Успешное внедрение Microsoft 365 Copilot зависит от наличия безопасной и управляемой информационной базы. Организациям необходимо идентифицировать доверенную информацию, применить соответствующие средства контроля и обеспечить доступ ИИ к точному, актуальному и должным образом регулируемому контенту.
Отраслевые исследования и общение с клиентами показывают, что внедрение Microsoft 365 Copilot во многих организациях затягивается, так как они оценивают права доступа, управление информацией и готовность системы безопасности контента. Опасения по поводу того, что Copilot может отвечать на основе устаревшей информации или предоставлять доступ к избыточным данным, заставляют организации пересматривать способы защиты, ведения и обмена информацией. Рекомендации Microsoft подчеркивают важность решения проблем избыточного обмена данными, прав доступа и защиты информации при подготовке к внедрению Copilot.
Например, в одном отраслевом опросе сообщалось, что 66% предприятий отложили или пересмотрели планы по внедрению Copilot из-за опасений, связанных с доступом к конфиденциальной информации.
Эти опасения понятны, но проблему часто понимают неверно. Microsoft 365 Copilot работает в пределах границы доверия Microsoft и соблюдает существующие средства контроля идентификации, доступа, безопасности и соответствия требованиям. Он основывает свои ответы на информации, к которой пользователь имеет право доступа. Это делает зрелость управления, практики обмена данными, безопасность контента и информационную готовность основой для успешного внедрения.
Copilot не обходит средства безопасности Microsoft. Он может выявить области, где практики управления информацией и контроля доступа требуют улучшения, прежде чем организации масштабируют использование ИИ.
Настоящая проблема готовности к ИИ, скрывающаяся за избыточным обменом данными в Copilot
Годами организации накапливали контент в SharePoint, Teams, OneDrive, общих файловых ресурсах, электронной почте и бизнес-приложениях. Огромные объемы контента часто сопровождаются широкими правами доступа, несогласованными средствами контроля, устаревшими документами, дубликатами, отсутствием владельцев, анонимными ссылками и информацией, хранящейся без надлежащей бизнес-классификации.
До появления генеративного ИИ многие из этих проблем были скрыты из-за разрозненности репозиториев и ограниченных возможностей поиска. Доступ на естественном языке с помощью Copilot меняет ситуацию. Когда люди могут задать вопрос Copilot вместо того, чтобы просматривать папки, информацию, которую было трудно найти, становится легче обнаружить и использовать, но иногда эта информация не предназначалась для обнаружения, так как изначально не управлялась должным образом.
Copilot побуждает организации столкнуться с годами накопленного контента и неравномерными практиками управления. Стратегическая проблема заключается не только в устаревшей информации или избыточном обмене данными. Вопрос в том, достаточно ли зрелы практики управления информацией, чтобы поддерживать ИИ в масштабах всей организации.
Готовность к ИИ начинается с управления информацией
Многие организации подходят к готовности к ИИ как к проекту по развертыванию технологий. На практике успех зависит от большего, чем просто права доступа. Организациям нужны четкое распределение ответственности, средства контроля информации и процессы, гарантирующие, что важная информация остается точной, актуальной и должным образом управляемой.
Рекомендации Microsoft определяют устранение избыточного обмена данными, внедрение принудительных защитных барьеров и соблюдение нормативных требований как ключевые элементы безопасной и управляемой основы для Copilot. Также организациям рекомендуется использовать Microsoft Purview для оценки рисков избыточного обмена данными и принятия корректирующих мер.
Цель состоит не в том, чтобы управлять каждым документом одинаково. Приоритет — идентифицировать ценную и высокорисковую информацию и применить соответствующие средства контроля. Контракты, записи о качестве, клиентская документация, стандартные операционные процедуры, инженерная документация и регулируемый контент часто требуют более строгого контроля владения, защиты и управления жизненным циклом, чем обычный контент для совместной работы.
«Готовность к ИИ — это, в конечном счете, готовность информации. Организации, которые инвестируют в лучшие практики управления документами для контроля управления, прав доступа, качества и актуальности контента, лучше подготовлены к предоставлению доверенных ИИ-решений в масштабе». Иэн Стори, главный архитектор, OneDrive и SharePoint, Microsoft
«Готовность к ИИ — это, в конечном счете, готовность информации. Организации, которые инвестируют в лучшие практики управления документами для контроля управления, прав доступа, качества и актуальности контента, лучше подготовлены к предоставлению доверенных ИИ-решений в масштабе».
Иэн Стори, главный архитектор, OneDrive и SharePoint, Microsoft
Почему одних прав доступа недостаточно
Права доступа определяют, к чему пользователи могут получить доступ. Бизнес-контекст помогает организациям определить, какой информации следует доверять, какую защищать, хранить и предоставлять для работы с ИИ, проясняя ее назначение, принадлежность и бизнес-значимость.
Контракт, запись о качестве, файл клиента, инженерный документ или нормативная документация несут бизнес-смысл, который невозможно выразить только путем к папке. Связывание контента с процессами, обязательствами и записями, которые он поддерживает, позволяет принимать более точные решения о классификации, хранении, проверке и доступе.
Этот дополнительный контекст помогает гарантировать, что ИИ опирается на информацию, которая является релевантной, надежной и соответствует бизнес-требованиям.
Как Microsoft и M-Files работают вместе
Microsoft предоставляет доверенную основу для совместной работы, безопасности контента, управления, соответствия требованиям и ИИ через Microsoft 365, SharePoint, Microsoft Purview, Microsoft Defender и Microsoft 365 Copilot. Руководство Microsoft по управлению рекомендует выявлять потенциально избыточно распространяемые данные, устранять проблемы с доступом, применять защитные барьеры и поддерживать нормативный контроль.
M-Files расширяет возможности Microsoft 365 интеллектуальными функциями управления документами, помогая организациям управлять важной бизнес-информацией с помощью метаданных, автоматизации рабочих процессов, управления записями и контроля информации.
Этот взаимодополняющий подход помогает организациям укрепить готовность к ИИ, продолжая использовать встроенные возможности безопасности, соответствия требованиям, совместной работы и ИИ от Microsoft. Для клиентов, использующих Microsoft 365 Storage (SharePoint Embedded), контент остается в среде Microsoft 365 клиента, в то время как M-Files предоставляет метаданные, рабочие процессы, права доступа и средства управления.
Чтобы укрепить готовность к ИИ и подготовиться к работе с агентами, M-Files может поддерживать:
- Классификацию стратегического бизнес-контента на основе метаданных
- Контекстно-зависимые права доступа и решения о доступе
- Четкую подотчетность за бизнес-информацию
- Автоматизацию рабочих процессов документов для проверок, утверждений и контроля управления
- Управление записями и контроль жизненного цикла
- Связи между документами и клиентами, проектами, контрактами и процессами, которые они поддерживают
Организации, которые сегодня устанавливают четкую подотчетность, средства контроля информации и стандарты качества контента, будут лучше подготовлены к завтрашним ИИ-агентам и возможностям. По мере того как ИИ получает более широкий доступ к корпоративной информации, успех все больше зависит от того, является ли эта информация точной, актуальной, надлежащим образом защищенной и связанной с бизнес-процессами, которые она поддерживает.
Готовность к использованию агентов основывается на готовности к ИИ. Прежде чем организации смогут безопасно развертывать ИИ-агентов, которые рекомендуют действия, автоматизируют работу или участвуют в бизнес-процессах, им необходимо обеспечить ИИ, на базе которого работают эти агенты, надежной, управляемой и контекстуально богатой информацией.
Контрольный список готовности к ИИ и использованию агентов
- Проверка разрешений и элементов управления общим доступом. Изучите доступ к SharePoint, Teams, OneDrive и другим ресурсам Microsoft 365. Выявите сайты с широким доступом, анонимные ссылки, устаревшие группы и контент, доступный большему количеству людей, чем требуется для бизнеса.
Проверка разрешений и элементов управления общим доступом
Изучите доступ к SharePoint, Teams, OneDrive и другим ресурсам Microsoft 365. Выявите сайты с широким доступом, анонимные ссылки, устаревшие группы и контент, доступный большему количеству людей, чем требуется для бизнеса.
- Выявление конфиденциального и критически важного для бизнеса контента. Проведите инвентаризацию контента, который представляет наибольшую ценность или риск для бизнеса, включая контракты, записи о клиентах, финансовую информацию, интеллектуальную собственность, записи о качестве, инженерную документацию, стандартные операционные процедуры и регулируемый контент. Не весь контент требует одинакового уровня управления информацией.
Выявление конфиденциального и критически важного для бизнеса контента
Проведите инвентаризацию контента, который представляет наибольшую ценность или риск для бизнеса, включая контракты, записи о клиентах, финансовую информацию, интеллектуальную собственность, записи о качестве, инженерную документацию, стандартные операционные процедуры и регулируемый контент. Не весь контент требует одинакового уровня управления информацией.
- Связывание информации с бизнес-процессами. Определите, что представляет собой контент, почему он важен, кто является его владельцем, какой бизнес-процесс он поддерживает и какие политики к нему применяются. Связывание информации с бизнес-процессами улучшает возможности поиска, подотчетность и готовность к ИИ.
Связывание информации с бизнес-процессами
Определите, что представляет собой контент, почему он важен, кто является его владельцем, какой бизнес-процесс он поддерживает и какие политики к нему применяются. Связывание информации с бизнес-процессами улучшает возможности поиска, подотчетность и готовность к ИИ.
- Усиление управления жизненным циклом и контроля. Применяйте классификацию на основе метаданных, управление жизненным циклом, хранение, элементы управления утверждением, возможность аудита и периодические проверки доступа. Эффективное управление ИИ — это непрерывный процесс. Он должен учитывать создание, использование, проверку, удаление контента, а также изменения в правах владения или уровне конфиденциальности.
Усиление управления жизненным циклом и контроля
Применяйте классификацию на основе метаданных, управление жизненным циклом, хранение, элементы управления утверждением, возможность аудита и периодические проверки доступа. Эффективное управление ИИ — это непрерывный процесс. Он должен учитывать создание, использование, проверку, удаление контента, а также изменения в правах владения или уровне конфиденциальности.
- Проверка фундамента перед масштабированием ИИ. Протестируйте репрезентативные сценарии использования Copilot с участием специалистов по безопасности, управлению, юридическим вопросам, комплаенсу и бизнес-стейкхолдеров. Убедитесь, что разрешения работают должным образом, конфиденциальный контент защищен, а надежная информация может быть легко идентифицирована.
Проверка фундамента перед масштабированием ИИ
Протестируйте репрезентативные сценарии использования Copilot с участием специалистов по безопасности, управлению, юридическим вопросам, комплаенсу и бизнес-стейкхолдеров. Убедитесь, что разрешения работают должным образом, конфиденциальный контент защищен, а надежная информация может быть легко идентифицирована.
Цель — не меньше ИИ, а лучше управляемый ИИ.
По мере того как организации переходят от экспериментов с ИИ к его масштабному использованию, успех все больше зависит от качества, безопасности и управления информацией, которая обеспечивает работу этих систем.
Microsoft предоставляет надежную основу для идентификации, безопасности, комплаенса, совместной работы и ИИ. M-Files расширяет эту основу, помогая организациям устанавливать права владения, автоматизировать контроль над информацией и управлять контентом на протяжении всего его жизненного цикла.
Надежный ИИ зависит от информации, которая является точной, хорошо управляемой, надлежащим образом защищенной и актуальной для выполняемой работы. Организации, которые укрепят эти основы сегодня, будут лучше подготовлены к ускорению внедрения Microsoft 365 Copilot, поддержке ИИ-агентов и получению большей отдачи от своих инвестиций в Microsoft.