Каждый день тысячи транзакций перемещаются между поставщиками, клиентами, складами и финансовыми системами. Большинство из них проходят без проблем. Но те, что не проходят, могут создать удивительно много работы.
Пропущенное поле, неверное количество или устаревшее требование торгового партнера могут показаться незначительными… пока они не приведут к отклонению счета-фактуры, удержанию средств клиентом, задержке платежа или часам разбирательств. Для команд по соблюдению требований поставщиков обнаружение ошибок — это одно. Задача состоит в том, чтобы обнаружить их достаточно рано, чтобы что-то с этим сделать.
Вот восемь ошибок в транзакциях, которые следует выявлять до того, как они превратятся в дорогостоящие проблемы на последующих этапах.
1. Неверные номера заказов на покупку
Номер заказа на покупку (PO) — это больше, чем просто ссылка. Он связывает заказы, отгрузки, счета-фактуры и платежи. Если номер заказа отсутствует, неверен или не соответствует записям клиента, транзакция может быть отклонена или потребовать ручной сверки.
Выявите вовремя: проверяйте номера заказов на покупку по исходному заказу перед передачей связанных документов.
2. Несоответствие количества
Клиент заказывает 500 единиц. Поставщик подтверждает 500. Но предварительное уведомление об отгрузке (ASN) говорит о 450, в то время как счет-фактура указывает 500. Теперь кто-то должен определить, что именно было отправлено, что прибыло и за что следует платить.
Выявите вовремя: сравнивайте заказанные, подтвержденные, отгруженные и выставленные в счете количества. Помечайте расхождения до того, как документы поступят на последующие этапы.
3. Неверные цены или скидки
Устаревшие цены по контрактам, пропущенные рекламные скидки и неверные удельные затраты могут быстро привести к спорам по счетам и удержаниям. Эти ошибки особенно проблематичны, когда ценовые соглашения различаются в зависимости от клиента, продукта или региона.
Выявите вовремя: проверяйте цены транзакций на соответствие текущим соглашениям с клиентами и утвержденным данным о ценах.
4. Отсутствующие или неточные ASN
Многие крупные ритейлеры требуют предварительные уведомления об отгрузке с конкретной информацией о содержимом отправления, упаковке и доставке. ASN, который прибывает поздно, содержит неверные данные или не соответствует требованиям клиента, может вызвать удержания за несоблюдение требований — даже если сама отгрузка была правильной.
Выявите вовремя: проверяйте полноту, точность ASN и специфические требования клиента перед передачей.
5. Недействительные идентификаторы продуктов
Неверный SKU, GTIN или другой идентификатор продукта может помешать торговому партнеру сопоставить транзакцию с правильным продуктом. Это приводит к отклонению документов, задержкам при получении или расхождениям в запасах, требующим ручного расследования.
Выявите вовремя: идентификаторы продуктов с утвержденными основными данными о продуктах и требованиями торговых партнеров.
6. Неверная информация об отгрузке или доставке
Неверное место доставки, отсутствующая ссылка на перевозчика или неточная запрошенная дата доставки могут нарушить операции по приемке и создать споры по поводу эффективности доставки. А когда данные транзакции не совпадают с тем, что произошло физически, решение проблемы становится намного сложнее.
Выявите вовремя: проверяйте детали отгрузки на соответствие заказу, инструкциям по маршрутизации и требованиям клиента перед отправкой.
7. Отсутствующие обязательные поля
Транзакция может быть технически действительной и все же не соответствовать требованиям клиента. Один торговый партнер может потребовать определенный ссылочный номер. Другой может потребовать дополнительную информацию об упаковке или определенные поля документа.
Выявите вовремя: проверяйте документы на соответствие текущим бизнес-правилам каждого торгового партнера, а не только стандартным форматам EDI.
8. Дублирование транзакций
Дубликат счета-фактуры, заказа или уведомления об отгрузке может создать путаницу в нескольких системах. В зависимости от того, куда дубликат попадает в процессе, это может привести к ненужной сверке, дублированию обработки или исключениям при оплате.
Выявите вовремя: выявляйте номера дубликатов документов и шаблоны транзакций до обработки или публикации.
Настоящая проблема — не сама ошибка. Проблема в том, сколько времени у вас уходит на ее поиск.
Каждая из этих ошибок управляема, если обнаружить ее вовремя. Но как только транзакция проходит приемку, выставление счетов, оплату или сверку, стоимость исправления может возрасти. То, что могло быть простым исправлением данных, превращается в спор с участием нескольких команд, систем и торговых партнеров.
Вот почему непрерывное соблюдение требований имеет значение. Вместо того чтобы полагаться на периодические аудиты или ждать вычетов клиентов для выявления проблем, организации могут проверять транзакции на соответствие требованиям торговых партнеров, пока они еще находятся в обработке.
Благодаря автоматизированной проверке, оповещениям об исключениях и прозрачности статуса транзакций команды по соблюдению требований поставщиков могут быстрее выявлять проблемы, расставлять приоритеты исправлений и предотвращать распространение предотвратимых ошибок по всей цепочке поставок supply chain. Цель состоит не просто в том, чтобы обрабатывать больше транзакций. Цель состоит в том, чтобы с первого раза правильно обрабатывать больше транзакций.
Выявляйте ошибки до того, как они превратятся в удержания
Узнайте, как OpenText Trading Grid Intelligence помогает организациям выявлять проблемы с транзакциями, улучшать соблюдение требований торговыми партнерами и сокращать дорогостоящие исключения на последующих этапах.
Изучите OpenText Trading Grid Intelligence
