В сфере домашний уход немногие документы имеют такой же вес, как личная встреча (F2F). Требуемая в соответствии с Законом о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании и исполняемая как условие оплаты, встреча F2F подтверждает право на получение услуг, медицинскую необходимость и статус нахождения дома в начале ухода.
С годами это требование превратилось из простой формы в клиническую записку. Недавние нормативные обновления упростили некоторую часть формулировок, но основная суть осталась прежней. Пациент должен быть осмотрен утвержденным специалистом в установленные сроки, и эта встреча должна четко соотноситься с основной причиной необходимости услуг домашнего ухода.
Что говорит правило в настоящее время
Согласно тексту правила, встреча должна состояться не более чем за 90 дней до начала ухода (SOC) или в течение 30 дней после него. Визит должен быть связан с основной причиной, по которой пациент нуждается в услугах домашнего ухода, а сертифицирующий специалист должен задокументировать дату встречи в рамках сертификации.
Сроки проведения встречи иногда могут вызывать путаницу. Критической датой является дата проведения встречи, а не дата подписания заметки провайдером. Подпись может быть добавлена позже, особенно в электронных системах, но соблюдение требований зависит от того, когда пациент фактически наблюдался. Заметка о встрече должна иметь четкое название, дату и подпись. Сама подпись не обязательно должна быть датирована, если дата визита очевидна в документации.
Кто может проводить F2F
Список разрешенных специалистов прост: врач, практикующая медсестра, клиническая медсестра-специалист, ассистент врача или сертифицированная акушерка. Специалист, проводящий встречу, и специалист, сертифицирующий план ухода, могут быть как одним и тем же лицом, так и разными людьми. Они могут вести практику в амбулаторных условиях или в медицинском учреждении.
Имеет значение то, что специалист, проводящий F2F, обладает непосредственными знаниями об основной причине необходимости домашнего ухода для пациента и имеет достаточную клиническую квалификацию для решения данной проблемы. Если у специалиста есть финансовые отношения с агентством домашнего ухода, эти отношения могут ограничивать его способность выдавать сертификаты, составлять план ухода или проводить встречу.
Сертифицирующий специалист также должен задокументировать факт проведения F2F и ее связь с основной причиной домашнего ухода.
Что ищут MAC
Подразделения MAC (Medicare Administrative Contractors) сосредоточены на ясности и полноте. Одной из наиболее частых причин отказа является то, что встреча не была связана с основной причиной получения услуг домашнего ухода. Документация должна убедительно демонстрировать эту связь.
Коды диагнозов не обязательно должны присутствовать в заметке F2F, и они не обязаны точно соответствовать основному диагнозу, используемому для кодирования домашнего ухода. Заметка должна просто демонстрировать, что встреча была посвящена состоянию, обуславливающему потребность в услугах. Если в документации обсуждается, например, диабетическая язва стопы, повествование должно подтверждать, как это состояние связано с квалифицированным сестринским уходом или терапией на дому.
MAC также могут поставить под сомнение то, был ли визит проведен наиболее осведомленным специалистом. Если задействовано несколько специалистов, сертифицирующий специалист должен получить соответствующие клинические данные по результатам визита F2F.
Что делает заметку F2F действительной
Хорошо составленная заметка F2F читается как комплексная клиническая оценка. Она включает информацию от пациента или лица, осуществляющего уход, объективные данные, такие как элементы осмотра, диагнозы и план дальнейших действий.
Однако не каждый документ отвечает этим требованиям. Выписка из стационара может не отражать реальное личное взаимодействие. Предоперационная заметка может быть полезна, но она может потребовать подтверждения того, что операция действительно состоялась. Послеоперационная заметка может быть полна информации, но при этом поступить слишком поздно для соблюдения требований к срокам.
Ключевой вопрос прост: четко ли в заметке объясняется, почему данному пациенту необходим периодический квалифицированный сестринский уход или терапия на дому?
Статус нахождения дома и медицинская необходимость
Сертифицирующий специалист должен задокументировать, почему клинические данные подтверждают, что пациент привязан к дому и нуждается в квалифицированных услугах. Проставления галочек без описательной поддержки недостаточно. В документации следует описать титанические усилия, необходимые для выхода из дома, потребность в помощи или причины, по которым выход из дома медицински противопоказан.
Свидетельства того, что пациент привязан к дому, могут содержаться и за пределами самой заметки F2F, в том числе в плане ухода, результатах OASIS или в другой документации, которая проверяется и подписывается специалистом. Важно, чтобы медицинская карта представляла собой непротиворечивую клиническую историю.
Виртуальные встречи и телемедицина
Личная встреча не всегда означает встречу лицом к лицу. Телемедицинские сеансы могут удовлетворять требованиям, если они соответствуют критериям телемедицины Medicare и подлежат оплате в соответствии с тарифной сеткой для врачей. Взаимодействие должно осуществляться в аудио- и видеоформате. Визиты только с использованием аудиосвязи не подходят для целей F2F.
Агентства домашнего ухода не выставляют счета за телемедицинские визиты, но они опираются на право специалиста, проводившего встречу, на выставление счета. Если телемедицинский визит не подлежит оплате в соответствии с правилами Medicare в отношении телемедицины, его нельзя использовать для выполнения требования F2F.
Распространенные ошибки и риски отказа
Несколько технических ошибок могут сорвать в остальном успешное дело. Отсутствие страниц, неразборчивая документация или проштампованные подписи могут стать причиной отказа. Встреча, подписанная кем-то другим, кроме автора, или ординатором без соподписи, также вызывает вопросы.
Ошибки в сроках — еще один риск. Если план ухода подписан и датирован до проведения визита F2F, заявление о сертификации может быть признано недействительным, поскольку завершенный визит F2F является одним из элементов действительной сертификации. В таких случаях агентствам может потребоваться дополнительная подписанная и датированная сертификация после завершения встречи.
Агентства также сталкиваются с проблемами, когда они полагаются на доступ через портал к больничным записям, но не загружают и не сохраняют конкретную заметку F2F, используемую для обоснования претензии.
Стратегии снижения рисков отказов по F2F
Профилактика начинается на этапе приема пациента. Персонал должен пройти четкое обучение по вопросам сроков, подходящих специалистов и необходимых элементов документации. Многие агентства используют контрольные списки для подтверждения наличия даты встречи, учетных данных специалиста, клинических данных и обоснования привязанности к дому.
Кодеры должны с осторожностью относиться к финализации плана ухода без предварительного изучения адекватной заметки F2F. Если кодирование должно продолжаться, должен существовать четкий процесс повторного обращения к медицинской карте после появления документации о встрече.
Периодические внутренние аудиты также могут помочь агентствам оставаться в курсе меняющихся ожиданий MAC. То, что год назад прошло проверку, сегодня может ее не пройти.
С точки зрения клинициста, F2F объясняет, почему необходим квалифицированный надзор. С точки зрения агентства, это подтверждает оплату. С точки зрения аудитора, документ должен быть полным и удобочитаемым. Объединение этих точек зрения — это то, что превращает обязательный документ в защитимый.
