Успешное внедрение Microsoft 365 Copilot зависит от безопасной и регламентированной информационной базы. Организациям необходимо выявлять надежные данные, применять правильные элементы управления и обеспечивать доступ ИИ к точным, релевантным и должным образом защищенным материалам.
Отраслевые исследования и беседы с клиентами показывают, что развертывание Microsoft 365 Copilot во многих организациях занимает больше времени, поскольку они оценивают готовность разрешений, управления информацией и безопасности контента. Опасения по поводу того, что Copilot может выдавать ответы на основе устаревшей информации или предоставлять избыточный доступ, побуждают организации пересматривать подходы к защите, поддержке и совместному использованию данных. Рекомендации Microsoft подчеркивают важность решения проблем избыточного доступа, разрешений и защиты информации при подготовке организаций к внедрению Copilot.
Эти опасения понятны, но проблему часто понимают неправильно. Microsoft 365 Copilot operates within the Microsoft trust boundary and respects existing identity, access, security, and compliance controls. Он формирует ответы на основе информации, к которой у пользователя есть право доступа. Это делает зрелость управления, практики совместного использования, безопасность контента и информационную готовность основой для успешного внедрения.
Copilot не обходит средства безопасности Microsoft. Он может выявить области, в которых практики управления информацией и средства контроля доступа нуждаются в улучшении до того, как организации масштабируют ИИ.
Настоящая проблема готовности к ИИ, скрывающаяся за проблемой избыточного доступа Copilot
Годами организации накапливали контент в SharePoint, Teams, OneDrive, файловых хранилищах, электронной почте и бизнес-приложениях. Огромные объемы контента часто сопровождаются широкими правами доступа, несогласованными средствами контроля доступа, устаревшими документами, дубликатами, отсутствием ответственных лиц, анонимными ссылками и информацией, хранящейся без соответствующей бизнес-классификации.
До появления генеративного ИИ многие из этих проблем были скрыты из-за фрагментированности хранилищ и ограниченных возможностей поиска. Доступ на естественном языке с помощью Copilot меняет ситуацию. Когда люди могут задать вопрос Copilot вместо просматривания папок, информацию, которую было трудно найти, становится проще обнаружить и использовать, но иногда эту информацию не планировалось делать доступной, так как изначально она не управлялась должным образом.
Copilot побуждает организации столкнуться с годами накопленного контента и неравномерными практиками управления. Стратегическая проблема заключается не только в устаревшей информации или избыточном доступе. Вопрос в том, являются ли практики управления информацией достаточно зрелыми для поддержки ИИ в масштабах всей компании.
Готовность к ИИ начинается с управления информацией
Многие организации подходят к готовности к ИИ как к проекту по развертыванию технологий. На практике успех зависит не только от разрешений. Организациям необходимы четкая ответственность, средства контроля информации и процессы, обеспечивающие точность, актуальность и надлежащее управление важной информацией.
Microsoft guidance frames oversharing remediation, enforceable guardrails, and regulatory requirements as core parts of a secure and governed Copilot foundation. Он также направляет организации к Microsoft Purview для оценки рисков избыточного доступа и принятия корректирующих мер.
Цель состоит не в том, чтобы управлять каждым документом одинаковым образом. Приоритет заключается в выявлении информации высокой ценности и высокого риска и применении соответствующих средств контроля. Договоры, записи о качестве, клиентская документация, стандартные операционные процедуры, инженерные документы и регулируемый контент часто требуют более строгого управления ответственностью, защиты и управления жизненным циклом, чем общий контент для совместной работы.
«Готовность к ИИ — это в конечном итоге информационная готовность. Организации, которые инвестируют в передовые методы управления документами для контроля управления, разрешений, качества и актуальности контента, имеют больше возможностей для предоставления надежных возможностей ИИ в масштабе компании». Иэн Стори (Ian Story), главный архитектор, OneDrive & SharePoint, Microsoft
«Готовность к ИИ — это в конечном итоге информационная готовность. Организации, которые инвестируют в передовые методы управления документами для контроля управления, разрешений, качества и актуальности контента, имеют больше возможностей для предоставления надежных возможностей ИИ в масштабе компании».
Иэн Стори (Ian Story), главный архитектор, OneDrive & SharePoint, Microsoft
Почему одних разрешений недостаточно
Разрешения определяют, к чему пользователи могут получить доступ. Бизнес-контекст помогает организациям определить, какая информация должна быть надежной, защищенной, храниться и предоставляться для работы на базе ИИ путем разъяснения ее назначения, ответственности и актуальности для бизнеса.
Договор, запись о качестве, файл клиента, инженерный документ или нормативная документация несут в себе бизнес-смысл, который путь к папке сам по себе выразить не может. Связывание контента с процессами, обязательствами и записями, которые он поддерживает, позволяет принимать более точные решения о классификации, хранении, проверке и доступе.
Этот дополнительный контекст помогает гарантировать, что ИИ опирается на информацию, которая является релевантной, надежной и соответствует бизнес-требованиям.
Как Microsoft и M-Files работают вместе
Microsoft предоставляет надежную основу для совместной работы, безопасности контента, управления, соответствия требованиям и ИИ с помощью Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Purview, Microsoft Defender и Microsoft 365 Copilot. Руководство Microsoft по управлению рекомендует выявлять потенциально чрезмерно открытые данные, устранять проблемы с доступом, применять защитные механизмы и поддерживать средства контроля регуляторных требований и соответствия.
M-Files расширяет возможности Microsoft 365 с помощью интеллектуальных функций управления документами, помогая организациям управлять важной бизнес-информацией посредством метаданных, автоматизации рабочих процессов, управления записями и средств контроля информации.
Этот взаимодополняющий подход помогает организациям повысить готовность к ИИ, продолжая использовать встроенные в Microsoft средства безопасности, соответствия требованиям, совместной работы и ИИ. Для клиентов, использующих хранилище Microsoft 365 (SharePoint Embedded), контент остается в среде Microsoft 365 клиента, в то время как M-Files предоставляет метаданные, рабочие процессы, разрешения и средства управления.
Для повышения готовности к ИИ и подготовки к работе с агентами M-Files может обеспечить:
- Классификацию на основе метаданных для стратегического бизнес-контента
- Контекстно-зависимые разрешения и решения о доступе
- Четкую подотчетность за бизнес-информацию
- Автоматизацию документооборота для проверок, утверждений и элементов управления
- Управление записями и элементами управления жизненным циклом
- Взаимосвязь между документами и клиентами, проектами, договорами и поддерживаемыми ими процессами
Организации, которые сегодня обеспечивают четкую подотчетность, информационный контроль и стандарты качества контента, будут лучше подготовлены к появлению завтрашних ИИ-агентов и возможностей. По мере того как ИИ получает более широкий доступ к корпоративной информации, успех все больше зависит от того, является ли эта информация точной, актуальной, должным образом защищенной и связанной с поддерживаемыми ею бизнес-процессами.
Готовность к работе с агентами опирается на готовность к ИИ. Прежде чем организации смогут безопасно развертывать ИИ-агентов, которые рекомендуют действия, автоматизируют работу или участвуют в бизнес-процессах, им необходимо предоставить ИИ, который питает этих агентов, надежную, регламентированную и богатую контекстом информацию.
Контрольный список готовности к внедрению ИИ и агентов
- Проверка разрешений и элементов управления совместным использованием. Проанализируйте доступ в SharePoint, Teams, OneDrive и других расположениях Microsoft 365. Выявите сайты с широким доступом, анонимные ссылки, устаревшие группы и контент, доступный бóльшему количеству людей, чем требуется для бизнеса.
Проверка разрешений и элементов управления совместным использованием
Проанализируйте доступ в SharePoint, Teams, OneDrive и других расположениях Microsoft 365. Выявите сайты с широким доступом, анонимные ссылки, устаревшие группы и контент, доступный бóльшему количеству людей, чем требуется для бизнеса.
- Идентификация конфиденциального и критически важного для бизнеса контента. Выполните инвентаризацию контента, который имеет наибольшую ценность или несет в себе наибольшие риски для бизнеса, включая контракты, записи клиентов, финансовую информацию, интеллектуальную собственность, записи по качеству, инженерную документацию, стандартные операционные процедуры и регулируемый контент. Не весь контент требует одинакового уровня управления информацией.
Идентификация конфиденциального и критически важного для бизнеса контента
Выполните инвентаризацию контента, который имеет наибольшую ценность или несет в себе наибольшие риски для бизнеса, включая контракты, записи клиентов, финансовую информацию, интеллектуальную собственность, записи по качеству, инженерную документацию, стандартные операционные процедуры и регулируемый контент. Не весь контент требует одинакового уровня управления информацией.
- Связывание информации с бизнес-процессами. Определите, что представляет собой контент, почему он важен, кто является его владельцем, какой бизнес-процесс он поддерживает и какие политики к нему применяются. Связывание информации с бизнес-процессами улучшает возможности обнаружения, подотчетность и готовность к внедрению ИИ.
Связывание информации с бизнес-процессами
Определите, что представляет собой контент, почему он важен, кто является его владельцем, какой бизнес-процесс он поддерживает и какие политики к нему применяются. Связывание информации с бизнес-процессами улучшает возможности обнаружения, подотчетность и готовность к внедрению ИИ.
- Усиление управления жизненным циклом и контроля. Применяйте классификацию на основе метаданных, управление жизненным циклом, хранение, элементы управления утверждением, проверяемость и периодические проверки доступа. Эффективное управление ИИ носит непрерывный характер. Оно должно учитывать создание, использование, проверку и уничтожение контента, а также изменения владельца или уровня конфиденциальности.
Усиление управления жизненным циклом и контроля
Применяйте классификацию на основе метаданных, управление жизненным циклом, хранение, элементы управления утверждением, проверяемость и периодические проверки доступа. Эффективное управление ИИ носит непрерывный характер. Оно должно учитывать создание, использование, проверку и уничтожение контента, а также изменения владельца или уровня конфиденциальности.
- Проверка основы перед масштабированием ИИ. Протестируйте репрезентативные варианты использования Copilot с участием заинтересованных лиц из отделов безопасности, управления, юридического отдела, отдела соответствия требованиям и бизнес-подразделений. Убедитесь, что разрешения работают должным образом, конфиденциальный контент защищен, а надежную информацию можно легко обнаружить.
Проверка основы перед масштабированием ИИ
Протестируйте репрезентативные варианты использования Copilot с участием заинтересованных лиц из отделов безопасности, управления, юридического отдела, отдела соответствия требованиям и бизнес-подразделений. Убедитесь, что разрешения работают должным образом, конфиденциальный контент защищен, а надежную информацию можно легко обнаружить.
Цель — не меньше ИИ. Цель — лучше управляемый ИИ.
По мере перехода организаций от экспериментов с ИИ к его масштабному внедрению успех все больше зависит от качества, безопасности и управления информацией, которая лежит в основе работы этих инструментов.
Microsoft предоставляет надежную основу для идентификации, безопасности, соответствия требованиям, совместной работы и ИИ. M-Files расширяет эту основу, помогая организациям устанавливать права владения, автоматизировать контроль информации и управлять контентом на протяжении всего его жизненного цикла.
Надежный ИИ зависит от информации, которая является точной, хорошо управляемой, должным образом защищенной и релевантной выполняемой работе. Организации, которые укрепят эти основы сегодня, будут иметь лучшие возможности для ускорения внедрения Microsoft 365 Copilot, поддержки агентов ИИ и извлечения большей выгоды из своих инвестиций в Microsoft.
