От утверждения документа до готовности к выпуску: внедрение ИИ в контроль качества

Наверное, каждый из нас сталкивался с тем, что, найдя версию документа с пометкой _FINAL (или _FINAL_REAL), задавался вопросом: действительно ли это утвержденная версия? Для производственных предприятий и других организаций, управляющих контролируемыми процессами, этот вопрос может иметь серьезные последствия.

Редакция продукта может зависеть от нескольких связанных документов. Процесс контроля качества может требовать наличия подписанной записи, прежде чем работа сможет продвинуться дальше. В представленном документе может отсутствовать необходимая страница или штамп. На первый взгляд все может выглядеть готовым, но одна упущенная деталь способна привести к значительным переделкам, задержкам или проблемам с соблюдением нормативных требований в будущем.

Чтобы определить, выполнены ли все соответствующие условия и получены ли необходимые одобрения, организациям нужно понимать, что именно имеется в наличии, оценивать готовность информации и принимать меры, если чего-то не хватает.

Именно здесь агент M-Files Quality and Release Readiness Agent может изменить процесс.

Цена «почти готового»

Процессы контроля качества зависят от точности.

Прежде чем что-либо перейдет с одного этапа на другой, сотрудникам может потребоваться проверить множество данных: все ли необходимые документы на месте? Содержит ли документ требуемый штамп? Нет ли чего-то недостающего?

Проверка этих относительно простых вопросов для сотен или тысяч документов и процессов создает значительный объем ручной работы. Проблема усложняется, когда готовность зависит от взаимосвязей между документами.

Рассмотрим следующий пример: со спецификацией материалов могут быть связаны три обязательных документа. Все три документа существуют, поэтому на первый взгляд пакет кажется полным. Но утверждены только два из них. Процесс, проверяющий только наличие документа, может позволить работе продвинуться преждевременно.

Знакомство с M-Files Quality and Release Readiness Agent

Агент Quality and Release Readiness Agent (специализированный M-Files Custom Agent для производства) может служить инструментом интеллектуальной проверки в рамках документоориентированного процесса, анализируя соответствующую информацию в тот момент, когда необходимо принять решение о готовности.

Агент может:

• Определять, присутствуют ли необходимые документы и находятся ли они в соответствующем состоянии утверждения.
• Проверять содержимое, чтобы определить, действительно ли там есть требуемая подпись или штамп.
• Выявлять, отсутствуют ли ожидаемые страницы.

Цель состоит в том, чтобы ответить на дорогостоящий вопрос: «Готово ли это к дальнейшей работе?». Если ответ «да», рабочий процесс продолжается. Если требуемое условие не выполнено, процесс сигнализирует сотруднику о необходимости рассмотреть проблему.

Процесс можно разделить на три этапа.

• Понимание: Сначала агент анализирует документы и их контекст. Какие документы связаны с этим процессом? Каково их текущее состояние? Присутствует ли требуемый элемент в содержимом? Действительно ли информация, необходимая для следующего шага, присутствует? Эти различия важны, поскольку загрузка документа не означает, что стоящие за ним требования были выполнены.
• Оценка: Затем агент применяет заранее определенные требования организации. Возможно, все три связанных документа должны получить статус «утверждено», прежде чем редакция сможет продвинуться дальше. Может быть, конкретный документ требует подписи. Другой процесс может требовать наличия штампа на представленном файле. Агент оценивает найденное в соответствии с этими заданными условиями. Повторяемость таких проверок помогает ускорить процессы и позволяет людям сосредоточиться на более ценной работе.
• Действие: Наконец, рабочий процесс реагирует на оценку. Если все соответствует требованиям, работа продолжается. Если подпись отсутствует, документ может быть отправлен обратно на доработку. Если не выполнено другое требование, соответствующий сотрудник может получить уведомление.

Благодаря этому пользовательскому агенту проверка качества становится частью рабочего процесса, а не ручной задачей вокруг него, выявляя ошибки и направляя их тем, кто способен их устранить.

Внедрение ИИ там, где принимаются решения

Агентские процессы контроля качества должны понимать соответствующую информацию, оценивать ее на соответствие определенным требованиям и использовать результат для определения дальнейших действий.

Контекстно-ориентированный подход M-Files связывает документы с людьми, проектами и процессами вокруг них. Запись о качестве относится к процессу. Утверждение относится к решению о выпуске. Этот контекст создает важную основу для внедрения ИИ в документооборот, а M-Files Custom Agents переводят ИИ с периферии туда, где решения позволяют работе двигаться дальше — или останавливают ее, если она не готова.