Как основательница некоммерческой организации использует искусственный интеллект Zoom для превращения встреч в готовые отчеты

Вы только что провели отличную встречу. Прекрасный разговор с клиентом. Вы проработали проблему, приняли несколько решений, договорились о дальнейших шагах. Затем вы нажимаете «Покинуть конференцию».

Ваша следующая встреча начинается через три минуты. В течение этих трех минут вы должны упорядочить свои записи, написать письмо с результатами, зафиксировать данные вами обещания и выяснить, когда состоится следующая встреча. Поэтому вы говорите себе: «Я просто сделаю это позже».

«Позже» превращается в конец дня. Теперь вы пытаетесь вспомнить, какой клиент что просил, к чему вы обязались и был ли этот дедлайн в четверг или пятницу. Встреча закончилась несколько часов назад — а вы все еще выполняете работу, которую она породила.

Если вы управляете малым бизнесом или являетесь частью небольшой команды, это не случайное неудобство. Это налог, который вы платите за каждый разговор. И это причина, почему ваши вечера исчезают.

На Zoomtopia 2026, ежегодном клиентском мероприятии Zoom, мы встретились с Джен Чиу — основательницей Quest Craft Studio, обладательницей награды Solopreneur 50 и человеком, который каждый день проводит встречи одну за другой, чтобы увидеть, что происходит, когда ваши встречи сами справляются со своими результатами.

Короткая версия: Джен перестала тратить свои вечера на административную работу по итогам встреч. Вот как это происходит.

Увидите это в действии на Zoomtopia 2026

Посмотрите полную сессию SMB Connect, чтобы увидеть, как Джен демонстрирует свой реальный рабочий процесс с помощью My Notes и ZoomMate.

Проблема: каждый разговор создает час невидимой работы

Quest Craft Studio — это некоммерческая организация, занимающаяся психическим здоровьем молодежи, которую Джен основала вместе со своими двумя сыновьями. Они используют совместные настольные ролевые игры — представьте себе удобную для детей версию Dungeons & Dragons в разных мирах и культурах — чтобы помочь молодым людям развить социально-эмоциональные навыки и значимые связи. Организация уже охватила более 1200 молодых людей на 23 партнерских площадках, включая школы, библиотеки и общественные организации.

Эта миссия глубоко личная и глубоко человеческая. Но повседневная работа? Это встречи. Их очень много.

«Большая часть моего дня заполнена встречами — одна за другой», — поделилась Джен во время сессии. «Quest Craft растет благодаря отношениям, и эти разговоры имеют решающее значение. Но проблема в том, что каждый разговор ведет к пяти новым вещам, которые мне нужно сделать».

До того, как она начала использовать инструменты ИИ от Zoom, распорядок дня Джен после встреч показался бы знакомым любому владельцу малого бизнеса, читающему эти строки: «В конце типичного дня я возиюсь с детьми, ужинаю, укладываю детей спать — и только потом мне нужно заниматься всеми итогами встреч», — описывает Джен. «Пытаюсь разобраться в своих полусвязных заметках, составить проекты писем с результатами, убедиться, что ни один дедлайн не пропущен».

«В некоммерческом секторе существует огромное давление с целью удержания административных расходов на низком уровне», — пояснила она. «У начинающих некоммерческих организаций, таких как наша, нет свободного финансирования для создания всего административного потенциала, требуемого для работы, поэтому большая часть этой координации по-прежнему ложится на основателя — ночью, после того как встречи закончатся и мои дети лягут спать».

Звучит знакомо? Независимо от того, управляете ли вы некоммерческой организацией, консалтинговой практикой или агентством из пяти человек, математика одинакова: каждая проведенная встреча может создать час невидимой административной работы, которую никто не закладывал в бюджет.

Сдвиг: позвольте встрече самой выполнять последующие действия

Рабочий процесс Джен изменился, когда она начала использовать два взаимосвязанных инструмента: My Notes и ZoomMate.

«Когда я начала использовать My Notes и ZoomMate, я была поражена тем, как сильно Zoom продвинулся за пределы видеовстреч», — сказала Джен. «Я думала, что неплохо разбираюсь в Zoom — я не забывала включать микрофон. Я использовала его еще до пандемии COVID. А во время пандемии, как преподаватель, я обучала детей через Zoom. Но My Notes и ZoomMate — это просто переворот в игре».

Вот что происходит сейчас, ее словами:

My Notes фиксирует разговор автоматически. С момента начала встречи My Notes начинает записывать расшифровку, ключевые решения и пункты действий. Джен не нужно ничего трогать. «Он может понимать мой разговорный язык, опечатки, незавершенные мысли и вопросы, над которыми я все еще работаю», — сказала он. «Он может связать то, что произошло на встрече, с другим контекстом, который я предоставляю, и помочь мне определить, что должно произойти дальше».

Она остается полностью вовлеченной в разговоры. «Я целюсь в том, что это позволяет мне присутствовать на все 100%, вместо того чтобы разделять внимание между человеком и моими записями. И я могу соглашаться на большее количество таких разговоров, потому что я не создаю для себя часы последующей работы каждый раз».

Он понимает запутанные разговоры. «У нас бывают очень извилистые звонки, потому что именно оттуда рождается креатив — мозговой штурм не бывает линейным. Мы отправляем детей в квесты, а не просто ставим галочки в списке. Но ZoomMate удается понять то, что мы говорим, и держать все наши побочные квесты организованными».

ZoomMate берет на себя последующие действия. После встречи ZoomMate может взять зафиксированный контекст и превратить его в отполированные черновики — резюме-письмо, список действий, отзывы по обучению. Джен просматривает и редактирует все перед отправкой. ИИ справляется с бумажной волокитой; она сохраняет контроль над отношениями.

Резюме впечатляют ее партнеров. «Много раз, когда я отправляю резюме партнерам, они говорят: "Ого, я не знал, что Zoom может так делать — это было так точно и исчерпывающе"», — поделилась Джен.

Как это выглядит на практике

Во время сессии наш ведущий и выдающийся архитектор Zoom Патрик Келли и Джен провели демонстрацию инструментов, которые Джен использует каждый день. Вот что они показали:

Автоматическая расшифровка, видимая для всех

My Notes отображается в виде видимого виджета на встрече, призванного информировать участников о том, когда он активен. «Мне очень нравится, что это абсолютно прозрачно для всех участников звонка, и вы можете легко приостановить и перезапустить запись», — отметила Джен. Она сравнила это с субтитрами: «В последнее время я всегда включаю субтитрирование для всего, что смотрю. Иногда я немного прокручиваю назад, чтобы убедиться, что не упустила что-то из сказанного другим человеком». Она также отметила, что предпочитает расшифровки видео- или аудиозаписям: «У меня нет времени возвращаться и пересматривать все, и лично мне не так комфортно или естественно, когда меня записывают. Но стенограммы — это здорово: они поддерживают доступность и полезны для всех».

Ваши заметки по-вашему

My Notes носит личный характер. Участники могут получить собственную версию — свою собственную стенограмму, собственное резюме от ИИ, свои личные заметки. «Иногда кто-то говорит цитату или какую-то конкретную вещь, которую я действительно хочу запомнить для себя», — пояснила Джен. «Фокус внимания у каждого свой»

База для ваших встреч

Ваши зафиксированные встречи хранятся в одном месте с возможностью поиска. Шесть встреч в день? У каждой из шести будут свои стенограмма, созданное ИИ резюме, ключевые результаты, пункты действий и ваши личные заметки — они организованы и готовы, когда они вам понадобятся. И My Notes работает на платформах Microsoft Teams, Google Meet и других сторонних платформах для проведения встреч — так что вам не обязательно быть организатором или использовать только одну платформу для встреч.

Автоматизированные рабочие процессы для последующих действий

Именно здесь проявляется реальная экономия времени. Zoom Workflows может автоматически отправлять участникам резюме встреч, последующие письма и список задач после окончания встречи.

Джен использует эту функцию для сбора отзывов после тренингов с Мастерами Игры, которые проводят программы Quest Craft для молодежи: «Когда я прошу составить краткий итог моих отзывов, инструмент обобщает то, что я сказала напрямую, — но мне бывает сложно уследить за этим, когда я работаю и провожу тренинги для такого количества людей. Отзывы обязательно должны быть конкретными и личными, чтобы люди учились и росли».

В ваших встречах уже есть ответы

My Notes может автоматически фиксировать беседы. А ZoomMate может превратить этот контекст в готовые последующие действия. Настройка занимает считанные минуты, ИТ-специалисты не требуются.

ZoomMate извлекает контекст не только из встреч

ZoomMate работает не только с текущей встречей. Вы можете указать ему именно те источники, которые вам нужны: ваши встречи в Zoom, Zoom Canvas, телефонные звонки, веб-ссылки, каналы Slack, файлы Google Drive и даже Workday. Задайте один вопрос и предоставьте нужный контекст, и система сможет синтезировать ответ на основе выбранных вами источников.

«Я провожу много времени на главной странице ZoomMate», — сказала Джен. — «Это очень удобно: вы можете выбирать, какие встречи вы хотите проанализировать и к каким подключиться. Я также использую его способность извлекать информацию из интернета. Очень легко перепроверить что-либо позже».

Превращайте контекст встреч в готовые материалы

Здесь замыкается цикл от беседы до выполнения. ZoomMate может взять резюме встречи и передать его напрямую в AI Productivity Suite от Zoom для создания презентаций, документов и других материалов — без необходимости начинать с чистого листа.

«Это невероятно быстро», — отметила Джен. — «Вы можете видеть, что он делает. Можно уйти, приготовить обед для детей, вернуться — и анализ уже готов. Это напоминает мне ту старую рекламу: настроил и забыл».

Как Джен распоряжается высвободившимся временем

Это самая важная часть. Ускоренная рассылка итогов — это приятно. Но главный вопрос для владельца малого бизнеса: куда девать это возвращенное время?

Для Джен ответ кроется в самой миссии:

«Время, которое я получаю обратно, направляется непосредственно на те аспекты работы, которые требуют участия человека: общение с большим количеством молодежи, поддержка преподавателей и библиотекарей, обучение взрослых и подростков по всей стране тому, как внедрять совместные ролевые игры для молодежи везде». «Это также дает мне больше возможностей для поиска финансирования, которое делает эту работу возможной. Если бы у меня был еще один час, я бы связалась с еще одним потенциальным спонсором или сторонником. Есть так много людей, которые знают силу такого рода игр и были бы рады возможности принести их детям повсюду. Мне просто нужен этот дополнительный час, чтобы найти их».

«Время, которое я получаю обратно, направляется непосредственно на те аспекты работы, которые требуют участия человека: общение с большим количеством молодежи, поддержка преподавателей и библиотекарей, обучение взрослых и подростков по всей стране тому, как внедрять совместные ролевые игры для молодежи везде».

«Это также дает мне больше возможностей для поиска финансирования, которое делает эту работу возможной. Если бы у меня был еще один час, я бы связалась с еще одним потенциальным спонсором или сторонником. Есть так много людей, которые знают силу такого рода игр и были бы рады возможности принести их детям повсюду. Мне просто нужен этот дополнительный час, чтобы найти их».

Каждый час, сэкономленный на административных задачах, означает больше времени для человеческого общения и возможность помогать еще большей молодежи.

Вам не нужен целый набор разрозненных инструментов

Один из важнейших выводов сессии прозвучал в самом конце, когда Патрик напомнил аудитории: «Вам не нужно покупать кучу отдельных инструментов для малого бизнеса. Вы уже используете Zoom для встреч. Нужен телефон? В Zoom он есть. Доска объявлений? Электронная почта? Чат? Инструменты повышения производительности? Вы действительно можете выполнять большую часть работы прямо в Zoom».

В этом и заключается общая картина. Zoom превратился из платформы для встреч в полноценное рабочее пространство, а встроенные в него инструменты искусственного интеллекта созданы для того, чтобы ликвидировать разрывы между беседами и выполненной работой. Вам не нужно быть директором по ИТ-закупкам. Вам не нужны шесть подписок. Вам нужна одна платформа, которая может извлекать полезный контекст из разговоров и контента вашего бизнеса.

Чтобы подробнее узнать о том, как Zoom объединяет контекст встреч на всей платформе, прочитайте о принципах работы единого уровня контекста.

Попробуйте сегодня

Начните с бесплатной пробной версии My Notes и посмотрите, что принесет ваша следующая встреча.

Как настроить это для вашего бизнеса

Джен подчеркнула это во время сессии: здесь нет никакой сложной настройки. Никаких ИТ-проектов, кривой обучения или процессов онбординга. Вот с чего начать:

• Включите My Notes. Функция доступна в настройках Zoom. После включения она работает на ваших встречах автоматически, фиксируя стенограммы, список задач и ключевые решения.
• Проведите встречу. My Notes работает независимо от того, являетесь ли вы организатором или участником, используете Zoom или другие платформы, компьютер или мобильное устройство. И вы даже можете использовать функцию при личной встрече.
• Откройте ZoomMate. После встречи перейдите в zoommate.zoom.us. Попросите его составить проект последующего письма, обобщить список задач или извлечь контекст из прошлых бесед.
• Проверьте и отправьте. Все, что генерирует ZoomMate, является черновиком. Вы проверяете, редактируете и одобряете результат до того, как он попадет к клиенту. ИИ выполняет административную работу, а вы сохраняете контроль над отношениями.

Общее время настройки: несколько минут.

Эта сессия была первой из трех в рамках трека SMB Connect — каждая из них посвящена тому, как Zoom берет на себя рутину, чтобы вы могли заниматься делом:

• Сессия 2: Вашему бизнесу ответят 24/7 — Посмотрите, как настоящий ИИ-секретарь отвечает на живой звонок для специалиста, работающего в одиночку, который никогда не может взять трубку. Читать блог →
• Сессия 3: Связанные инструменты — от встречи до оплаты — Посмотрите, как заметки со встреч превращаются в предложения, результаты работы и оплаченные счета без переключения между инструментами. Читать блог →

Готовы покончить с административной рутиной на встречах?

Узнайте, как My Notes и ZoomMate помогут вам превратить беседы в готовую работу.