Транспортировка продуктов питания и напитков: 7 дорогостоящих ошибок при доставке и как их избежать

Доставка паллеты с бутилированными напитками или фуры с упакованными продуктами может показаться простой задачей. Но вес, упаковка, требования к доставке и условия транспортировки могут повлиять на то, сколько платят компании. И когда маржа невелика, даже небольшие ошибки при доставке могут превратиться в дорогостоящие проблемы.

Расходы на доставку не всегда легко спрогнозировать. Неожиданная плата за LTL-перевозку, поврежденная паллета или сорванная доставка могут быстро увеличить затраты. Для компаний, отправляющих скоропортящиеся продукты, задержки и проблемы с температурным режимом также могут привести к порче товара и упущенной выгоде.

К счастью, многих из этих проблем можно избежать. Более качественное планирование, точные данные об отправлении и правильные услуги перевозчиков помогут компаниям контролировать расходы и избегать ненужных затрат. Ниже рассматриваются семь распространенных ошибок при доставке продуктов питания и напитков и способы их предотвращения.

Почему расходы на транспортировку продуктов питания и напитков трудно контролировать

Логистика продуктов питания и напитков связана с трудностями, с которыми не сталкиваются многие другие отрасли. Продукты могут быть хрупкими, тяжелыми, скоропортящимися или чувствительными к перепадам температур. Для некоторых отправлений требуется специальное оборудование. Другие могут перевозиться стандартными сетями посылочных и сборных (LTL) перевозок.

Эти различия делают планирование важным этапом. Паллета с консервированными напитками имеет иные требования к доставке, чем замороженные ингредиенты. И то, и другое требует надежной транспортировки, но им могут потребоваться разные виды упаковки, обработки и услуг перевозчика.

Для компаний, управляющих F&B-логистикой, общая стоимость доставки может включать в себя гораздо больше, чем исходный тариф на фрахт.

Понимание того, откуда берутся эти расходы, — первый шаг к их снижению.

7 ошибок при транспортировке продуктов питания и напитков, которые увеличивают расходы на доставку

Высокие затраты на доставку не всегда начинаются с дорогих тарифов перевозчиков. Некоторые возникают уже после того, как груз покидает ваше предприятие. Другие являются результатом плохой упаковки, неверной информации или несоблюдения требований к доставке.

Вот семь ошибок, которые могут увеличить расходы на транспортировку продуктов питания и напитков.

1. Выбор неподходящей службы доставки

Не каждое отправление продуктов питания и напитков требует одинакового обслуживания. Тем не менее, компании иногда используют привычные методы доставки вместо того, чтобы сравнить доступные варианты.

Например, отправка нескольких паллет снеков длительного хранения в виде отдельных посылок может обойтись дороже, чем LTL-перевозка. Оплата экспресс-доставки, когда достаточно стандартного сервиса, также может увеличить расходы.

Как избежать этой ошибки

Проанализируйте размер, вес, пункт назначения, требования к доставке и характеристики продукции для каждого отправления.

• Посылочная доставка: часто хорошо подходит для небольших заказов, индивидуальных коробок и поставок напрямую потребителям.
• LTL-перевозки: могут стать хорошим выбором для подходящих паллетированных отправлений, которым не требуется целый прицеп.
• Специализированные грузоперевозки: могут потребоваться для охлажденных, замороженных или других продуктов, требующих специального обращения.

Сравнение услуг доставки помогает найти правильный баланс между стоимостью, защитой продукции и скоростью доставки.

2. Недооценка классификации груза и его габаритов

Одна из распространенных ошибок при доставке продуктов питания и напитков — предоставление неточных данных о грузе при запросе LTL-котировки. Неправильный вес, габариты или класс груза могут привести к непредвиденным расходам при проверке отправления перевозчиком.

Продукты питания и напитки различаются по весу и размеру. Консервы и бутылочные напитки обычно тяжелые для своего размера, в то время как упакованные снеки могут быть легче, но занимают больше места. Эта разница влияет на плотность груза, которая измеряет отношение веса отправления к его размеру.

Плотность груза может помочь определить класс груза, который влияет на тарифы LTL-перевозок. Однако не каждый продукт классифицируется только по плотности. Система Национальной классификации моторных грузов (NMFC) устанавливает правила классификации для различных товаров, в том числе требующих специального обращения.

Как избежать этой ошибки

Перед бронированием LTL-перевозки:

• Измерьте всю паллету, включая упаковку и выступающие части.
• Зафиксируйте общий вес, включая саму паллету.
• Подтвердите правильность кода NMFC и класса груза.
• Проверьте наличие требований к специальному обращению.
• Проверьте данные перед оформлением транспортной накладной (BOL).

Точная информация помогает предотвратить повторное взвешивание, сборы за переклассификацию и споры по счетам.

3. Выбор защиты от температурного режима, которая не соответствует вашей продукции

Защита от температурного режима важна для многих продуктов питания и напитков. Но не каждое отправление требует одинакового уровня защиты. Некоторые продукты должны оставаться в определенном температурном диапазоне. Другие могут перевозиться в прицепах для сухих грузов, но зимой им может потребоваться защита от замерзания. Выбор неправильного сервиса может увеличить затраты или подвергнуть продукцию риску.

Как избежать этой ошибки

Перед бронированием изучите требования к продукции, сезонные погодные условия, время в пути и услуги перевозчиков. Услуги защиты от замерзания — это не то же самое, что рефрижераторные перевозки. Они также могут иметь сезонные ограничения и особые условия.

Если вашим продуктам требуется контроль температуры для обеспечения безопасности пищевых продуктов, убедитесь, что транспортная служба может удовлетворить эти требования. Компаниям, использующим температурную логистику, также следует проверить, как отслеживается температура и что происходит в случае ее выхода за пределы требуемого диапазона.

Цель состоит в том, чтобы не переплачивать за ненужные услуги и при этом обеспечивать безопасность продукции.

4. Игнорирование дополнительных сборов до получения счета

Распространенная ошибка — выбор LTL-тарифа без учета дополнительных услуг и сборов. Перевозчики могут взимать дополнительную плату за такие услуги, как доставка с гидробортом, доставка внутри помещений или в зоны с ограниченным доступом. Некоторые сборы неизбежны, но другие могут быть результатом упущения деталей отправления или плохого планирования.

Эти сборы могут превратить привлекательное первоначальное предложение в гораздо более высокий финальный счет. Компании, занимающиеся производством продуктов питания и напитков, часто осуществляют поставки на склады, в продуктовые магазины и рестораны. Каждый объект может иметь свои требования к приему грузов.

Как избежать этой ошибки

Проверьте часы приема, погрузочное оборудование, время доставки и ограничения доступа перед запросом котировки. Включайте необходимые услуги при бронировании. Проверяйте счета на предмет повторяющихся сборов, которые могут указывать на проблемы в вашем процессе доставки.

5. Использование упаковки, которая увеличивает риск повреждений и затрат

Упаковка влияет не только на сохранность продукта. Она также влияет на устойчивость паллет, пространство для доставки и погрузочно-разгрузочные работы. Отправления с продуктами питания и напитками сталкиваются с рядом рисков. Стеклянная тара может разбиться, коробки могут деформироваться, а плохо закрепленные паллеты могут сместиться во время транспортировки. Повреждения могут привести к претензиям, замене груза, потере запасов и недовольству клиентов.

Как избежать этой ошибки

Используйте упаковку, которая соответствует вашей продукции и условиям транспортировки. Вот ваш контрольный список для упаковки LTL-грузов с продуктами питания и напитками:

• Выбирайте паллеты, способные выдержать вес отправления.
• Укладывайте коробки так, чтобы вес распределялся равномерно.
• Закрепляйте груз пленкой или другими подходящими крепежными средствами.
• Защищайте хрупкие продукты с помощью амортизирующих материалов или разделителей.
• По возможности избегайте выступания груза за края паллеты.
• Соблюдайте требования перевозчика и правила безопасности пищевых продуктов к упаковке.

Также при необходимости учитывайте влажность, конденсацию и перепады температур. Качественная упаковка помогает защитить продукцию, сокращая при этом лишнее пространство и расход материалов.

6. Отсутствие координации графиков отправки с требованиями к приемке

Отправление может покинуть ваш склад вовремя и все равно стать дорогостоящей проблемой при доставке. Многие клиенты из сферы производства продуктов питания и напитков предъявляют строгие требования к приемке. Распределительные центры, продуктовые магазины и рестораны могут требовать предварительной записи или принимать поставки только в определенные часы.

Пропущенные встречи и сорванные поставки могут привести к дополнительным расходам. Задержки также могут сократить оставшийся срок годности скоропортящихся продуктов.

Как избежать этой ошибки

Перед бронированием уточняйте окна доставки, время в пути и требования к записи. Закладывайте дополнительное время в периоды пиковых отправок. Сообщайте клиентам о возможных задержках как можно раньше. Стандартное время в пути для LTL-перевозок обычно является приблизительным, поэтому проверяйте обязательства по обслуживанию, когда сроки имеют критическое значение.

7. Игнорирование данных о доставке, которые могут выявить скрытые расходы

Отказ от анализа данных о доставке может привести к тому, что предприятия пищевой промышленности и производства напитков упустят из виду ненужные расходы и возможности для улучшения. Каждое отправление генерирует ценную информацию, но эти данные не имеют особой ценности, если их никто не анализирует. Без регулярного контроля расходов на фрахт и эффективности работы компании могут упускать из виду дорогие направления доставки, повторяющиеся сборы перевозчиков или проблемы с доставкой, которые со временем увеличивают затраты.

Как избежать этой ошибки

Отслеживайте несколько важных ключевых показателей эффективности (KPI) в сфере транспортировки.

Сравнивайте эти результаты по перевозчикам, направлениям доставки или типам продукции. Например, перевозчик с более низкой ставкой в целом может обойтись дороже, если его отправки часто приводят к повреждениям или дополнительным сборам.

Как снизить расходы на LTL-перевозки без ущерба для качества продукции

Исправление отдельных ошибок имеет важное значение. Но часто вы можете сэкономить больше, улучшив всю свою стратегию доставки. Это означает пересмотр подходов к упаковке, планированию, бронированию и отслеживанию заказов.

Выстройте последовательный процесс доставки

Стандартизированный процесс помогает сократить количество ошибок и упростить управление расходами на доставку. Вот рабочий процесс LTL-перевозок из пяти шагов, которому можно следовать:

• Оценка: проверьте размер отправления, требования к продукции и условия доставки.
• Сравнение: изучите доступных перевозчиков, тарифы и услуги.
• Подготовка: проверьте упаковку, документы и детали отправления.
• Координация: подтвердите требования к забору и доставке груза.
• Проверка: отслеживайте отправления, проверяйте счета-фактуры и ищите проблемы.

Стабильный рабочий процесс также помогает сотрудникам выполнять одни и те же шаги по мере роста объемов перевозок.

Как ShipStation поддерживает доставку продуктов питания и напитков

Для компаний, отправляющих нескоропортящиеся продукты питания, упакованные напитки и другие подходящие товары, эффективное управление посылками и LTL-фрахтом помогает контролировать расходы.

ShipStation объединяет доставку посылок и LTL-перевозки на единой платформе. Это упрощает выполнение повседневных задач по доставке без необходимости переключаться между разрозненными системами для таких поддерживаемых отправлений.

• Сравнивайте варианты LTL-перевозчиков: получайте доступ более чем к 50 LTL-перевозчикам и сравнивайте доступные тарифы перед бронированием подходящих отправлений.
• Упрощайте оформление транспортной документации: создавайте товарно-транспортные накладные (BOL) и этикетки для паллет для подходящих LTL-отправлений.
• Управляйте доставкой посылок и LTL-перевозками: рассчитывайте стоимость, бронируйте и отслеживайте подходящие LTL-грузы наряду с отправкой посылок.

Эти инструменты помогают компаниям пищевой промышленности и производства напитков сократить объем ручного труда и принимать более обоснованные решения о доставке. Собственный рабочий процесс LTL в ShipStation не заменяет рефрижераторные перевозки или полноценное управление холодовой цепью. Компаниям с особыми требованиями следует работать с поставщиками, предлагающими такие услуги.

Часто задаваемые вопросы о транспортировке продуктов питания и напитков

Да. LTL-перевозки могут успешно применяться для подходящих паллетированных продуктов питания и напитков, которым не требуется целый прицеп. Перевозчики должны соответствовать требованиям к обращению с продукцией, санитарным нормам и температурному режиму.

Объединение совместимых отправлений позволяет сократить количество доставок и повысить эффективность. Тем не менее, перед консолидацией заказов предприятия должны учитывать графики доставки, совместимость продукции и требования к ее обработке.

Логистика холодовой цепи поддерживает требуемые температуры при перемещении и хранении чувствительной продукции. Температурно-контролируемая логистика — это более широкое понятие, включающее управление температурами во время транспортировки, хранения и обработки.

Услуги защиты от замерзания могут помочь товарам, которые могут быть повреждены при замерзании, но не требуют постоянного охлаждения. Доступность услуг и уровни защиты различаются, поэтому уточняйте информацию у своего транспортного оператора.

Полезные KPI включают стоимость транспортировки в расчете на одно отправление, соблюдение сроков доставки, уровень повреждений, дополнительные сборы и точность выставления счетов. Для продукции, чувствительной к температуре, также отслеживайте температурные сбои и уровень порчи.

Сделайте транспортировку продуктов питания и напитков более рентабельной с помощью ShipStation

Непредвиденные дополнительные сборы, неверные классы грузов и неоптимальный выбор вариантов доставки могут увеличить транспортные расходы. Но сокращение этих затрат не обязательно означает риск для качества продукции или надежности доставки. Более качественное планирование и более точные данные об отправлениях могут сыграть решающую роль.

ShipStation помогает предприятиям пищевой промышленности и производства напитков управлять подходящими отправками посылок и LTL-грузов в рамках единой платформы. Благодаря доступу более чем к 50 LTL-перевозчикам, транспортным документам и отслеживанию отправлений команды могут сравнивать варианты, сокращать объем ручного труда и принимать более обоснованные решения в сфере транспортировки.

Готовы взять под контроль расходы на доставку? Изучите решения ShipStation для LTL-перевозок или начните бесплатный пробный период уже сегодня.