Если ваша стратегия закупок по-прежнему строится вокруг одного ежегодного тендера, вы не управляете затратами на фрахт — вы управляете разрывом между тем, что вы зафиксировали, и тем, что происходит на рынке на самом деле.
У меня были такие разговоры с командами корпоративных закупок бесчисленное количество раз. Ритм ежегодных RFP имел смысл в течение долгого времени. Но, как я говорил на недавнем вебинаре: «12-месячные циклы, которые сейчас имеют тендеры, фактически не справляются с изменениями на рынке».
Сегодня надбавки BAF могут колебаться в пределах 15–25% в течение одного квартала. Геополитические события меняют торговые маршруты за одну ночь. И тем не менее большинство команд по закупкам все еще пытаются справляться с этой волатильностью с помощью процесса, разработанного для гораздо более спокойной эпохи.
Проблема восприятия закупок как ежегодного события
Чаще всего я вижу следующее: организации реагируют на рыночные тенденции, вместо того чтобы опережать их. Они видят, что происходит, проводят тендер, сохраняют существующие стратегии — а затем расхлебывают последствия. Более высокие цены. Больший объем работы. Команды ищут перевозчиков по электронным таблицам и разрозненным системам.
Настоящая проблема заключается не в том, что ежегодные тендеры — это плохо. А в том, что сами по себе они слишком медленны для рынка, который движется быстрее цикла заключения контрактов. Когда рынок меняется, у большинства команд есть три варианта: проигнорировать это, отреагировать неформально путем точечных переговоров или выстроить повторяемый способ приведения ставок в соответствие с реальностью. Третий вариант — это то, для чего предназначены гибкие закупки.
Что на самом деле означают гибкие закупки на практике
Когда я говорю о гибких закупках, я не имею в виду проведение большего количества тендеров. Все сводится к трем вещам: стандартизация и автоматизация рабочих процессов, бенчмаркинг на основе реальной ситуации на рынке и корректировка — не только цен на топливо и ставок перевозчиков, но и вашей общей стратегии. Держать руку на пульсе рынка, а не реагировать на него постфактум.
На практике команды, у которых это получается, перестали воспринимать закупки как нечто, что они «делают в первом квартале», и начали относиться к ним как к непрерывной дисциплине, которая работает круглый год.
Вот 5 шагов, которые я рекомендую предпринять для начала:
Шаг 1: Приведите в порядок свои данные
Все остальное в гибких закупках зависит именно от этого. Как я часто говорю клиентам: данные о закупках — все наши данные — это основа всего. Без хороших данных вы ничего не сможете сделать. Вы не сможете действовать соответствующим образом.
Если данные о ваших ставках разбросаны по электронным таблицам, письмам перевозчиков и разрозненным системам, вы не сможете действовать быстро — и ваши перевозчики тоже. Разработка стандартизированного и настраиваемого формата тарифной сетки гарантирует, что каждый перевозчик предоставит сопоставимую информацию. Централизация этого в облачной платформе дает всем заинтересованным сторонам доступ в режиме реального времени к единому источнику достоверных данных.
Шаг 2: Автоматизируйте все, что не требует человеческого суждения
Ручные закупки фрахта стоят вашей команде времени, которого у нее нет. Генерация RfQ, приглашение перевозчиков, проверка тарифных сеток, проверка на здравый смысл, расчет лучших ставок — ничто из этого не требует участия человека. Здесь нужны последовательность, скорость и точность.
С помощью Freightos Procure вы определяете свои шаблоны RfQ один раз, а для следующего RfQ можете просто запустить его за считанные минуты. Приглашения перевозчиков, напоминания, проверки на предмет того, корректны ли данные — вся та работа, которая выполняется вручную, часто в чатах Teams и мастер-таблицах Excel, — все это уходит в прошлое.
Именно здесь меняется и характер самой работы. Вместо того чтобы тратить дни на копирование и сверку цифр, специалисты по закупкам уделяют больше времени тому, что могут сделать только они: поиску баланса между стоимостью, качеством обслуживания и рисками, объяснению компромиссов внутренним стейкхолдерам и построению более стратегических отношений с перевозчиками.
Шаг 3: Знайте, сколько рынок платит на самом деле
Один из самых частых пробелов, которые я вижу в корпоративных закупках фрахта, — это отсутствие надежных независимых данных для бенчмаркинга. Большинство команд примерно представляют, где находятся их ставки, но не знают точно, как они соотносятся с тем, что рынок фактически платит на их конкретных маршрутах.
Я часто вижу, что корпоративные грузоотправители просто сравнивают своих существующих предварительно отобранных перевозчиков друг с другом. Они запускают свои RfQ по базе данных перевозчиков и просто смотрят на ставки. Но что действительно важно, так это то, что вы также смотрите на рынок — особенно когда видите, как он меняется. Если вы не следите за рынком, вы можете упустить момент надвигающегося роста, а затем договориться с перевозчиком о фиксированных годовых ставках — но рынок меняется, цены на топливо меняются, и в итоге вы переплачиваете, даже если было оговорено что-то другое.
Freightos Terminal предоставляет командам по закупкам ежедневно обновляемые спотовые и контрактные бенчмарки для морских и воздушных перевозок, полученные на основе реальных коммерческих расходов на фрахт на сумму более 50 миллиардов долларов. Но особенно мощной мне кажется функция прогнозирования — мы предоставляем прогноз на срок до шести месяцев, предсказывая реальные изменения рынка. Это помогает вам адаптировать свою стратегию к тому, как поведет себя рынок, еще до того, как вы это увидите, чтобы вы могли подготовиться соответствующим образом и сэкономить деньги.
Шаг 4: Проводите регулярные мини-тендеры и отслеживайте, что работает
Только годовые контракты не успевают за рыночной волатильностью. Команды, добившиеся наибольших успехов в закупках, перешли на модель, при которой они круглый год проводят структурированные мини-тендеры на волатильных маршрутах, а не только во время ежегодного тендера.
Логика здесь проста. Поскольку мы очень быстро проводим RfQ и запускаем тендеры, вы можете проверить, что происходит, как движется рынок, и принять решение не выставлять на тендер весь свой пул маршрутов. Вы можете посмотреть, куда двидется рынок, что говорят прогнозы. Он падает? Имеет смысл провести тендер в этом регионе. Цены растут? Возможно, имеет смысл продлить ставки с существующими перевозчиками.
С помощью Freightos Procure вы смотрите на ситуацию, видите рекомендацию инструмента, заходите, проводите тендер, и менее чем за шесть минут ваш мини-тендер появляется на рынке, и ваши перевозчики могут с ним работать.
Один из вопросов, которые мне часто задают, заключается в том, стоит ли брать на себя обязательства по фиксированным ставкам на целый год или оставаться более гибкими. Мое мнение: я всегда рекомендую оставаться гибкими. Имея на руках годовой контракт, вам всегда приходится переговариваться заново, если что-то происходит. Я бы предпочел перейти к чему-то более транзакционному, с чем можно легче справляться при сбоях.
Я также рассматриваю это как портфель. Вы не должны инвестировать только в одну акцию. Очень полезно распределять объемы — использовать спот, мини-тендеры, RfQ. Убедитесь, что ваша сеть продолжает функционировать.
Шаг 5: Не позволяйте топливу и BAF становиться пассивными расходами
Это та область, где, как я вижу, большинство команд корпоративных закупок упускают больше всего денег.
Топлиvo — один из главных факторов затрат, и не только в последнее время, но и в целом. Реальность такова, что даже при наличии годового контракта цены на топливо могут существенно меняться в течение года. В январе цена может составлять X, а пять месяцев спустя — значительно вырасти. Очень важно, чтобы все это учитывалось в вашей ставке и чтобы вы всегда могли отследить это, ведь в таком случае вы сможете обосновать изменения и внутри компании.
Именно поэтому в Freightos мы разработали функцию, которая позволяет автоматически запускать рабочие процессы и обновлять цены на топливо с вашими перевозчиками. Вы можете сами решать, хотите ли вы руководить этим процессом или попросить перевозчиков обновить топливную составляющую. Настройка очень проста: например, если индекс растет на 5%, запускается обновление и цена на топливо корректируется на 3,5%. Вы настраиваете это один раз, после чего система работает автоматически в фоновом режиме. Вам нужно лишь просмотреть изменения, утвердить их и при необходимости подтянуть индексы из любых источников — например, индекс авиакеросина для воздушных перевозок.
В сочетании с аналитикой рынка в реальном времени от Freightos Terminal и индексом Freightos Baltic Index (FBX) отделы закупок могут удерживать расходы на топливо на уровне реальных рыночных условий в течение всего года — без необходимости проводить полную переговорную кампанию каждый раз при изменении рынка.
Что меняется, когда вы делаете это правильно
Когда я общаюсь с командами, которые совершили этот переход, я неизменно слышу о нескольких ключевых изменениях.
- Разговоры с финансовым отделом становятся проще. Вместо того чтобы оправдываться, почему ваш январский прогноз не учл изменений рынка в августе, вы можете показать, как ваши ставки со временем соотносятся с бенчмарками, и где вы предпочли зафиксировать цену, а где — остаться гибкими.
- Отношения с перевозчиками улучшаются. Команда по закупкам, которая приносит на переговоры данные, прозрачность и предсказуемый ритм, выглядит гораздо привлекательнее той, которая исчезает на год, а затем требует масштабного снижения ставок за 10 дней до дедлайна.
- Закупки приобретают больший авторитет внутри компании. Когда ритм вашей работы по поиску поставщиков совпадает с ритмом рынка, вам гораздо проще обосновывать как свои расходы, так и стратегию перед финансовым и операционным руководством.
Простой способ начать
Для старта не требуется многолетняя трансформационная программа. Начните с аудита того, на что реально уходит время вашей команды: сколько времени тратится на ручную проверку тарифных сеток, погоню за перевозчиками и сверку топливных надбавок (BAF)? Это ваша отправная точка.
Выберите одно направление и ведите его правильно в течение одного квартала. Если это принесет лучшие результаты с меньшими ручными затратами, у вас будет готовое доказательство эффективности. Цель состоит не в том, чтобы проводить больше закупочных процедур. Цель в том, чтобы перестать делать одну крупную, хрупкую годовую ставку и начать управлять затратами на фрахт так, будто волатильность рынка — это норма, потому что так оно и есть.
Скачайте наше пошаговое руководство из 5 шагов, чтобы узнать, как ведущие корпоративные отделы закупок осуществляют этот переход.
Корпоративный менеджер по работе с клиентами, Freightos
