Надежный ИИ начинается с надежного бизнес-контента.
ИИ переходит от помощи к действиям. В ходе вебинара «Готовность контента для ИИ и агентов» эксперты из Forrester, Microsoft и M-Files обсудили, что этот сдвиг означает для информации, лежащей в основе Copilot и ИИ-агентов.
Основная мысль была проста: надежные результаты работы ИИ зависят от хорошо управляемой информации. Для организаций, инвестирующих в автоматизацию, готовность контента стала практическим бизнес-приоритетом. Вот пять ключевых выводов.
1. Надежный ИИ — это проблема информации
Инициативы в области ИИ часто начинаются с моделей, инструментов и вариантов использования. Но качество результата зависит от информации, стоящей за этим опытом. Устаревший, дублированный, плохо защищенный или разрозненный контент может привести к неполным ответам и ненадежным действиям.
Это делает готовность к ИИ приоритетом управления информацией. Современная система управления документами помогает организациям обеспечить надежность информации, четкое владение, соответствующий доступ и контроль жизненного цикла. Цель состоит не в том, чтобы сделать каждый файл доступным для ИИ. Цель — сделать нужную информацию надежной как для людей, так и для агентов.
2. Не весь контент требует одинакового уровня управления
Повседневный контент для совместной работы может оставаться в инструментах, наиболее подходящих для командной работы и продуктивности. Другая информация напрямую влияет на операции, соответствие требованиям, риски и результаты работы ИИ, а потому требует более строгого контроля. Этот стратегический бизнес-контент включает:
- Контракты и документацию по клиентам
- Записи о качестве и соответствии требованиям
- Стандартные операционные процедуры
- Инженерную и техническую документацию
- Регулируемые записи и контент, требующий утверждения
Последствия использования устаревшего контракта, неактуальной процедуры или несанкционированной записи гораздо серьезнее. Корпоративное управление документами позволяет организациям применять более строгие меры управления и контроля жизненного цикла там, где это наиболее важно, не создавая лишних препятствий для каждого файла.
3. Бизнес-контекст делает информацию более полезной
Документ редко рассказывает всю историю целиком. Контракт становится полезнее, когда ИИ понимает клиента, владельца бизнеса, статус утверждения, дату продления и связанные обязательства.
Именно здесь интеллектуальное управление документами выходит за рамки простого хранения. M-Files связывает документы с клиентами, контрактами, проектами, поставщиками, активами, утверждениями и бизнес-процессами. Этот контекст помогает людям и ИИ отличить утвержденную политику от черновика, действующее соглашение от истекшего или текущую процедуру от устаревшей версии.
Microsoft Work IQ может показать, что происходило во время встреч, в электронной почте, переписке и документах. Бизнес-контекст помогает объяснить, почему эта работа важна, связывая активность с клиентами, проектами и результатами, которые она поддерживает.
4. Microsoft обеспечивает основу для безопасного и управляемого ИИ
Организации хотят внедрять инновации в области ИИ, не жертвуя безопасностью, соответствием требованиям, управлением или контролем. Microsoft предоставляет интегрированную основу для продуктивности, совместной работы, идентификации, безопасности и ИИ. Microsoft Purview поддерживает безопасность данных и соответствие требованиям для Microsoft 365 Copilot, в то время как SharePoint и SharePoint Embedded предоставляют контентные службы на базе Microsoft.
M-Files расширяет эти возможности Microsoft за счет бизнес-контекста, рабочих процессов и управления жизненным циклом для ценной информации. Вместе M-Files и Microsoft 365 помогают организациям сделать управляемый контент доступным в рабочем процессе.
5. Готовность агентов начинается с готовности контента
ИИ-агенты делают больше, чем просто находят и обобщают информацию. Они могут поддерживать рабочие процессы и действия, основанные на документах. Организациям, готовящимся к будущему с ИИ-агентами, нужна информация, которая должным образом управляется, связана с бизнес-процессами и готова поддерживать автоматизированные решения и действия. Прежде чем организации масштабируют эти возможности, информация, направляющая их, должна быть актуальной, учитывать права доступа и быть связанной с соответствующим процессом.
Организациям не нужно преобразовывать каждый документ. Практическая отправная точка:
- Определить наиболее важную информацию.
- Оценить ее риски и готовность.
- Применить правильные средства управления, владения и контроля жизненного цикла.
- Добавить бизнес-контекст, необходимый агентам.
- Сделать надежную, управляемую информацию доступной для Copilot и ИИ-агентов.
От управления документами к готовности к ИИ
Вебинар подчеркнул четкую связь между готовностью к ИИ и управлением документами. Современное управление документами — это не только хранение и поиск файлов. Это управление важной информацией, добавление бизнес-контекста и обеспечение пригодности контента для использования людьми, процессами, Copilot и ИИ-агентами.
Организации, которые укрепляют управление информацией и контекст, могут снизить риски, улучшить доступ к авторитетному контенту и обеспечить более надежные результаты работы ИИ. Следующий практический шаг — сосредоточиться на информации, которая оказывает наибольшее влияние на бизнес, и подготовить ее для ИИ-решений, которые от нее зависят.
