Погоня за клиентской подписью на распечатанном документе, его сканирование и отправка по почте когда-то были стандартным способом закрытия сделки, но эта бумажная волокита отнимает время, которого нет у большинства фрилансеров и небольших команд. Виртуальное подписание контрактов позволяет отправить соглашение, получить его на согласование и собрать действительную подпись онлайн, часто в тот же рабочий день. Это избавляет от необходимости использовать принтеры, сканеры и почту, а также предоставляет обеим сторонам четкую цифровую запись о том, кто, что и когда подписал. Более подробно каждый этап этого процесса — от составления до хранения — освещен в полном руководстве по подписанию контрактов для малого бизнеса, где в деталях рассмотрены основные положения.

В этой статье основное внимание уделяется созданию быстрого и надежного рабочего процесса виртуального подписания: подготовке контракта, выбору правильного инструмента, его отправке, подписанию на любом устройстве и последующим действиям, если клиент затягивает с ответом.

Отправляйте контракты и подписывайте их в электронном виде

Начать работу

Что такое виртуальное подписание контрактов?

Виртуальное подписание контрактов — это процесс подписания договора с помощью инструмента электронной подписи вместо ручки и бумаги. Вместо того чтобы распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять документ по электронной почте, одна сторона составляет соглашение, отправляет его по безопасной ссылке, а другая сторона изучает и подписывает его прямо в браузере или на мобильном устройстве. Чтобы лучше разобраться в механике этого процесса, ознакомьтесь с простым руководством по электронному подписанию контрактов, в котором объясняется, как именно фиксируется и проверяется сама подпись.

Фрилансеры и небольшие команды используют этот подход для договоров на оказание услуг фрилансерами, соглашений о негласности (NDA), техзаданий и договоров с поставщиками, поскольку это исключает физические этапы из процесса. Также стоит отличать этот способ от простой отправки по электронной почте отсканированного изображения рукописной подписи, которая не обеспечивает никакой проверки личности, проставления меток времени или контрольного журнала, которые предоставляет надежный инструмент электронной подписи.

Шаг 1: Составьте или выберите контракт

Прежде чем отправлять что-либо на подпись, вам нужен контракт, который действительно готов к подписанию. Начните с шаблона, который соответствует типу проекта — будь то договор на оказание услуг фрилансера, ежемесячный авансовый платеж или соглашение о негласности (NDA), — вместо того чтобы адаптировать типовой документ, не подходящий под вашу работу. Если вы создаете контракт с нуля, ознакомьтесь с материалом «Как составить контракт за 6 понятных шагов», в котором подробно описаны ключевые пункты, необходимые любому соглашению.

Когда у вас появится подходящий шаблон, заполните конкретные детали: объем работ, условия оплаты, сроки и результаты. Например, фрилансер-копирайтер при оформлении нового клиента на ежемесячное обслуживание может настроить шаблон договора об оказании услуг, указав ежемесячное количество слов, лимиты на правки и сроки выставления счетов, прежде чем отправлять документ. Внимательно перепроверьте имена, даты и денежные суммы. Ошибки гораздо труднее исправить, когда клиент уже начал изучать или подписывать документ.

Шаг 2: Выберите инструмент для электронной подписи

Правильный инструмент для электронной подписи должен быть незаметным для вашего клиента и максимально простым для вас. Прежде чем сделать выбор, подумайте о том, как вы работаете на самом деле: сколько контрактов вы отправляете каждый месяц, подписывают ли клиенты документы с телефона или ноутбука и нужно ли вам связывать подписанный документ с какими-либо другими аспектами вашего бизнеса. Если вы все еще сравниваете варианты, в статье «6 лучших сервисов э-подписи для фрилансеров и малого бизнеса» подробно рассматриваются и сравниваются различные инструменты.

Основные функции, на которые стоит обратить внимание

Не каждый инструмент электронной подписи обладает одинаковыми возможностями, поэтому перед тем, как сделать выбор, полезно проверить наличие нескольких важных функций.

Безопасные ссылки для подписания: клиенты должны иметь возможность открывать документ и подписывать его с любого устройства без создания аккаунта или загрузки программного обеспечения.
Контрольный журнал: ищите инструмент, который фиксирует личность подписанта, IP-адрес и временные метки, чтобы у вас было доказательство того, кто и когда подписал документ.
Повторно используемые шаблоны: инструмент должен позволять сохранять шаблоны контрактов, чтобы вам не приходилось заново создавать одно и то же соглашение каждый раз.
Поддержка нескольких подписантов: если для контракта требуется одобрение более чем одного человека, инструмент должен справляться с этим без дополнительных ручных действий.
Связанные записи: подумайте, нужно ли связывать подписанные контракты с выставлением счетов или клиентской базой, чтобы вам не приходилось повторно вводить те же данные в других местах.

Шаг 3: Отправьте контракт на подпись

После того как контракт окончательно согласован, загрузите его в инструмент электронной подписи и сгенерируйте безопасную ссылку для подписания, вместо того чтобы прикреплять обычный PDF-файл к электронному письму. К ссылке следует приложить короткое примечание с четким объяснением того, что должен сделать клиент: ознакомиться с условиями, поставить подпись в указанном месте и вернуть документ к определенной дате. Полное пошаговое руководство по этому этапу, озаглавленное «Как отправить документ на подпись за 5 простых шагов», описывает механику более подробно.

Установите дедлайн, который позволит соблюсти график проекта — как правило, это два-три рабочих дня. Например, веб-дизайнер-фрилансер, успешно завершивший проект после вводного звонка, может отправить ссылку для подписания в тот же день, чтобы клиент успел подписать документ, пока сохраняется динамика.

Отправляйте контракты и подписывайте их в электронном виде

Начать работу

Шаг 4: Подпишите и завершите документ

Как только клиент открывает безопасную ссылку, процесс подписания обычно сводится к нескольким простым шагам. Документ проводит его через все обязательные поля: инициалы, отметки о дате, флажки и сам блок для подписи, поэтому не возникает никаких сомнений в том, что еще требует внимания. Ничего не нужно распечатывать, сканировать или отправлять по факсу: подписант просто кликает по полям и отправляет документ, после чего обе стороны автоматически получают готовую копию.

Подписание с любого устройства

Процесс подписания с помощью волшебной ссылки (magic-link) позволяет клиентам открывать контракт на компьютере, планшете или телефоне без создания пароля или загрузки приложения. Если у вашего клиента под рукой оказался только телефон между встречами, статья «Как бесплатно подписать документ на телефоне» рассказывает о том, как выглядит процесс мобильного подписания на практике.

Работа с несколькими подписантами

Если для соглашения требуется более одной подписи, инструмент должен направлять его автоматически, а не полагаться на ручную пересылку. Например, для договора консалтинговой компании с двумя партнерами может потребоваться подпись обоих основателей до того, как клиент поставит контрассигную подпись, при этом документ передается каждой из сторон последовательно или параллельно в зависимости от настроек.

Шаг 5: Отслеживайте статус и выполняйте последующие действия

Большинство инструментов электронной подписи могут уведомить вас вскоре после того, как клиент откроет контракт, а также повторно — после его полного подписания, так что вам не придется гадать, попал ли документ во входящие. Регулярная проверка этого статуса позволяет выявить застрявшие на согласоویнии соглашения до того, как они замедлят график проекта. Более подробно мониторинг контрактов по всей клиентской базе рассматривается в статье «Отслеживание контрактов: полное руководство для фрилансеров и субъектов малого и среднего бизнеса», в которой рассказывается, как держать под контролем сразу несколько соглашений.

Если договор остается нераскрытым или неподписанным в течение пары рабочих дней, короткое и вежливое письмо-напоминание обычно помогает сдвинуть дело с мертвой точки. Это также помогает вести четкий учет того, какую именно версию вы отправили, особенно если условия меняются в ходе переговоров и вы в итоге отправляете пересмотренный проект. Например, независимый бренд-дизайнер, завершающий проект по брендингу стоимостью 3000 долларов, может отправить договор сразу после того, как клиент примет предложение, а затем напомнить о нем через два дня, если он все еще не подписан до запланированного начала работы.

Имеет ли юридическую силу виртуальное подписание договора?

Электронные подписи, как правило, признаются действительными для большинства коммерческих договоров в США и многих других странах при условии соблюдения определенных требований. Юридическая сила обычно зависит от согласия подписасанта, той или иной формы проверки личности и сохраненного журнала аудита, показывающего, кто и когда подписал документ. Например, независимый консультант, отправляющий стандартное соглашение об оказании услуг, находится на надежной почве, если инструмент для подписания фиксирует эту информацию.

Некоторые документы, включая определенные операции с недвижимостью, завещания и судебные иски, все еще могут требовать традиционных подписей в зависимости от юрисдикции. Требования могут различаться в зависимости от штата, страны и типа договора, поэтому стоит проконсультироваться с юристом, прежде чем полагаться на виртуальную подпись для любого соглашения с необычными требованиями.

Как Bonsai помогает с виртуальным подписанием договоров

Независимый менеджер по социальным сетям, только что заключивший ежемесячный контракт на 1800 долларов во время звонка в Zoom, вряд ли захочет, чтобы этот импульс угас, пока она ищет подходящий шаблон или ждет подписи. В договорах Bonsai она может воспользоваться библиотекой отраслевых шаблонов, заполнить условия контракта и отправить безопасную ссылку для подписания в тот же день, обеспечивая бесперебойное подписание соглашения об абонентском обслуживании без лишней настройки.

Как только договор отправлен на подпись, Bonsai берет на себя те этапы рабочего процесса, о которых подробно рассказывается в этой статье. Клиенты подписывают документ по безопасной ссылке с любого устройства, поэтому им не нужно запоминать пароль, что помогает сократить задержки, если под рукой оказался только телефон. Если соглашение требует подписи более чем одной стороны, например, если дизайн-студия из двух человек подписывает документ наряду с клиентом, многосторонний рабочий процесс Bonsai автоматически направляет документ, избавляя от необходимости пересылать его вручную. Подписанные документы хранятся в зашифрованном виде вместе с полным журналом аудита, который фиксирует личность подписасанта, IP-адрес и временные метки, поэтому у вас всегда будет четкая запись на случай, если клиент усомнится в том, когда и как он подписал документ.

Поскольку договоры в Bonsai связаны с выставлением счетов, независимый консультант, подписавший соглашение по проекту, может обратиться к связанному договору для быстрой проверки при создании счета, так как договоры и счета соединены в Bonsai. А поскольку Bonsai интегрирован с Zoom, расшифровки встреч со стартового звонка или звонка по переговорам могут синхронизироваться с карточкой клиента в Bonsai CRM, благодаря чему беседа, приведшая к подписанию договора, остается привязанной к этому клиенту, а не затерянной в старых заметках. Для фрилансера, одновременно ведущего дюжину активных соглашений, такая комбинация означает меньше времени на поиск деталей и больше времени на реальную работу.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Как создать виртуальную подпись?

Большинство инструментов для электронной подписи позволяют создать виртуальную подпись одним из трех способов: набрать свое имя и выбрать стилизованный шрифт, нарисовать ее с помощью мыши, стилуса или пальца либо загрузить изображение вашей рукописной подписи. Затем инструмент прикрепляет эту подпись к документу вместе с временной меткой и деталями идентификации, чтобы она была привязана к проверяемому событию подписания, а не просто к изображению, вставленному в файл.

Вам не нужно настраивать это заранее. Когда вы открываете ссылку для подписания, инструмент предлагает вам создать подпись при первом переходе к полю подписи, и вы можете использовать ту же подпись повторно для будущих документов. Например, независимому фотографу, подписывающему десяток клиентских договоров в год, нужно создать свою подпись всего один раз.

Вопрос 2: Имеет ли виртуальное подписание договора юридическую силу?

Виртуальное подписание договоров обычно признается юридически действительным для большинства коммерческих договоров в США и многих других странах, при условии соблюдения определенных условий. Юридическая сила обычно зависит от согласия подписасанта на подписание в электронном виде, той или иной формы проверки личности и сохраненного журнала аудита, показывающего, кто и когда подписал документ.

Исключением являются лишь некоторые типы документов. Определенные операции с недвижимостью, завещания и судебные иски по-прежнему могут требовать традиционных подписей в зависимости от юрисдикции, а требования могут различаться в зависимости от штата, страны и типа договора. Любой, кто полагается на виртуальную подпись для соглашения с необычными юридическими требованиями, должен сначала подтвердить правила у юриста.

Вопрос 3: Можно ли подписать цифрово любой тип договора?

Большинство стандартных бизнес-договоров, включая соглашения об оказании фрилансерских услуг, соглашения о неразглашении (NDA), технические задания и договоры с поставщиками, могут быть подписаны в цифровом виде без каких-либо проблем. Эти документы обычно требуют только согласия подписасанта и проверяемой записи о событии подписания, и то, и другое обеспечивает надлежащий инструмент электронной подписи.

Меньшая категория документов, такая как определенные сделки с недвижимостью, завещания и некоторые судебные иски, все еще может требовать традиционной подписи «мокрыми чернилами» в зависимости от местного законодательства. Поскольку эти правила различаются в зависимости от юрисдикции и типа договора, стоит проверить конкретные требования для любого соглашения, выходящего за рамки обычной деловой практики, прежде чем подписывать его виртуально.

Вопрос 4: Можно ли подписать договор виртуально бесплатно?

Да. Многие инструменты электронной подписи, включая Bonsai, предлагают бесплатную пробную версию, которая дает доступ к функциям подписания договоров до того, как вы оформите платный тариф. Некоторые инструменты также предлагают ограниченные бесплатные тарифные планы для периодических потребностей в подписании небольших объемов документов.

Для фрилансера, который отправляет всего несколько договоров в год, бесплатная пробная версия или ограниченный бесплатный тариф могут покрыть большинство потребностей. Любому, кто подписывает договоры более регулярно, следует сравнить, что входит в каждый тариф, поскольку такие функции, как шаблоны, поддержка нескольких подписасантов и журналы аудита, могут различаться в бесплатных и платных версиях. Посетите страницу цен Bonsai для получения подробной информации о текущих тарифах.

Вопрос 5: Как Bonsai помогает с виртуальным подписанием договоров?

Bonsai поддерживает виртуальное подписание договоров с помощью библиотеки отраслевых шаблонов договоров, безопасных ссылок для подписания, которые работают с любого устройства, и многосторонних рабочих процессов для соглашений, требующих более одной подписи. Подписанные документы хранятся в зашифрованном виде с полным журналом аудита, охватывающим личность подписасанта, IP-адрес и временные метки.

Поскольку договоры в Bonsai связаны с выставлением счетов, фрилансер может ссылаться на связанные детали подписанного соглашения при создании счета, вместо того чтобы заново вводить объем работ и условия оплаты. Bonsai также интегрируется с Zoom, поэтому расшифровки встреч из звонка с клиентом могут синхронизироваться с карточкой этого клиента, сохраняя беседу, приведшую к подписанию договора, прикрепленной к его файлу.

Виртуальное подписание договоров превращает многодневный бумажный процесс в процедуру, созданную для более быстрой работы по сравнению с бумажными аналогами: от составления соглашения до сбора проверенной подписи и перехода к выполнению задач. Рабочий процесс приносит пользу только тогда, когда поддерживающий его инструмент управляет шаблонами, безопасными ссылками для подписания и отслеживанием статуса, не добавляя лишних шагов в ваш день. Bonsai объединяет эти элементы вместе с выставлением счетов и клиентскими записями, благодаря чему подписанный договор становится началом сотрудничества, а не еще одной задачей для управления.