Знакомый ступор перед пустым полем для сообщения, когда счет еще не отправлен, знаком любому фрилансеру, особенно если отношения с клиентом еще кажутся новыми. Слова имеют больший вес, чем кажется: туманное или излишне сухое письмо может запутать клиента в том, сколько и когда он должен, что задерживает оплату и создает лишнюю переписку. Именно поэтому наличие надежного примера сообщения к счету под рукой делает весь процесс быстрее и проще, будь то выставление счета впервые или напоминание о приближающемся сроке оплаты. В этом руководстве подробно описано, что именно следует включать в сообщение к счету, разделы за разделом, а каждый шаг подкреплен готовыми к использованию примерами из нашего полного руководства по выставлению счетов для малого бизнеса. К концу статьи у вас появится готовый шаблон, который можно быстро адаптировать под себя, не сочиняя все заново каждый раз, когда нужно получить оплату.

Мы разберем тему письма, приветствие, детали счета, инструкции по оплате и заключительную фразу, после чего приведем три полных примера сообщений для типичных ситуаций: первый счет, напоминание об оплате и подтверждение получения средств.

Выставляйте счета клиентам и принимайте платежи в одном месте

Начать работу

Начните с четкой и профессиональной темы письма

Входящие у клиента забиты, поэтому тема письма должна выполнять простую задачу: сразу показать, что находится внутри, еще до открытия. Укажите название вашей компании, слово «счет» и номер счета, например: «Счет № 1042 от Riverside Design Co.». Такая формулировка позволит клиенту легко найти письмо в почте, не копаясь в невнятных тредах. Если позволяет место, добавьте и срок оплаты, так как тема вроде «Счет № 1042 к оплате до 15 июня» побудит открыть письмо быстрее. Дополнительные советы по оформлению и составлению тем писем вы найдете в этом руководстве по написанию эффективных писем со счетами.

Начните с дружелюбного приветствия, упоминающего проделанную работу

Когда тема письма привлекла внимание и письмо открыли, первые две строки решают, будет ли клиент читать дальше или проскроллит текст. Начните с имени клиента, а не с обезличенного «Здравствуйте», и упомяните конкретный проект или услугу, например: «Привет, Мария, надеюсь, новые фотографии продуктов отлично подойдут для запуска твоего магазина». Эта небольшая деталь показывает, что счет — не шаблонная рассылка, и напоминает клиенту, за что именно он платит. Ограничьтесь одним-двумя предложениями; цель — теплое и краткое вступление, а не подробный пересказ всего проекта.

Четко изложите реквизиты счета

После приветствия сообщение должно ответить на главный вопрос клиента: сколько и когда платить? Избавьте его от догадок, изложив самое важное простым языком, вместо того чтобы рассчитывать на то, что прикрепленный PDF-файл все объяснит. Это особенно важно при отправке счета по электронной почте, так как клиент, просматривающий почту с телефона, может не сразу открыть вложение.

Номер и дата счета: повторите номер счета из темы письма и укажите дату его выставления.
Сумма к оплате и описание: укажите общую сумму и краткое описание, например: «450 долларов за обновление сайта в июне».
Четко указанный срок оплаты: назовите конкретную дату, а не туманные формулировки вроде «скоро» или «в течение 30 дней».

Добавьте инструкции по оплате и ссылку

Один из верных способов затянуть платеж — заставить клиента искать способ его совершения. Четко перечислите доступные способы оплаты, такие как кредитная карта, банковский перевод ACH или PayPal, чтобы исключить вопросы о том, что вы принимаете. Разместите платежную ссылку на отдельной строке ближе к началу сообщения, сразу после реквизитов счета, а не прячьте ее в конце письма, которое клиент может пропустить при беглом просмотре. Если у вас есть предпочтительный способ, например перевод ACH для крупных сумм, скажите об этом прямо: «Для этой суммы предпочтителен перевод ACH, но оплата картой тоже подойдет». Узнайте больше о создании платежной ссылки, которой клиенты могут воспользоваться без лишних шагов авторизации.

Выставляйте счета клиентам и принимайте платежи в одном месте

Начать работу

Завершите вежливой нотой и благодарностью

Заключительные строки — это последнее, что видит клиент перед тем, как совершить действие, поэтому они должны звучать тепло, а не сухо. Поблагодарите клиента за сотрудничество — даже в одной строке. Простое «спасибо за совместную работу» укрепляет отношения помимо самого факта оплаты. Предложите ответить на любые вопросы по счету, что покажет вашу доступность и поможет предотвратить путаницу до того, как она приведет к задержке платежа. В завершение укажите свои контактные данные: имя, адрес электронной почты и телефон (если используете его), чтобы клиенту не приходилось прокручивать страницу вверх.

Пример сообщения к счету: шаблоны для стандартных ситуаций

Иногда самый быстрый способ написать хорошее сообщение к счету — взять за основу уже работающий вариант и подставить свои данные. Три примера ниже охватывают самые распространенные ситуации во взаимоотношениях с клиентами: отправка первого счета, отправка напоминания и подтверждение оплаты. Скопируйте любой из них и отредактируйте данные в скобках в соответствии с вашим проектом.

Пример сообщения для отправки первого счета

Тема: Счет № 1032 от Harper Creative Studio

Привет, Джордан, было здорово завершить ребрендинг на этой неделе. Во вложении находится счет № 1032 от 2 июня на сумму 875 долларов за редизайн логотипа и создание брендбука. Оплату необходимо произвести до 16 июня, вы можете воспользоваться кредитной картой, переводом ACH или PayPal по ссылке выше. Еще раз спасибо за возможность поработать вместе, дайте знать, если в счете что-то требует пояснений.

Пример сообщения для напоминания об оплате

Тема: Напоминание: срок оплаты счета № 1032 истекает 16 июня

Привет, Джордан, просто дружеское напоминание о том, что срок оплаты счета № 1032 на сумму 875 долларов истекает через три дня. Если платеж уже запланирован, ничего предпринимать не нужно, но дайте знать, если вам нужно повторно отправить ссылку на оплату или у вас есть вопросы по счету. Спасибо за оперативность!

Пример сообщения после получения оплаты

Тема: Получена оплата по счету № 1032

Привет, Джордан, подтверждаю получение оплаты по счету № 1032, спасибо! Было очень приятно работать с вами над ребрендингом, и я с радостью помогу на следующем этапе, когда вы будете готовы.

Типичные ошибки, которых стоит избегать в сообщениях к счетам

Несколько небольших промахов снова и снова встречаются в сообщениях со счетами, и каждый из них обычно не ускоряет, а затягивает платеж.

Расплывчатые темы писем: такие варианты, как «Оплата» или «Счет во вложении», быстро теряются во входящих и вынуждают клиента открывать письмо только для того, чтобы понять, о чем речь.
Отсутствие сроков оплаты или реквизитов: если не указать точную дату или принимаемые способы оплаты, клиенту придется задавать вопросы, что приведет к задержке, которой можно было избежать.
Чересчур официальный или холодный тон: письмо, похожее на юридическое уведомление, может заставить клиентов сомневаться, стоит ли задавать простые вопросы. Используйте понятный и доступный язык, особенно при составлении эффективных напоминаний об оплате в дальнейшем.

Как Bonsai помогает в работе с сообщениями к счетам для клиентов

Составлять четкое сообщение к счету становится проще, когда сам счет уже выполняет половину работы. Возьмем, к примеру, Прию, внештатного копирайтера, которая выставляет счета нескольким клиентам по договорам обслуживания каждый месяц. Вместо того чтобы каждый раз заново вводить подлежащую к оплате сумму и срок платежа в новое письмо, она создает счет в Bonsai invoicing, где настраиваемые брендированные шаблоны автоматически заполняются на основе фирменного стиля ее компании и содержат детальный перечень конкретных результатов работы, поэтому отправляемое ею сообщение требует лишь короткого приветствия и ссылки.

Bonsai также берет на себя те элементы сообщения, о которых легко забыть. Автоматические напоминания об оплате могут отправляться до и после наступления срока платежа без необходимости для Прии самостоятельно составлять последующее письмо, а функция автоматической отправки счетов направляет инвойс по установленному ею графику вместе с письмом-подтверждением об успешной отправке. Для такого дизайнера, как Джордан из примеров сообщений выше, это означает, что «письмо-напоминание» практически пишется само. Когда приходит время получать оплату, Bonsai поддерживает кредитные карты, банковские переводы ACH и PayPal, поэтому раздел с инструкциями по оплате в любом сообщении может ссылаться на единственную ссылку, которая работает независимо от того, как клиенту удобнее платить.

Для фрилансеров, которые выставляют счета одному и тому же клиенту регулярно, повторяющиеся счета с настраиваемой периодичностью выставления означают, что сообщение к «первому счету» достаточно написать всего один раз. А поскольку Bonsai интегрируется с Zoom, стенограммы встреч могут синхронизироваться с профилем клиента, так что если в ходе звонка возникает изменение объема работ или новый результат, эти детали уже зафиксированы и готовы к использованию, когда в следующий раз отправляется сообщение со счетом. Здесь дело не столько в замене написанного вами сообщения, сколько в том, чтобы детали в нем оставались точными, актуальными и удобными для дальнейших действий.

FAQ

Q1: Где найти хороший образец сообщения к счету для клиента?

Хороший образец сообщения к счету для клиента включает в себя четкую тему письма, короткое приветствие с указанием проекта, номер счета и сумму к оплате, срок платежа и ссылку на оплату. Приведенные ранее в этом руководстве образцы сообщений охватывают первый счет, напоминание о платеже и подтверждение оплаты, и каждый из них можно скопировать и скорректировать под детали вашего проекта.

При адаптации образца сохраняйте непринужденный, а не официальный тон и убедитесь, что каждая денежная сумма и дата совпадают с теми, что указаны в фактическом счете. Согласованность между сообщением и прикрепленным счетом позволяет избежать путаницы, которая может задержать платеж.

Q2: Как написать электронное письмо со счетом для клиента?

Эффективное письмо со счетом начинается с темы, в которой указаны название вашего бизнеса и номер счета, за которыми следует краткое личное приветствие со ссылкой на выполненную работу. В основной части должны быть указаны номер счета, сумма к оплате, то, за что она взимается, и срок платежа простым языком, а также прямая ссылка на оплату и принятые способы оплаты.

Завершите письмо короткой благодарностью и предложением ответить на вопросы вместе с вашими контактными данными. Если каждый раздел будет кратким, всего в одно-два предложения, клиенту будет проще найти то, что нужно, не прокручивая длинное письмо.

Q3: Что должно включать в себя первое сообщение со счетом для нового клиента?

Первое сообщение со счетом должно содержать тему с названием вашего бизнеса и номером счета, приветствие с упоминанием конкретного предоставленного проекта и основные реквизиты счета: номер, дату, сумму, описание того, что он покрывает, и срок платежа. В нем также должны быть указаны принятые способы оплаты и прямая ссылка на оплату, чтобы клиент точно знал, как произвести платеж.

Поскольку это первый счет в рамках ваших взаимоотношений, теплое заключительное слово имеет большее значение, чем обычно. Благодарность клиенту за предоставленную возможность и приглашение задать вопросы задают профессиональный и дружелюбный тон для будущих счетов.

Q4: Как напомнить о себе, если клиент не оплатил счет?

Напоминание о платеже должно содержать ссылку на номер и сумму оригинального счета, указывать, на сколько дней просрочен платеж (или насколько близок срок его уплаты), и предлагать повторно отправить ссылку на оплату на случай, если она затерялась. Поддерживайте дружелюбный, а не обвинительный тон, так как большинство задержек с оплатой происходит из-за недосмотра, а не из-за отказа платить.

Если первое напоминание не принесло ответа, вполне разумно отправить второе, чуть более прямолинейное напоминание со ссылкой на первоначальный срок оплаты. Для счетов с более длительным сроком просрочки может потребоваться более официальное уведомление о задолженности, чтобы ускорить платеж.

Q5: Как Bonsai помогает с отправкой сообщений со счетами клиентам?

Bonsai by Zoom позволяет фрилансерам создавать счета с помощью настраиваемых брендированных шаблонов, которые автоматически заполняют сумму, позиции и срок оплаты, благодаря чему сообщение, прилагаемое к счету, требует лишь быстрого личного приветствия. Автоматические напоминания об оплате могут отправляться до и после срока платежа без необходимости каждый раз составлять новое повторное письмо.

Bonsai также поддерживает кредитные карты, банковские переводы ACH и PayPal, поэтому одна единственная ссылка на оплату покрывает любые предпочтительные для клиента способы платить. Для фрилансеров, выставляющих счета одному и тому же клиенту повторно, регулярные счета с настраиваемой периодичностью означают, что шаблон основного сообщения достаточно написать только один раз.

Четкое сообщение к счету — это на самом деле просто привычка: назвать проект, указать сумму и срок оплаты, сделать процесс оплаты простым и завершить благодарностью. Как только у вас появится образец, соответствующий вашему стилю, его повторное использование и доработка займут минимум времени вместо подготовки нового черновика с нуля. Такие инструменты, как Bonsai by Zoom, могут сделать еще один шаг вперед, автоматически заполняя реквизиты счета и ссылку на оплату, чтобы ваше сообщение оставалось коротким, личным и удобным для дальнейших действий клиента.