Получить подпись одного клиента под договором довольно просто, но что делать, если документ должны подписать деловой партнер, сооснователь и клиент одновременно? Если вы когда-нибудь задавались вопросом о том, как поставить несколько подписей на один документ без пересылки пяти версий по электронной почте туда и обратно, вы не одиноки: фрилансеры и небольшие агентства постоянно сталкиваются с этим при заключении партнерских соглашений, совместных предложений и договоров с подрядчиками, требующих более одного согласования. Хорошая новость заключается в том, что существует несколько надежных методов — от ручной вставки строк для подписи в текстовом редакторе до использования выделенных полей для электронных подписей в PDF, каждый из которых подходит для разных ситуаций. Прежде чем переходить к пошаговым вариантам ниже, полезно разобраться в самом процессе подписания в целом; наше полное руководство по подписанию договоров охватывает основные положения, если вы настраиваете рабочий процесс с нуля. В этой статье подробно описано, как добавить несколько подписей в PDF или стандартный документ, а также как выбрать между последовательным и параллельным подписанием, чтобы процесс не застаивался из-за ожидания не того человека.
Отправляйте договоры и собирайте электронные подписи
Что означает добавление нескольких подписей на один документ
Размещение нескольких подписей на одном документе означает, что два или более человека добавляют свою подпись в один и тот же файл, будь то совместное подписание в качестве равных сторон или раздельное подписание в разных ролях. С этим приходится сталкиваться гораздо чаще, чем ожидает большинство фрилансеров. Веб-разработчик-фрилансер и привлеченный по субподряду дизайнер могут оба подписать единое соглашение о проекте, либо договор на оказание консалтинговых услуг может потребовать подписи клиента и свидетеля или лица, поставившего контрспигню, для придания ему юридической силы в определенных юрисдикциях.
Другие распространенные сценарии включают партнерские соглашения между двумя владельцами бизнеса, совместные предложения, поданные небольшой командой агентства, и контракты с поставщиками, где менеджер должен утвердить документ наряду с клиентом. Правильный метод зависит от количества подписантов и того, насколько детальный учет вам необходим: для сделки между двумя людьми может подойти текстовый редактор, в то время как контракт с пятью подписантами требует структурированного руководства по электронному подписанию документов.
Как добавить несколько подписей в текстовый документ
Большинство текстовых процессоров позволяют вставить строку для подписи или простой текстовый заполнитель для каждого человека, которому необходимо подписать документ, что делает этот вариант удобным для быстрого соглашения между двумя сторонами. Это ручной процесс от начала до конца, поэтому он лучше всего подходит для небольшого объема неформальных задач по подписанию, а не для договоров с несколькими подписантами.
Вставьте вторую строку для подписи
Откройте встроенный инструмент для создания строк подписи или текста в своем текстовом процессоре и добавьте по одному блоку для каждого подписанта, указав для каждого имя и роль (например, «Фрилансер» и «Субподрядчик»). Повторите это для каждого человека, которому нужно подписать документ, а затем сохраните файл перед отправкой. Если вам нужно освежить в памяти механику самого подписания, наше руководство о том, как подписать документ электронным способом, описывает основы.
Отправляйте файл каждому подписанту по очереди
Отправьте файл по электронной почте первому подписанту, дождитесь его подписанной копии, а затем перешлите эту версию следующему человеку. Отправка одного файла нескольким людям одновременно может привести к проблемам с контролем версий, если два подписанта откроют и отредактируют его одновременно, и этот метод не позволяет отследить, кто и когда подписал документ.
Как добавить несколько подписей в PDF
Добавление нескольких подписей в PDF означает размещение отдельного поля для подписи для каждого подписанта в любом месте страницы, а затем принятие решения о том, останется ли файл открытым для редактирования или будет заблокирован после того, как все подпишут его. Редакторы PDF созданы специально для такого многостороннего подписания, поэтому они работают надежнее текстовых процессоров, когда количество подписантов превышает два человека.
Добавьте несколько полей для подписи в PDF
Большинство редакторов PDF позволяют разместить отдельное поле для подписи в любом подходящем месте страницы: рядом на странице для подписей, друг под другом рядом с пунктом, требующим утверждения, или на разных страницах более длинного многостраничного договора. Подпишите каждое поле именем и ролью подписанта, чтобы никто не поставил подпись не в том месте. Если вы настраиваете это впервые, наше руководство по отправке документа на подпись подробно описывает этот процесс.
Решите, нужно ли блокировать поля после подписания
Незаблокированный PDF проще в управлении, но он опирается на доверие между подписантами, так как любой, у кого есть доступ для редактирования, технически может изменить текст задним числом. Блокировка или ограничение файла после добавления первой подписи помогает защитить документ от последующего изменения более ранних подписей, что особенно важно для договоров с тремя и более сторонами.
Отправляйте договоры и собирайте электронные подписи
Начать работу
Как собрать несколько подписей с помощью программного обеспечения для электронных подписей
ПО для электронных подписей избавляет от необходимости вручную отслеживать процесс, как в случае с текстовыми процессорами и PDF-файлами, позволяя назначить определенное поле для каждого поименованного подписанта внутри одного документа. Вместо пересылки файлов по электронной почте каждый подписант получает уведомление и защищенную ссылку для подписания своей части, поэтому нет никакой путаницы с контролем версий и выяснения того, у кого находится последняя копия.
Добавьте поле каждого подписанта в документ
Перед отправкой документа вы размещаете помеченное поле для каждой стороны, привязывая его к имени и адресу электронной почты. Таким образом, программа точно знает, кто и где должен подписать документ, и может подсказать нужному человеку, если поле осталось пустым.
Установите порядок подписания
Вы можете потребовать, чтобы подписанты подписывали документ друг за другом, что полезно, когда клиент не должен подписывать документ до тех пор, пока его не одобрит внутренний сотрудник. Или вы можете разрешить всем подписывать документ тогда, когда им удобно, что ускоряет процесс, если порядок не имеет значения.
Выбор между последовательным и параллельным порядком подписания
Последовательное подписание лучше всего подходит в тех случаях, когда одобрение одного человека зависит от того, подпишет ли документ кто-то другой, например, менеджер, которому нужно просмотреть подписанные клиентом условия перед тем, как поставить контрассигнат, или свидетель, который подписывает документ только после основных сторон. Такой порядок защищает этап проверки, так как утверждающее лицо не видит документ до тех пор, пока его не подпишут предыдущие участники.
Параллельное подписание имеет больше смысла, когда все вовлеченные стороны равны и им нечего проверять, например, когда фрилансер и клиент соглашаются на простой проектный контракт. Отправка документа обоим одновременно означает, что договор может быть полностью подписан в тот же день, вместо ожидания цепочки пересылок.
Выбор неправильного порядка для конкретной ситуации — частая причина застоя договоров. Соглашение с поставщиком, подписанное пятью участниками, принудительно переведенное на параллельное подписание, может привести к тому, что утверждающее лицо поставит свою подпись до того, как фактически ознакомится с материалом, в то время как простой договор между двумя сторонами, застрявший в последовательном порядке, может простаивать днями в ожидании своей очереди от одного человека. Сопоставление порядка с типом соглашения является ключевой частью любого надежного рабочего процесса управления договорами.
Распространенные ошибки при сборе нескольких подписей
Даже хорошо отлаженный процесс подписания может дать сбой из-за незначительных ошибок, а документы с несколькими подписантами многократно усиливают каждую из них, поскольку с одним и тем же файлом работает больше людей. Некоторые ошибки возникают снова и снова:
- Неправильное размещение или назначение полей: размещение поля для подписи возле неподходящего пункта или его назначение не тому лицу заставляет подписанта либо ставить подпись в неверном месте, так и отправлять файл обратно на доработку.
- Отсутствие возможности подтвердить, кто и когда подписал: документ, который пересылается исключительно по электронной почте, редко содержит четкую историю о том, кто именно подписал его и в какое время.
- Потеря контроля над финальной версией: как только файл переслан нескольким подписантам, легко упустить из виду, какая именно копия полностью оформлена и подписана.
- Отсутствие учета порядка подписания или меток времени: без этого споры о том, кто утвердил документ первым, становится сложно разрешить.
Именно по этим причинам многие фрилансеры и небольшие агентства переходят на специализированное отслеживание договоров для фрилансеров и малого бизнеса, вместо того чтобы полагаться на папки «Входящие» и ручные папки для упорядочивания многосторонних соглашений.
Как Bonsai помогает при работе с договорами с несколькими подписантами
Описанные выше ошибки (смещенные поля, отсутствие истории подписания, неясные финальные версии) — это в основном то, для предотвращения чего созданы договоры в Bonsai. Bonsai поддерживает рабочие процессы с несколькими подписантами, поэтому договор с клиентом, субподрядчиком и соучредителем может содержать отдельное поле подписи для каждого участника в рамках одного файла, а не три отдельные копии, блуждающие по электронной почте.
Представьте себе фрилансера-веб-разработчика, привлекающего субподрядчика-дизайнера к проекту розничного клиента на сумму 6000 долларов. Вместо того чтобы вручную вставлять строки для подписи и пересылать файл от человека к человеку, разработчик создает соглашение в Bonsai и назначает помеченное поле для подписи каждой из трех сторон, а затем координирует действия непосредственно с каждым подписантом так, чтобы клиент подписал документ последним, после того как оба подрядчика взяли на себя обязательства. Каждый подписант получает защищенную ссылку для подписания с любого устройства, без необходимости запоминать пароль. Небольшое агентство, собирающее подписи с клиента и внутреннего аккаунт-менеджера, может использовать ту же настройку с помеченными полями, когда между ними нет зависимости по проверке.
Каждый подписанный документ в Bonsai хранится в зашифрованном виде, с полным журналом аудита, включая личность подписанта, IP-адрес и метки времени, поэтому ведется четкий учет того, кто подписал, в каком порядке и когда. Это помогает уменьшить проблемы с контролем версий и спорами, которые возникают при ручном отслеживании файлов с несколькими подписантами. Договоры также связаны с выставлением счетов, поэтому после того, как многостороннее соглашение будет полностью оформлено, выставление счета можно начать на основе той же записи, а не настраивать все заново.
Поскольку Bonsai интегрируется с Zoom Meetings, транскрипция звонка, на котором обсуждался порядок подписания или условия договора, может напрямую синхронизироваться с карточкой клиента в Bonsai, благодаря чему соглашение и беседа, которая его сформировала, остаются связанными в профиле клиента. Для фрилансеров и небольших команд, лавирующих между соглашениями о партнерстве или совместными предложениями с несколькими подписантами, такое сочетание назначенных полей и журнала аудита помогает сократить объем ручной работы по пересылке документов, которая обычно сопровождает договоры с несколькими подписантами.
Часто задаваемые вопросы
Вы можете разместить несколько подписей на одном документе, вставив отдельную строку или поле для подписи для каждого подписанта — либо вручную в текстовом процессоре, либо в виде выделенных полей в PDF или инструменте электронной подписи. Поле каждого подписанта должно быть помечено его именем и ролью, чтобы не было путаницы в том, кто и где подписывает. Выбираемый метод обычно зависит от того, сколько людей должны подписать документ и требуется ли вам запись о том, кто и когда поставил подпись.
Для быстрого соглашения между двумя сторонами часто отлично подходит текстовый редактор со строкой подписи для каждой из сторон. Когда же в документе участвуют три или более подписанта либо важен порядок подписания, поля для подписи в формате PDF или программное обеспечение для электронных подписей с назначенными полями для каждого подписанта обычно работают надежнее и снижают вероятность путаницы с контролем версий.
Q2: Как добавить несколько подписей в текстовый документ?
Чтобы добавить несколько подписей в текстовый документ, вставьте отдельную строку для подписи или текстовый заполнитель для каждого человека, которому необходимо подписать документ, подписав каждый из них именем и ролью. Сохраните файл после того, как все блоки подписей будут на месте, а затем отправляйте его подписантам по очереди, а не всем одновременно, чтобы два человека не редактировали один и тот же файл одновременно.
Этот подход является ручным от начала и до конца: в нем нет встроенного отслеживания того, кто и когда подписал документ, поэтому он лучше всего подходит для редких и неформальных соглашений между двумя сторонами. Для договоров с несколькими подписантами или при любой необходимости подтвердить историю подписания лучше использовать PDF или инструмент электронной подписи со специальными полями.
Q3: Как добавить несколько подписей в PDF?
Вы добавляете несколько подписей в PDF, размещая отдельное поле для подписи для каждого подписанта в любом месте страницы — будь то рядом друг с другом на странице подписи или в разных разделах более длинного договора. Большинство редакторов PDF поддерживают это изначально, а маркировка каждого поля именем и ролью подписанта не позволяет никому поставить подпись в неположенном месте.
После того как все поля размещены, решите, нужно ли блокировать файл после добавления первой подписи. Незаблокированный PDF проще в управлении, но он опирается на доверие между подписантами, в то время как блокировка полей после подписания помогает защитить от последующих изменений текста или более ранних подписей, что наиболее важно, когда в процесс вовлечено три или более сторон.
Q4: В чем разница между последовательным и параллельным подписанием?
Последовательное подписание требует, чтобы подписанты заполняли документ один за другим, что полезно, когда чье-то одобрение зависит от того, кто подписал документ первым (например, менеджеру нужно просмотреть подписанные клиентом условия перед тем, как поставить свою подпись). Параллельное подписание отправляет документ всем сразу, что лучше всего работает, когда все подписанты являются равными сторонами и им нечего проверять перед добавлением собственной подписи.
Выбор неправильного порядка может застопорить договор: принудительный перевод цепочки утверждения с несколькими подписантами в режим параллельного подписания может означать, что утверждающий подписывает документ, ничего фактически не проверив, в то время как простая двусторонняя сделка при последовательном подписании может простаивать, пока один человек ждет своей очереди. Соответствие порядка подписания фактической структуре утверждения в соглашении обеспечивает продвижение процесса.
Q5: Как Bonsai помогает при работе с договорами с несколькими подписантами?
Bonsai поддерживает рабочие процессы с несколькими подписантами, позволяя договору содержать отдельное помеченное поле для подписи для каждого участника в рамках единого документа вместо нескольких копий, циркулирующих по электронной почте. Каждый подписант получает защищенную ссылку для подписания с любого устройства без необходимости ввода пароля, а помеченное поле для подписи позволяет отслеживать, кому еще нужно подписать документ.
Каждый подписанный документ в Bonsai хранится в зашифрованном виде с полным журналом аудита, включая данные о личности подписавшего, IP-адрес и временные метки, что дает фрилансерам и небольшим агентствам четкую информацию о том, кто и когда подписал документ. Контракты также связаны со счетами, поэтому полностью оформленное многостороннее соглашение может быть сразу передано на оплату без отдельного этапа настройки.
Сбор нескольких подписей в одном документе вовсе не должен превращаться в жонглирование пересылаемыми письмами и надежду на то, что каждый распишется в нужном месте. Будь то обычные строки для подписи в текстовом редакторе для быстрой двусторонней сделки или контракт с несколькими заинтересованными сторонами, требующий назначенных полей и определенного порядка подписания, выбор подходящего метода под количество подписантов обеспечивает непрерывность процесса. Для фрилансеров и небольших агентств, регулярно работающих с партнерскими соглашениями или совместными предложениями, многосторонние контракты Bonsai и журнал аудита могут взять большую часть ручного отслеживания на себя.
