У предприятий много расходов, которые трудно отследить в деталях. К ним относятся неиспользуемые лицензии SaaS, которые накапливаются по мере изменения состава команд, и продления контрактов, которые наступают до того, как кто-либо проверит, соответствует ли договор тому, как продукт используется на самом деле. Та же проблема возникает с повторяющимися закупками, где зачастую проще заказать то, что покупалось в прошлый раз, чем корректировать объемы в соответствии с текущими потребностями или искать более выгодную цену.
Многие из этих задач стоит выполнять, но их трудно оправдать при ручном подходе. Мы хотели посмотреть, какую часть этой работы может взять на себя Grok Bot.
Grok Bot значительно упрощает настройку и использование агентов. Вы сообщаете или показываете боту, что хотите от него получить, предоставляете доступ к нужным инструментам и позволяете ему выполнять работу без необходимости проектировать рабочий процесс шаг за шагом.
Для закупок мы создали бота, которого ласково назвали Haggle Bot. Он анализирует наши расходы на поставщиков вместе с контрактами и данными об использовании, а затем использует рыночные цены и конкурентные предложения, чтобы найти способы экономии и подготовиться к переговорам. На данный момент он выявил более 100 000 долларов прямой экономии, проработал крупные продления SaaS-сервисов и применил тот же подход к повторяющимся закупкам, таким как офисные принадлежности.
Мы считаем, что Haggle Bot указывает на более широкую роль ботов внутри компании. Дайте боту четкую задачу и доступ к необходимым инструментам, и он сможет продолжать выполнять работу в рамках этой роли, не дожидаясь указаний по каждой отдельной задаче.
Закупки — подходящая задача для бота
Цель закупок — поддерживать бизнес и извлекать максимум из каждого доллара, потраченного на поставщиков. Многие существующие инструменты для закупок помогают в этом на уровне взаимодействия с поставщиками и управления контрактами.
Но большая часть самой важной работы по закупкам зависит от вопросов, которые эти системы не решают:
- Кто является владельцем этого?
- Зачем нам это нужно?
- Изучили ли мы альтернативы?
- Почему у нас есть X и Y, если они делают одно и то же?
- Почему наши расходы растут?
- У всех есть лицензия. Используют ли они ее?
Эти вопросы возникают часто, но в зависимости от стадии развития компании они могут не стоить того, чтобы отвечать на них вручную. Быстрорастущие компании часто теряют деньги, чтобы не тратить время на поиск ответов. Именно здесь бот может быть полезен.
Простое выражение намерения
Мы начали работу с Haggle Bot, описав задачу, которую хотели ему поручить. Его инструкция заключалась в том, чтобы изучить наши расходы на поставщиков и превратить эти знания в обоснованную экономию, при этом окончательные решения принимает человек.
Закупки
Текущий системный промпт Haggle Bot
Затем мы предоставили боту доступ к Slack, Notion, Drive, Gmail, Hex и Ramp. Haggle Bot использовал эти системы, чтобы составить рабочую карту примерно из 125 активных поставщиков.
Эта запись дала Haggle Bot достаточно контекста, чтобы принимать решения и продолжать работу без необходимости, чтобы человек прописывал каждый следующий шаг. Мы также определили, где Haggle Bot должен остановиться и вернуть управление. Мы позволили ему самостоятельно заниматься внутренними исследованиями и координацией, но требовали явного одобрения для расходования денег, принятия условий или отправки чего-либо поставщику.
Поиск неиспользуемых лицензий SaaS
Простым началом стал аудит расходов на SaaS. Haggle Bot запросил у нашей ИТ-команды данные о назначенных лицензиях и датах последнего использования, а затем сравнил их с тем, за что мы платили. Для одного продукта он нашел 43 платные лицензии, по которым не было активности в течение последних 90 дней, и отправил список на проверку и понижение тарифа. Это принесло экономию в 14 220 долларов.
Мы применили тот же подход к другому SaaS-продукту, и Haggle Bot нашел неиспользуемые SKU на сумму 85 662 доллара в год. Поскольку продукт оплачивался помесячно, эти сокращения немедленно уменьшили расходы.
Одна вещь, которую мы заметили в этих аудитах SaaS, — это то, как часто Haggle Bot делал следующий шаг без просьбы. В одном случае Haggle Bot нужно было выяснить, кто владеет отношениями и каковы наши планы в отношении поставщика. Он начал с владельцев, указанных в Ramp, написал им и следовал за каждой передачей ответственности, пока не дошел до инженеров, обладающих нужным контекстом для принятия решения. Вместо того чтобы остановиться, когда первый ответ был неполным, он определил, какая дополнительная информация ему нужна, а затем активно ее искал.
Переговоры о продлении SaaS
Когда подошло время продления SaaS, мы попросили Haggle Bot просмотреть предложение и изучить альтернативы. Haggle Bot сравнил предложение о продлении с нашими текущими годовыми расходами и рекомендовал отказаться от вариантов, которые добавляли лицензии сверх подтвержденного использования.
Затем он оценил надежные альтернативы по сравнению с нашим текущим объемом использования и использовал эти сравнения вместе с данными о текущем использовании, чтобы определить, где у нас есть рычаги для переговоров.
После этого Haggle Bot проработал условия переговоров и подготовил черновик ответа для нашего редактирования. Мы установили минимальные объемы, которые хотели сохранить, и одобрили отправку. Haggle Bot сделал первое предложение, установив внутреннюю целевую цену, до которой мы были готовы подняться.
Каждую пятницу наша офисная команда заказывает технику, закуски и гигиенические принадлежности для следующей группы новых сотрудников. Мы используем другого бота для размещения этого заказа, которого называем «Amazon Bot». Он вошел в нашу корпоративную учетную запись и может работать через Gmail, Ramp, Google Sheets, Rippling и Vercel, чтобы понимать численность персонала и план офиса.
Вместо того чтобы рассматривать это как фиксированный заказ на Amazon, мы дали Haggle Bot задачу искать варианты для еженедельного заказа. Haggle Bot видит, как быстро расходуются припасы, схему рассадки для каждого здания, а также предложения и корзины из последних четырех заказов. На основе этого он создает редактируемую таблицу Google Sheet, где офисные операторы могут изменить количество новых сотрудников и увидеть объемы, необходимые для каждого набора новичка.
Затем Haggle Bot ищет товары на Amazon, Costco, Uline и Walmart. Если он не может найти тот же товар дешевле, он может поискать аналог от другого бренда, а затем собрать сравнения в таблицу для проверки.
Затем он составляет черновик письма нашему представителю по закупкам Amazon с ценами конкурентов на тот же день и просит снизить цены на определенные позиции в рамках нашей программы бизнес-скидок.
Как только цены согласованы, Haggle Bot делегирует заказ обратно Amazon Bot для отправки. В одном из случаев этот процесс позволил сократить заказ на технику с 14 629 до 6 143 долларов, что составило снижение на 58%.
Где Haggle Bot наиболее полезен
Haggle Bot показывает, сколько работы можно выполнить за простым выражением намерения. Как только у бота есть цель и доступ для ее достижения, он может продолжать прогрессировать в разных системах без дополнительного вмешательства.
Haggle Bot также помог нам увидеть, где боты естественным образом вписываются в рабочий процесс, а где им нужно больше руководства. Большая часть работы по закупкам зависит от здравого смысла в том, как общаться с поставщиками, и мы до сих пор пересматриваем его письма, чтобы откалибровать тон и убедиться, что мы предоставляем поставщикам нужный уровень информации.
Haggle Bot заставил нас заинтересоваться тем, что могут делать боты, когда они продолжают работать над одной и той же задачей в течение долгого времени. Приведенные выше примеры взяты из короткого периода, но многие сигналы, на которые стоит реагировать, проявляются постепенно по мере изменения расходов и использования. В течение следующего года мы ожидаем, что Haggle Bot будет находить больше такой работы самостоятельно и продвигаться дальше, прежде чем человеку потребуется вмешаться.
Вы можете скопировать и импортировать Haggle Bot прямо сейчас в Bot Marketplace.
Присоединяйтесь к Grok Bot для Enterprise waitlist.
