По мере роста бизнеса в сфере электронной коммерции запасы не всегда аккуратно помещаются в один склад, один канал продаж или один рабочий процесс выполнения заказов. Некоторые товары могут храниться во втором месте. Поставщик может выполнять определенные заказы напрямую. 3PL-оператор может обрабатывать часть каталога. Или же запасы могут вообще не покидать здание, но бизнесу все равно нужен способ разделить товары для подписчиков, оптовых заказов или другого приоритетного рабочего процесса. Именно здесь на помощь приходит виртуальный склад.
Виртуальный склад дает компаниям электронной коммерции возможность разделять запасы или операции по выполнению заказов внутри своей операционной системы без необходимости создания еще одного физического места хранения. Это помогает командам понять не только то, сколько у них запасов, но и где они находятся, для кого предназначены и как они должны перемещаться в процессе выполнения заказа.
Что такое виртуальный склад?
Виртуальный склад — это логическое место хранения запасов или выполнения заказов, созданное внутри операционной системы электронной коммерции. Оно может соответствовать реальному складу, но не обязательно должно представлять собой отдельное здание.
Вместо этого компании могут использовать виртуальные склады для организации запасов в соответствии со спецификой своей работы. Один виртуальный склад может представлять физический центр выполнения заказов, в то время как другой представляет запасы, удерживаемые поставщиком или 3PL-оператором. Компания также может использовать виртуальный склад для разделения запасов, предназначенных для подписок, оптовых клиентов, определенного канала продаж или другого рабочего процесса выполнения заказов. Это различие важно, потому что запасы не всегда разделяются по географическому признаку.
Два товара могут лежать на одной полке, но принадлежать к разным группам запасов или выполнения заказов внутри системы. В таком случае виртуальный склад помогает ответить на другой вопрос. Вместо того чтобы просто спрашивать: «Где находится этот товар?», бизнесу может потребоваться узнать: «Для чего доступны эти запасы?»
Виртуальные склады против физических складов
Физический склад — это реальное место, где запасы принимаются, хранятся, отбираются, упаковываются и отправляются. Виртуальный склад — это способ представления запасов или деятельности по выполнению заказов внутри программного обеспечения.
Иногда они совпадают напрямую. Компания со складами в Остине и Далласе может создать отдельный склад в своей системе для каждого физического местоположения, чтобы независимо отслеживать запасы. В других случаях разделение носит исключительно операционный характер.
Представьте себе компанию электронной коммерции, которая хранит 100 единиц одного и того же товара в одном здании. Семьдесят единиц доступны для обычных заказов, а 30 предназначены для предстоящих отправок по подписке. Физически все 100 единиц могут находиться на одном складе. Однако операционно компания может не хотеть рассматривать все 100 единиц как свободно доступные запасы.
Виртуальный склад может предоставить способ разделения этих пулов запасов без необходимости создания еще одного объекта.
Почему компании электронной коммерции используют виртуальные склады
Потребность в виртуальных складах обычно возникает по мере усложнения операций. Когда каждый товар хранится в одном месте и каждый заказ следует по одному пути, одного склада может быть достаточно. По мере того как бизнес добавляет каналы, поставщиков, партнеров по выполнению заказов, программы подписки или дополнительные локации, одна цифра запасов перестает отражать полную картину.
Компания может знать, что у нее в целом есть 500 единиц товара, но это не обязательно означает, что все 500 единиц доступны для каждого клиента или рабочего процесса выполнения заказов. Некоторые могут храниться в другом месте. Другие могут принадлежать 3PL-оператору. Некоторые могут быть зарезервированы для оптовых заказов. Некоторые должны оставаться доступными для клиентов по подписке, чьи регулярные заказы вот-вот будут обработаны.
Виртуальные склады дают бизнесу еще один способ организовать эти различия, сохраняя при этом более четкое представление о доступности запасов.
Это становится все более полезным в рамках более широкого процесса управления запасами в электронной коммерции. Точный подсчет запасов важен, но растущему бизнесу также может потребоваться понимать, какие запасы доступны для какой части операций.
Использование виртуальных складов для подписок и приоритетных заказов
Бизнес по подписке служит хорошим примером того, почему виртуальному складу не всегда нужно представлять другое физическое местоположение. Рассмотрим бизнес, который предоставляет клиентам по подписке приоритетную доставку. Такие клиенты ожидают, что их регулярные заказы будут выполняться стабильно, поэтому бизнес может захотеть убедиться, что запасы остаются доступными, когда эти заказы готовы к обработке. Товары все еще могут храниться вместе с обычными запасами на том же складе. Разница заключается в том, как бизнес хочет к ним относиться.
Разделив запасы по подписке на виртуальный склад или логическое место хранения, компания может создать более четкое различие между товарами, предназначенными для постоянных клиентов, и товарами, доступными для стандартных заказов.
Это может помочь ответить на такие вопросы, как сколько запасов доступно для предстоящих подписок, достаточно ли зарезервировано товаров и сколько осталось доступным для всех остальных.
Это также может поддержать приоритетный рабочий процесс выполнения заказов. Заказы по подписке могут нуждаться в выявлении или обработке раньше стандартных заказов, даже если они отбираются на том же физическом предприятии.
В этом случае виртуальный склад меньше связан с тем, где лежат запасы, и больше с тем, как бизнес хочет обрабатывать эти запасы.
Разделение запасов без их перемещения
Подписки — это лишь один из примеров.
Компания может захотеть разделить запасы для оптовых клиентов, оставив при этом другое количество доступным для заказов напрямую для потребителей. Запасы для маркетплейсов может потребоваться обрабатывать иначе, чем запасы, продаваемые через собственный веб-сайт компании. Часть запасов может быть зарезервирована для повторных заказов, предзаказов или другого специального процесса выполнения.
Без такого разделения запасы могут казаться доступными даже тогда, когда у бизнеса уже есть планы на них.
Предположим, у компании есть 200 единиц в наличии, и она знает, что 75 понадобятся для продления подписок на следующей неделе. Если все 200 отображаются как неограниченные запасы, другой канал может использовать эти единицы до того, как заказы по подписке будут обработаны. Структура виртуального склада может помочь создать более четкие границы между этими пулами запасов.
Это не заменяет хорошее прогнозирование запасов, точки перезаказа или страховой запас. Вместо этого это дает бизнесу еще один уровень видимости того, как существующие запасы распределяются по операциям.
Как виртуальные склады связаны с выполнением заказов
Как только запасы разделены между складами, локациями или рабочими процессами выполнения, следующий вопрос заключается в том, что происходит при поступлении заказа. Бизнес может определить, доступны ли запасы для этого клиента, какая локация должна выполнить заказ, должен ли поставщик обработать его или заказ должен получить приоритетное обслуживание.
Для компании, которая осуществляет отгрузку всего из одного склада, такие решения могут приниматься практически автоматически. При наличии нескольких мест хранения или каналов выполнения заказов может потребоваться учесть больше факторов.
Один товар может быть доступен на главном складе и у 3PL-оператора. Другой может поставляться только через поставщика. Часть запасов может быть зарезервирована для подписок. Заказ, содержащий несколько товаров, может даже потребовать комплектации из нескольких источников. Именно здесь структура склада начинает связывать управление запасами с маршрутизацией заказов.
Склад больше не является просто местом, где хранятся запасы. Он становится частью процесса принятия решений о том, как заказ проходит через этапы выполнения.
Виртуальные склады для поставщиков, дропшиппинга и 3PL-операторов
Виртуальные склады также могут помочь учесть запасы, которые физически не находятся под контролем продавца. Например, в рабочем процессе дропшиппинга интернет-магазин получает заказ, в то время как поставщик хранит и отгружает товар. Запасы этого поставщика могут потребовать изоляции от товаров, которые бизнес обрабатывает собственными силами.
Аналогичная ситуация возникает с провайдерами сторонней логистики (3PL). Запасы могут принадлежать интернет-магазину, но физически находиться на территории 3PL. Раздельное представление этих источников выполнения заказов позволяет команде получить более четкое представление о том, где доступны запасы и кто несет ответственность за отправку заказа.
Это становится особенно полезным, когда бизнес одновременно использует несколько методов выполнения заказов. Некоторые товары могут отправляться силами компании, некоторые — от поставщика, а другие — через 3PL. Если рассматривать все эти запасы так, будто они находятся в одном месте, понять логистику процессов может стать значительно сложнее.
Связь виртуальных складов с управлением запасами
Виртуальные склады не функционируют изолированно от остального процесса работы с запасами. Если склад представляет собой физическое местоположение, товары должны поступать именно туда. Если 50 единиц товара прибывают на один объект, но регистрируются под другим складом, общий объем запасов может выглядеть корректно, хотя количество на уровне конкретной локации окажется неверным. Это может создать проблемы в дальнейшем, когда кто-то попытается выполнить заказ из запасов, которых физически там нет.
Четкий процесс приемки товаров помогает поддерживать точность учета по локациям с момента прибытия продукции.
Такая же связь прослеживается и в закупках. Заказ на закупку сообщает команде, что было заказано, каков ожидаемый объем и какой поставщик его предоставляет. Когда задействовано несколько складов, пункт назначения таких поступающих запасов становится еще одним важным элементом закупочного процесса.
Видимость запасов на уровне локаций также помогает предотвращать дефицит товаров. Товар может отсутствовать в одной точке, в то время как запасы остаются в другой, либо суммарный объем запасов может создавать впечатление, что товар доступен в большем объеме, чем это есть на самом деле для конкретного рабочего процесса.
Чем сложнее становится деятельность компании, тем полезнее знать не просто общее количество запасов, а то, как они распределены и для чего доступны.
Когда виртуальный склад имеет смысл?
Виртуальный склад полезен тогда, когда для разделения запасов или процессов выполнения заказов существуют реальные операционные причины.
Это может касаться бизнесов, которые:
- Резервируют запасы для подписчиков или приоритетных клиентов
- Хранят оптовые запасы и запасы для прямых продаж раздельно
- Ведут деятельность из нескольких физических локаций
- Пользуются услугами 3PL для части своих отгрузок
- Используют поставщиков или дропшипперов для выполнения заказов по определенным товарам
- Нуждаются в разных пулах запасов для разных каналов продаж
- Используют различные рабочие процессы выполнения для разных товаров или заказов
Не каждому интернет-магазину требуется такая дополнительная структура.
Если все запасы хранятся в одном месте, каждая единица доступна любому клиенту, а каждый заказ проходит один и тот же процесс обработки, одного склада может быть вполне достаточно. Добавление лишних виртуальных локаций без веских оснований может увеличить сложность вместо того, чтобы снизить ее.
Цель состоит не в том, чтобы насоздавать складов внутри программного обеспечения, а в том, чтобы система отражала реальные бизнес-процессы компании.
Виртуальные склады и управление складскими запасами
Виртуальные склады и физическое управление складом охватывают разные аспекты одного и того же процесса. Управление складом связано с повседневным перемещением товаров на физическом объекте, включая приемку, размещение, инвентаризацию, комплектацию, упаковку и отгрузку.
Виртуальные склады добавляют еще один уровень, помогая определить, как именно распределены обязанности по управлению запасами и выполнению заказов в масштабах всего бизнеса.
Внутри физического склада может возникать вопрос: «Где на полке находится этот товар?»
На операционном уровне вопрос может звучать иначе: «К какому пулу запасов принадлежит этот товар и какие заказы должны иметь к нему доступ?»
Растящим свой бизнес интернет-магазинам со временем может потребоваться отвечать на оба этих вопроса.
Управление складскими процессами с помощью Ordoro
По мере усложнения операций в электронной коммерции складские локации начинают связывать воедино несколько этапов рабочего процесса.
Запасы необходимо привязывать к правильной локации. Заказы должны поступать в нужный источник выполнения. Поступающие товары должны приниматься корректно. А когда отправка готова к выходу, правильный адрес отправления (Ship From) становится частью процесса доставки.
Ordoro помогает интернет-магазинам управлять запасами, заказами, закупками, складами и доставкой в рамках единого связанного рабочего процесса. Эта связь становится особенно важной, когда у бизнеса больше нет простого ответа на вопрос: «Откуда отправляется этот заказ?»
В следующей части нашей серии мы рассмотрим другой аспект этого решения: сравнение тарифов доставки, услуг и вариантов получения перед тем, как выбрать способ отправки заказа.
Часто задаваемые вопросы о виртуальных складах
Что такое виртуальный склад в электронной коммерции?
Виртуальный склад — это логическая локация запасов или выполнения заказов внутри операционной системы интернет-магазина. Она может представлять физический склад, поставщика, 3PL-оператора, канал продаж, группу клиентов или иной рабочий процесс обработки запасов.
Должен ли виртуальный склад быть физической локацией?
Нет. Запасы, закрепленные за разными виртуальными складами, по-прежнему могут храниться на одном и том же физическом объекте. Склад может использоваться для логического разделения запасов, а не географического.
Можно ли использовать виртуальный склад для товаров по подписке?
Да. Бизнес может использовать виртуальный склад или аналогичную логическую структуру запасов для разделения товаров, предназначенных для клиентов по подписке, включая ситуации, когда такие клиенты получают приоритетное обслуживание.
Могут ли виртуальные склады помочь в резервировании запасов?
Виртуальный склад помогает изолировать запасы, предназначенные для определенной группы клиентов, канала или рабочего процесса. Конкретный способ резервирования или распределения запасов будет зависеть от используемой системы.
Можно ли представить поставщика или 3PL в виде виртуального склада?
Да, в зависимости от системы управления операциями электронной коммерции. Отдельные местоположения складов могут использоваться для представления запасов, хранящихся или обрабатываемых поставщиками, дропшипперами или партмя по 3PL.
В чем разница между виртуальным складом и физическим складом?
Физический склад — это реальный объект, где хранятся товары и обрабатываются заказы. Виртуальный склад — это логическое местоположение внутри программной системы. Оно может соответствовать физическому объекту, но также может представлять другое разделение запасов или фулфилмента.
Как виртуальные склады влияют на доставку?
Когда местоположения складов представляют разные физические пункты отправки, то место, откуда отправляется заказ, может влиять на услуги перевозчиков, сроки доставки и тарифы на доставку. Виртуальный склад, используемый только для разделения внутреннего рабочего процесса, все равно может осуществлять отправку из того же физического пункта.
Знайте, что у вас есть и как это должно использоваться
Управление запасами начинается со знания того, что у вас есть. По мере роста операций электронной коммерции бизнесу часто требуется больше контекста, чем может предоставить одно число запасов. Ему также может понадобиться знать, где находятся запасы, для каких клиентов они предназначены, кто отвечает за их обработку и какие заказы должны иметь приоритет.
Виртуальный склад может помочь упорядочить эти различия без необходимости возводить другое здание или физически разделять каждый товар.
Иногда он представляет склад на другом конце страны. Иногда он представляет запасы, удерживаемые поставщиком или 3PL-оператором. А иногда товары остаются ровно там, где они есть, в то время как виртуальный склад помогает бизнесу управлять ими по-другому. Это делает виртуальные склады частью более широкого рабочего процесса операций электронной коммерции, объединяющего запасы, фулфилмент и доставку.
Готовы объединить рабочие процессы управления запасами и фулфилмента? Начните бесплатную пробную версию Ordoro и посмотрите, как взаимосвязанные операции электронной коммерции могут помочь поддерживать бесперебойную обработку заказов.
