Вы только что провели вебинар, на который зарегистрировались 80 человек, но вживую пришла лишь горстка. Теперь запись лежит без дела, пока ваш почтовый ящик заполняется другими приоритетами. Этот разрыв между отличной презентацией и реальными действиями клиентов — именно то место, где follow-up письма после вебинара выполняют самую тяжелую работу. Хорошее письмо с продолжением подводит итог самому важному, отвечает на оставшиеся вопросы и подталкивает участников и тех, кто не пришел, к следующему шагу — будь то запись на звонок или скачивание ресурса. Чтобы сделать все правильно, недостаточно дежурной фразы «спасибо за участие»; здесь нужны правильный тайминг, персонализация и система отслеживания того, кто и что открыл. Если вы все еще выбираете подходящую CRM для своего бизнеса, чтобы управлять этим процессом взаимодействия, это руководство пошагово описывает, как писать письма, которые действительно получают отклик.
CRM расшифровывается как «управление взаимоотношениями с клиентами» (Customer Relationship Management) — это система, которая помогает отслеживать взаимодействие с клиентами, этапы сделок и историю общения с каждым контактом.
Ниже вы найдете пошаговый разбор, охватывающий время отправки, темы писем, структуру резюме, разделение участников и тех, кто пропустил вебинар, а также способы автоматизации всей цепочки, чтобы ничего не ускользнуло от внимания.
Управляйте клиентами, лидами и проектами в одной CRM
Отправьте письмо в течение 24 часов после вебинара
Скорость имеет значение, потому что ваш вебинар конкурирует с переполненным почтовым ящиком и коротким периодом концентрации внимания. Отправьте follow-up в течение 24 часов, пока тема, ваш голос и ценность, которой вы поделились, все еще свежи в памяти участника. Ожидание в несколько дней означает, что вы заново представляетесь, вместо того чтобы продолжать уже начатый разговор.
Это 24-часовое окно должно делиться на два направления рассылки: одно для тех, кто пришел вживую, и одно для зарегистрировавшихся, но не пришедших. Участники получают краткий итог; те, кто пропустил, — запись. За этим первым письмом может последовать короткая цепочка прогрева, распределенная на следующую неделю, чтобы поддерживать динамику, не перегружая ничей почтовый ящик.
Персонализируйте тему письма и приветствие
Стандартная тема вроде «Спасибо за участие» теряется в забитом почтовом ящике и редко открывается. Вместо этого укажите точное название или тему вебинара, чтобы получатель легче вспомнил, почему это письмо важно. Начните с имени получателя и, по возможности, упомяните что-то конкретное, с чем он взаимодействовал во время трансляции — например, заданный им вопрос или ответ в опросе.
Эта небольшая доля персонализации сигнализирует о том, что письмо не является массовой рассылкой, что обычно повышает показатели открытия и ответов для follow-up писем после вебинара.
Примеры тем писем для follow-up после вебинара
- Для участников: «Итоги сегодняшнего вебинара по стратегии ценообразования, Сара»
- Для участников: «Ответы на вопросы, которые вы задали во время нашего вебинара»
- Для тех, кто пропустил: «Вы пропустили это, вот запись [тема вебинара]»
- Для техы, кто пропустил: «Узнайте, что вы пропустили на [название вебинара]»
Повторите ключевые выводы и ответьте на оставшиеся без ответа вопросы
Пропустите полную расшифровку сессии и выделите два-три наиболее важных момента. Фрилансер-консультант, проводивший вебинар по ценообразованию, может повторить формулу ценообразования на основе ценности, наиболее частые возражения клиентов и один из результатов опроса аудитории, а затем остановиться. Попытка втиснуть слишком много деталей превращает письмо в домашнее задание вместо краткого и полезного резюме.
Если у вас закончилось время на сессию вопросов и ответов, используйте follow-up, чтобы закрыть этот пробел. Перечислите два-три наиболее часто задаваемых вопроса с прямым ответом из одного-двух предложений под каждым. Короткие абзацы или краткий список с буллетами позволяют просмотреть все резюме на экране телефона между встречами.
Follow-up письмо после вебинара должно давать получателю доступ ко всему, куда ему может захотеться перейти без повторной просьбы. Дайте прямые ссылки на запись сессии по запросу и слайды, так как участники часто хотят пересмотреть график или пример задним числом. Добавьте любые рабочие таблицы, шаблоны или руководства, о которых вы упоминали в прямом эфире, чтобы получателю не приходилось искать ссылку в чате.
Вместо того чтобы разбрасывать вложения по всему телу письма, разместите все через общую ссылку, которую клиент может добавить в закладки и вернуться к ней позже. Если вы настроили клиентский портал, вы можете один раз разместить там запись и ресурсы и просто дать на них ссылку, чтобы материалы оставались доступными даже после того, как само письмо затеряется.
Управляйте клиентами, лидами и проектами в одной CRM
Начать работу
Разделите follow-up письма для участников и тех, кто пропустил
Участникам и тем, кто пропустил, нужны разные сообщения, потому что они находятся на разных этапах процесса принятия решений. Отправка одного и того же шаблонного сообщения обеим группам сводит на нет контекст, который у вас уже есть о том, кто проявил интерес, а кто нет. Разделение списка перед нажатием кнопки «Отправить» — это разница между follow-up письмом, которое кажется уместным, и письмом, которое выглядит как массовая рассылка.
Сообщение для участников
Тот, кто пришел вживую, уже знаком с материалом, поэтому его письмо должно углублять это взаимодействие. Сошлитесь на конкретный момент сессии, напрямую ответьте на любой заданный ими вопрос и укажите на один следующий шаг, например, на запись на консультационный звонок.
Сообщение для пропустивших
Зарегистрировавшимся, которые пропустили живую сессию, нужна запись на самом видном месте, а также простой способ вернуться, например, более короткое видео с итогами или возможность ответить на это письмо. Если вы используете теги CRM для отметки статуса посещаемости сразу после завершения вебинара, разделение этих двух списков будет происходить быстрее, чем ручной просмотр таблицы участников.
Добавьте один четкий призыв к действию (CTA)
Follow-up письмо после вебинара с тремя или четырьмя конкурирующими призывами обычно не конвертирует ни по одному из них. Выберите одно действие, соответствующее тому, где получатель находится в воронке покупателя: запись на звонок для того, кто задавал вопросы о ценах в прямом эфире, скачивание связанного руководства для более теплого лида или запуск пробной версии для того, кто уже сравнил варианты. Попытка сделать все три дела одновременно рассеивает внимание и затрудняет чтение письма.
Сделайте это единственное действие визуально очевидным — будь то заметная кнопка или четко выделенная ссылка, — чтобы следующий шаг был заметен даже при беглом чтении с телефона. Один удачно расположенный призыв к действию также дает вам более четкий сигнал для управления вашим отделом продаж, поскольку вы точно знаете, какое именно действие продвинуло лид вперед.
Автоматизируйте и отслеживайте свою цепочку follow-up писем
Ручная отправка отдельных писем участникам и тем, кто пропустил, отлично подходит для небольшого вебинара, но теряет актуальность, как только ваш список зарегистрировавшихся растет. Настройте триггер, который автоматически отправляет резюме всем, у кого есть тег участника, и запись тем, у кого есть тег пропустившего, так что правильное сообщение уйдет в течение первых 24 часов без вашего участия. Если вы хотите подробнее разобраться в настройке таких триггеров, постройте автоматизированную систему follow-up, которая берет сортировку на себя.
Как только последовательность писем запущена, отслеживайте количество открытий, показатели переходов по ссылкам на запись и показатели ответов для каждой версии письма. Если открытия у участников отстают от открытий тех, кто не пришел, протестируйте другую тему письма или сдвиньте время отправки на более раннее время дня. Многие фрилансеры используют почтовые автоматизации именно для того, чтобы сравнивать эти показатели бок о бок, а затем переносят выигравшую тему письма и время отправки в следующую цепочку писем после вебинара.
Как Bonsai помогает с письмами после вебинара
Проведение вебинара в Zoom уже дает вам фору в работе над последующими действиями, поскольку стенограммы встреч Zoom могут синхронизироваться с карточкой клиента в Bonsai CRM. Как только эта стенограмма попадает в качестве заметки к контакту, у вас появляется письменная запись того, о чем спрашивал или с чем взаимодействовал участник, и вам не нужно копаться в истории чата, чтобы написать персональное резюме.
Карточки клиентов и компаний в Bonsai поддерживают этапы сделок и отслеживание воронки, поэтому вы можете отметить зарегистрировавшихся как участников или не явившихся сразу после сессии и выстроить две цепочки сообщений на основе этой сегментации, а не вручную сортировать электронную таблицу. Фрилансер-консультант, который провел вебинар по ценообразованию для 60 человек, может пометить 18 человек, пришедших на живую встречу, как «участник, теплый лид», а затем отфильтровать эту группу перед отправкой письма с резюме, формулой ценообразования и результатами опроса. Группа не явившихся получает отдельную метку, поэтому сообщение с записью и резюме уходит на нужный список без необходимости вручную сверять имена.
История общения и заметки в карточке каждого клиента также могут облегчить поддержание диалога после отправки первого письма. Если не явившийся участник отвечает на вопрос, который не был затронут в резюме, этот диалог сохраняется в том же контакте рядом с исходной стенограммой Zoom, благодаря чему следующий сотрудник вашей команды (или вы сами три недели спустя) сможет увидеть полный контекст в одном месте, а не собирать его по крупицам из разных папок «Входящие».
Для реализации единого четкого призыва к действию этапы воронки в Bonsai предоставляют вам место для регистрации того, какое именно действие совершил лид — будь то запись на звонок или запрос коммерческого предложения. Перемещение контакта из статуса «участник вебинара» в статус «звонок назначен» после того, как он перешел по ссылке, помогает получить более четкое представление о том, какие последующие сообщения работают, чтобы при составлении писем для следующего вебинара опираться на данные, а не на догадки.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Как быстро нужно отправлять письма после вебинара?
Отправка писем после вебинара должна происходить в течение 24 часов после сессии, пока тема и ваша презентация все еще свежи в памяти получателя. Если ждать дольше, вы будете не продолжать уже теплую беседу, а заново знакомить человека с вебинаром. Сразу разделите рассылку на два направления: резюме для участников и ссылка на запись для тех, кто не пришел.
Небольшая цепочка подогревающих писем может следовать за первым письмом в течение следующей недели, чтобы поддерживать динамику. Такое распределение писем во времени позволяет не перегружать почтовый ящик получателя и при этом удерживать ценность вебинара на первом плане до того, как угаснет интерес.
Вопрос 2: Что должно входить в хорошее письмо после вебинара?
Хорошее письмо после вебинара включает персонализированную тему и приветствие, краткое резюме из двух-трех ключевых выводов и ответы на любые вопросы, которые не были рассмотрены в ходе живой сессии. В нем также должна быть ссылка на запись сессии по запросу и на любые ресурсы, упомянутые во время вебинара — желательно собранные в одном месте, к которому получатель сможет вернуться позже. Наконец, в нем требуется один четкий призыв к действию, а не несколько конкурирующих запросов.
Лаконичность резюме важна не менее того, что именно вы в него включаете. Фрилансер-консультант, подводящий итоги вебинара по ценообразованию, например, может осветить только формулу ценообразования, самое частое возражение и один результат опроса, а затем остановиться, чтобы письмо оставалось удобным для чтения с экрана телефона.
Вопрос 3: Как вежливо напомнить о себе участникам, которые не ответили?
Вежливое второе напоминание ссылается на что-то конкретное из оригинального вебинара, а не повторяет банальное «просто проверяю почту». Упомяните вывод, вопрос или ресурс, который наиболее актуален для данного получателя, и сделайте требуемое действие минимальным — например, попросите ответить на быстрый вопрос или выбрать время для короткого звонка. Это показывает, что письмо является продолжением первоначального разговора, а не холодным толчком.
Интервалы между сообщениями также имеют значение. Короткая цепочка подогревающих писем, отправленная в течение следующей недели, а не несколько писем подряд за короткое время, дает участникам возможность ответить без давления и поддерживает полезность контента вебинара, избегая повторов.
Вопрос 4: Чем письма-напоминания о вебинаре отличаются от писем после вебинара?
Письма-напоминания о вебинаре рассылаются до начала сессии, чтобы побудить зарегистрировавшихся прийти, обычно подтверждая дату, время и ссылку для доступа. Письма после вебинара отправляются после окончания сессии, подводя итоги для участников или делясь записью с теми, кто не пришел. Они выполняют противоположные роли на пути участника: одно стимулирует посещаемость, другое побуждает к действию после того, как контент уже был доставлен.
Поскольку цели различаются, содержание также отличается. Письмо-напоминание короткое и носит организационный характер, в то время как письмо после вебинара должно содержать резюме, ссылки на ресурсы и четкий следующий шаг, адаптированный под то, действительно ли получатель присутствовал на встрече.
Вопрос 5: Как Bonsai помогает с письмами после вебинара?
Bonsai by Zoom синхронизирует стенограммы встреч Zoom с карточкой клиента в Bonsai CRM, предоставляя вам письменный ориентир того, о чем спрашивал участник или с чем взаимодействовал при написании персонального резюме. Карточки клиентов в Bonsai также поддерживают этапы сделок и отслеживание воронки, поэтому вы можете пометить зарегистрировавшихся как участников или не явившихся сразу после сессии и создать отдельные цепочки сообщений на основе этой сегментации вместо того, чтобы сортировать электронную таблицу вручную.
История общения и заметки в карточке каждого контакта делают диалог видимым после отправки первого письма, поэтому ответ от не явившегося сохраняется рядом с исходной стенограммой. Перемещение контакта по этапам воронки, например, из статуса «участник вебинара» в статус «звонок назначен», также может помочь определить, какой именно призыв к действию помог добиться ответа.
Эффективные письма после вебинара своятся к правильному выбору времени, сегментации и одному четкому следующему шагу, отправляемым тогда, когда сессия все еще свежа в памяти участников и тех, кто не пришел. Правильное составление резюме и призыва к действию важнее любого шаблона, но именно скрытая от глаз система тегов и отслеживания делает этот процесс повторяемым от вебинара к вебинару. Bonsai by Zoom объединяет стенограммы встреч Zoom, теги CRM и этапы воронки в одной карточке контакта, благодаря чему описанная выше работа по отправке последующих писем помогает оптимизировать то, что в противном случае было бы ручной сортировкой.
