-sign) может представлять собой набранное имя, нарисованную пальцем или мышью подпись либо загруженное изображение вашей рукописной подписи. Каждый из этих форматов широко принимается для повседневных деловых соглашений, таких как контракты, коммерческие предложения и соглашения о неразглашении (NDA, защищающие конфиденциальную информацию между сторонами). Термины «электронная подпись» и «цифровая подпись» часто используют как синонимы, хотя между ними есть разница, которую мы разберем позже в разделе часто задаваемых вопросов. А пока, если вы хотите подробнее ознакомиться с доступными форматами, это руководство о том, как поставить цифровую подпись, освещает основы более детально.
Что нужно перед подписанием документа в электронном виде
Прежде чем подписывать что-либо онлайн, сверьтесь с простым чек-листом, чтобы не начинать процесс заново на середине. У большинства фрилансеров уже есть всё необходимое без покупки нового ПО.
- Подключенное устройство: компьютер, планшет или телефон со стабильным доступом в интернет.
- Правильный формат файла: документ должен быть в формате PDF или Word — это два основных формата, которые поддерживают инструменты электронной подписи и просмотрщики.
- Инструмент для подписания: приложение для электронной подписи, специализированная платформа или даже встроенный просмотрщик PDF с функцией подписи для простых документов.
- Данные получателя: корректный адрес электронной почты или общая ссылка для того, кому потребуется отправить подписанную копию после завершения.
Как подписать документ в электронном виде шаг за шагом
Как только вы подготовитесь по чек-листу, сам процесс подписания покажется вам быстрым и понятным. Ниже приведен основной рабочий процесс, разделенный на четыре шага, которым вы сможете следовать с первого и каждого последующего раза.
Откройте или загрузите документ
Забудьте о принтере и откройте файл напрямую в инструменте или приложении для подписания, будь то браузерная платформа электронной подписи, PDF-просмотрщик с функциями подписи или мобильное приложение. Если документ пришел во вложении к письму, обычно его можно загрузить прямо из почты; в этом руководстве по подписанию документа из email подробно рассматривается именно такой сценарий.
Создайте свою подпись
При первом подписании вы создадите подпись, набрав свое имя красивым шрифтом, нарисовав его пальцем или мышью, либо загрузив фотографию своей рукописной подписи. Большинство инструментов сохраняют ее, чтобы вы могли использовать подпись повторно для будущих документов без необходимости создавать ее заново.
Разместите подпись на документе
Перетащите поле подписи в нужное место на странице и измените его размер так, чтобы оно аккуратно смотрелось рядом с полями для даты или инициалов. Сначала просмотрите каждую страницу. В многостраничных контрактах часто требуются инициалы на каждой странице, а не только финальная подпись.
Сохраните и отправьте подписанную копию
После заполнения всех полей экспортируйте подписанный файл в формате PDF и отправьте его инициатору запроса — либо в виде вложения к письму, либо через встроенную функцию отправки в инструменте для подписания.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Начать работу
Как отправить документ на подпись в электронном виде
Отправка документа на подпись работает почти так же, как и собственное подписание, только в обратном порядке. Загрузите файл в инструмент для подписания, а затем укажите места, где требуются подпись, инициалы или дата, чтобы получатель точно знал, куда нажать при открытии документа.
Добавьте данные получателя
Внимательно введите имя и адрес электронной почты подписанта, так как запрос направляется исключительно на основе этих данных. Если подписать документ должны несколько человек, большинство инструментов позволяют настроить порядок подписания: например, сначала документ подписывает клиент, а затем соучредитель, причем каждый следующий участник получает уведомление только после того, как до него дошла очередь.
Отслеживайте открытие и подписание документа
После отправки запроса трекер статусов покажет, когда документ был открыт и подписан, благодаря чему вы будете знать, когда уместно напомнить о себе, вместо того чтобы гадать или писать лишние уточняющие письма слишком рано.
Как подписать документ в электронном виде на телефоне или планшете
Фрилансеры редко сидят за столом в момент, когда контракт требует подписи. Большинство инструментов электронной подписи отлично работают через мобильный браузер или специализированное приложение, позволяя подписать документ в кофейне или между встречами, не дожидаясь возвращения к ноутбуку. Если вы хотите подробнее изучить мобильный рабочий процесс, в этом руководстве о бесплатном подписании документов с телефона подробно описаны доступные приложения и их настройка.
Сенсорный экран в некотором смысле упрощает подписание: рисовать подпись пальцем или стилусом естественнее, чем перетаскивать курсор мыши. А если у вас уже есть готовая подпись на бумаге, можно сделать быструю фотографию и загрузить ее — это работает точно так же, как создание подписи с нуля.
Сравнение типов электронных подписей
Для разных документов подходят разные форматы подписей. Быстрое сравнение поможет выбрать правильный вариант для конкретной задачи, а не использовать первое попавшееся решение.
Для разовой формы обычно подходит набранная или нарисованная подпись. Для документов, которые вы будете подписывать или отправлять регулярно, лучше использовать облачную платформу, которая сохраняет историю всего процесса.
Как Bonsai помогает подписывать документы в электронном виде
Допустим, графический дизайнер-фрилансер только что завершила ознакомительный звонок по проекту брендинга стоимостью 3000 долларов и хочет зафиксировать подпись клиента, пока энтузиазм не угас. Вместо того чтобы экспортировать подписанный PDF из одного приложения и искать счет в другом, она создает соглашение с помощью контрактов Bonsai, выбирает подходящий шаблон из специализированной библиотеки и отправляет его прямо на почту клиенту. Клиент открывает безопасную ссылку на телефоне, расписывается пальцем — и соглашение готово: без принтера, сканера и необходимости управлять отдельной подпиской на сервис электронных подписей.
Инструмент работы с контрактами в Bonsai охватывает те же базовые принципы подписания, о которых рассказывается в этом руководстве, с добавлением нескольких функций для тех, кто одновременно работает с несколькими клиентами. Подписанные документы хранятся в зашифрованном виде с полным журналом аудита, в котором фиксируются личность подписавшего, IP-адрес и временные метки, что позволяет точно знать, кто и когда подписал документ. Если проект требует согласования более чем с одним человеком, например, с клиентом и бизнес-партнером, Bonsai поддерживает рабочие процессы с несколькими подписантами, поэтому каждый из них получает уведомление по очереди, а не участвует в запутанной цепочке писем.
Контракты в Bonsai также связаны с выставлением счетов, поэтому после подписания соглашения о сотрудничестве фрилансер может сформировать счет на основе той же записи, вместо того чтобы заново вводить позиции в отдельный инструмент. А поскольку Bonsai интегрируется с Zoom, стенограммы встреч со вводного звонка с клиентом могут синхронизироваться прямо с карточкой этого клиента в виде заметок, объединяя подписанный контракт и предшествовавший ему разговор в одном месте. Для фрилансеров, выбирающих инструменты для подписания, такое сочетание электронных подписей, журналов аудита и связанного выставления счетов стоит сопоставить с автономными приложениями для подписи, которые могут предлагать другое сочетание функций в зависимости от тарифного плана.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Как подписать документ, который мне прислали по электронной почте?
Откройте вложение электронной почты прямо в инструменте для электронной подписи или программе просмотра PDF с поддержкой полей для подписи, вместо того чтобы распечатывать его. Создайте или загрузите свою подпись, поместите ее на нужную строку, добавьте необходимые инициалы или даты, а затем сохраните файл и отправьте его обратно в ответном вложении или через функцию доставки инструмента.
Большинство современных почтовых клиентов позволяют просматривать PDF-вложения без предварительного скачивания, что еще больше ускоряет процесс. Если документ состоит из нескольких страниц, просмотрите весь файл целиком перед подписанием, так как в контрактах часто требуется ставить инициалы на каждой странице в дополнение к финальной подписи на последней.
Вопрос 2: В чем разница между электронной подписью и цифровой подписью?
Электронная подпись — это любая электронная отметка, выражающая согласие, например введенное имя, нарисованная подпись или загруженное изображение рукописной подписи. Цифровая подпись — это более специфический, технический тип электронной подписи, который использует шифрование для проверки личности подписавшего и обнаружения изменений в документе после подписания.
На практике для большинства повседневных деловых соглашений, таких как контракты, коммерческие предложения и соглашения о неразглашении (NDA), требуется только стандартная электронная подпись. Цифровые подписи чаще встречаются в регулируемых отраслях, таких как финансы, здравоохранение или государственные закупки, где дополнительное шифрование и проверка подлинности имеют особое юридическое значение или значение для соблюдения нормативных требований.
Вопрос 3: Как отправить документ для подписания в электронном виде?
Загрузите файл в инструмент для электронной подписи и отметьте места, где получатель должен поставить подпись, инициалы или дату. Внимательно введите имя и адрес электронной почты получателя, так как запрос на подпись направляется на основе этой информации, и отправьте его.
Если подписать документ должны несколько человек, установите порядок подписания, чтобы каждый подписант получал уведомление только тогда, когда наступает его очередь. Это помогает упорядочить процесс, а не создавать запутанную групповую цепочку писем. После отправки запроса большинство инструментов показывают обновления статуса о том, когда документ был открыт и подписан, поэтому не нужно гадать, пора ли отправлять напоминание.
Вопрос 4: Могу ли я подписать документ в электронном виде без принтера и сканера?
Да. Инструменты электронного подписания созданы специально для того, чтобы исключить принтер и сканер из этого процесса. Вы можете ввести свое имя, нарисовать подпись пальцем или мышкой либо загрузить фото уже имеющейся на бумаге подписи, и все это без использования физического принтера.
Это одно из главных преимуществ электронной подписи перед традиционной процедурой печати, подписания и сканирования. Подпись, один раз созданная на телефоне, планшете или ноутбуке, обычно может быть сохранена и использована повторно в будущих документах, поэтому нет необходимости воссоздавать ее или искать сканер каждый раз, когда приходит новый контракт.
Вопрос 5: Как Bonsai помогает подписывать документы в электронном виде?
Bonsai позволяет фрилансерам и малому бизнесу составлять проекты контрактов из библиотеки шаблонов для конкретных профессий, отправлять их на подпись по защищенной ссылке и собирать электронные подписи без использования отдельного приложения для подписания. Клиенты могут подписывать документы с любого устройства, а подписанные документы хранятся в зашифрованном виде с полным журналом аудита, в котором фиксируются личность подписавшего, IP-адрес и временные метки.
Поскольку контракты в Bonsai связаны с выставлением счетов, принятое соглашение позволяет сформировать счет напрямую из той же записи, избавляя от необходимости повторно вводить данные в другом месте. Bonsai также интегрируется с Zoom, поэтому стенограммы встреч из звонков с клиентами могут синхронизироваться с карточкой клиента в виде заметок, обеспечивая хранение подписанного контракта и заметок о разговоре в одном месте в профиле клиента.
Электронное подписание сводится к одному и тому же набору шагов, независимо от того, являетесь ли вы тем, кто подписывает, тем, кто запрашивает подпись, или работаете с телефона между звонками клиентам: загрузите документ, создайте или разместите подпись и отслеживайте процесс до получения подписанной копии. Как только вы освоите этот рабочий процесс, главным вопросом станет то, какой инструмент управляет контрактами, отслеживанием и выставлением счетов в комплексе, избавляя вас от необходимости использовать отдельные приложения для каждого этапа. Инструменты управления контрактами в Bonsai заслуживают внимания, если вам нужны электронные подписи, журналы аудита и выставление счетов, привязанные к одной и той же карточке клиента.
