Вы отправляете договор, ждете три дня, напоминаете о себе, ждете еще два — и в вашем почтовом ящике по-прежнему нет подписанной копии. Просьба подписать и вернуть документ кажется простой, но нечеткая формулировка, пропущенные инструкции или спрятанное вложение могут затянуть сделку на неделю или дольше. Чтобы запрос на подписание и возврат сработал правильно, получатель должен точно знать, что именно нужно подписать, как отправить это обратно и к какому сроку, чтобы вам не приходилось постоянно преследовать клиента в ожидании ответа. В этом руководстве рассматриваются подготовка документа, составление четкого запроса, выбор способа возврата и напоминания без излишнего давления. Все эти шаги более подробно описаны в нашем полном руководстве по подписанию контрактов для малого бизнеса. В результате вы получите повторяемый процесс, позволяющий быстрее подписывать и возвращать документы, независимо от того, привлекаете ли вы нового клиента или завершаете проект.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Что такое «подписать и вернуть» и когда это используется
«Подписать и вернуть» означает просьбу поставить свою подпись на документе и отправить копию обратно вам — в виде бумажного экземпляра, отсканированного PDF-файла или заполненной электронной подписи. Это стандартная формулировка для договоров, отказов от претензий, форм разрешений и соглашений с поставщиками — по сути, любых документов, где вам нужны доказательства того, что обе стороны согласились с одинаковыми условиями.
Эта фраза немного отличается от простого запроса на электронную подпись. Когда вы отправляете документ исключительно для электронной подписи через платформу, подписанная копия фиксируется и сохраняется автоматически, поэтому ничего отдельно «возвращать» не нужно. Запрос на подписание и возврат предполагает дополнительный шаг: получатель должен самостоятельно отправить подписанную версию обратно — ответив на электронное письмо с вложением или подтвердив действие через портал.
Шаг 1: Подготовьте документ перед отправкой
Запрос на подписание и возврат выполняется быстро только в том случае, если документ с самого начала составлен верно. Прежде чем что-либо отправлять, прочитайте его строчку за строчкой и проверьте, соответствуют ли имена, даты, суммы и условия оплаты вашим реальным договоренностям. Одна-единственная опечатка в имени клиента или устаревший дедлайн часто становятся причиной того, что подписанная копия днями лежит без движения, пока получатель ждет исправленную версию.
Затем точно отметьте места, где получателю необходимо поставить подпись или инициалы. Если вы отправляете отсканированный PDF-файл, добавьте текстовое поле, выделите нужные места или прикрепите стикер у каждой строки для подписи, чтобы ничего не было пропущено. Заранее определите, требуется ли в данной ситуации живая подпись, отсканированная копия или электронная подпись, так как от этого выбора зависит то, как вы составите запрос. Если уделить время составлению четкого и полного договора до его отправки, это поможет избежать большинства уточнений и правок, которые задерживают возврат подписанного документа.
Шаг 2: Составьте четкий запрос на подписание и возврат
Начинайте сразу с просьбы, а не с предыстории. Если получателю приходится прокручивать три абзаца контекста, прежде чем он узнает, что именно от него требуется, он с большей вероятностью отложит письмо в сторону и забудет о нем. Укажите, какой документ прикреплен, какое действие от него требуется (подписать и вернуть) и каков дедлайн — все это в первом или втором предложении.
Четко укажите дедлайн и то, что произойдет дальше. Вместо «пожалуйста, подпишите при первой возможности» попробуйте написать: «Пожалуйста, подпишите и верните документ до пятницы, 12 июня, чтобы мы могли запустить проект по графику». Информация о том, что произойдет после подписания (например, назначение вводного звонка или выставление первого счета), придает дедлайну вес. Если вы выбираете между вложением и ссылкой на электронную подпись, наше руководство о том, как отправить документ на подпись, подробно разбирает оба варианта.
Для большинства случаев подходит простой шаблон:
- Тема: Пожалуйста, подпишите и верните: [Название документа]
- Текст: «Приветствую, [Имя], в приложении находится [документ] для [проект/услуга]. Пожалуйста, подпишите и верните его до [дата], чтобы мы могли [следующий шаг]. Дайте знать, если что-то нужно скорректировать».
Шаг 3: Выберите способ отправки и получения подписанной копии
Способ отправки документа влияет на то, как быстро он вернется. Вложения в электронную почту хорошо подходят для простых и неофициальных запросов, в то время как ссылка на электронную подпись обычно избавляет от необходимости печатать, сканировать и отправлять документы по почте, что ускоряет процесс. Правильный выбор обычно зависит от того, насколько уверенно получатель пользуется технологиями и есть ли у него доступ к сканеру или принтеру.
Отправка в качестве вложения к электронной письму
Для простого разового запроса может быть достаточно вложения PDF. Получатель распечатывает документ, подписывает его, сканирует или фотографирует и отвечает на письмо, прикрепляя подписанную копию. Это хорошо работает для кратких форм или соглашений с низким уровнем риска, но зависит от того, есть ли у получателя рабочий сканер или приличная камера на телефоне. Наше руководство о том, как подписать документ, полученный по электронной почте, пошагово описывает этот процесс.
Отправка через инструмент электронной подписи
Инструмент электронной подписи отправляет получателю защищенную ссылку, которую можно открыть на телефоне, планшете или ноутбуке, подписать прямо на экране и отправить одним нажатием. Обычно вы получаете автоматическое уведомление сразу после подписания, поэтому вам не придется гадать, дошел ли документ обратно. Более подробно о механике процесса читайте в материале о том, как поставить электронную подпись на документе.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Начать работу
Шаг 4: Установите дедлайн и напоминайте о себе без назойливости
Запрос на подписание и возврат должен с самого начала содержать конкретный дедлайн, а не расплывчатый намек ответить «в ближайшее время». Указание конкретной даты (например, 12 июня вместо «в начале следующей недели») дает получателю четкий ориентир, и последующее напоминание воспринимается как подсказка, а не как сюрприз. Если вы упустили это в своем первом сообщении, первое напоминание должно восполнить этот пробел.
Когда дедлайн близок или только что прошел, отправьте короткое, дружелюбное сообщение вместо повторного подробного описания документа. Фраза вроде «Просто проверяю, получили ли вы договор, дайте знать, если перед подписанием возникнут вопросы» поддерживает легкий тон и в то же время стимулирует к действию. Избегайте отправки нескольких напоминаний в течение одной недели: одно своевременное напоминание за несколько дней до дедлайна или сразу после него обычно дает лучший результат, чем череда частых сообщений.
Ведение простого журнала отправленных документов (кому и когда) поможет вам напоминать о себе в нужное время, а не гадать. Наше руководство по отслеживанию договоров содержит несколько практических способов контроля за невыполненными подписаниями, чтобы вы не потеряли из виду тех, кто еще не вернул подписанную копию.
Шаг 5: Подтвердите получение и сохраните подписанный документ
Как только подписанная копия окажется в вашем почтовом ящике, незамедлительно ответьте, чтобы подтвердить ее получение. Короткая реплика вроде «Получил, спасибо, все готово для старта в понедельник» завершает цикл и успокаивает другую сторону, подтверждая, что документ не потерялся и не требует дополнительной проверки. Пропуск этого шага часто приводит к тому, что клиент через несколько дней повторно отправляет файл просто для того, чтобы убедиться в его доставке.
Затем переместите подписанный документ из папки «Входящие» в общее доступное место — будь то папка проекта, к которой имеют доступ обе стороны, или специализированная система учета. Спрятанные во вложениях файлы сложно найти спустя несколько месяцев, когда вам понадобится обратиться к условиям оплаты или срокам. Наконец, зафиксируйте дату подписания в карточке клиента или проекта, чтобы у вас была четкая отметка о времени вступления соглашения в официальную силу.
Распространенные ошибки, которые задерживают запросы на подписание и возврат
Большинство задержек с подписанием и возвратом документов связаны с несколькими вредными привычками, которых легко избежать, а не с нежеланием получателя сотрудничать. Выявление этих паттернов в вашей переписке поможет сократить время получения подписанной копии на несколько дней.
- Сокрытие сути просьбы: если вы начинаете с предыстории, хода проекта или любезностей перед тем, как упомянуть документ, вы заставляете получателя искать то, что вам на самом деле нужно. Начинайте с самой просьбы, чтобы она была первым, что он увидит.
- Неотмеченные места для подписи: отправка многостраничного документа без указания точного места для подписи заставляет получателя гадать, а догадки обычно приводят к тому, что документ откладывают на потом.
- Запоздалые напоминания: ожидание в течение недели или дольше после пропущенного дедлайна перед тем, как выйти на связь, дает запросу время полностью исчезнуть из поля зрения получателя, из-за чего повторное напоминание воспринимается скорее как начало всего заново, а не как легкий толчок.
Как Bonsai помогает с запросами на подписание и возвращение
Представьте себе фрилансера — веб-разработчика, которая отправляет контракт на проект стоимостью 4200 долларов новому клиенту и должна получить подписанную копию обратно, прежде чем заказывать хостинг и приступать к разработке. Вместо того чтобы отправлять PDF по электронной почте и ждать сканирования, она отправляет соглашение через Bonsai contracts, что позволяет клиенту подписать его по безопасной ссылке с любого устройства, без необходимости запоминать пароль. Поскольку клиент подписывает документ по защищенной ссылке, с вашей стороны не требуется никакой печати, сканирования или уточнений вроде «вы получили мое письмо».
Bonsai также избавляет от необходимости гадать о статусе запроса на подпись. Каждый контракт сопровождается полной схемой аудита, включая личность подписанта, IP-адрес и временные метки, поэтому маркетинговый консультант, ведущий одновременно три клиентских соглашения, может точно проверить, кто открыл, просмотрел или подписал документ, не копаясь в старых цепочках писем. Поскольку контракты в Bonsai связаны с выставлением счетов, как только соглашение о предоплате на сумму 1800 долларов возвращается подписанным, консультант может сформировать первый счет на основе этой же записи, не внося данные проекта заново.
Отношения с клиентом не заканчиваются на подписи. Bonsai CRM хранит запись по каждому клиенту, включая стадию сделки и историю общения, поэтому подписанный запрос на подписание и возврат отображается вместе с заметками, прошлыми коммерческими предложениями и любыми расшифровками встреч в Zoom, привязанными к этому аккаунту. Если разработчик и ее клиент созванивались в Zoom, чтобы обсудить объем работ перед подписанием, эту расшифровку можно синхронизировать с карточкой клиента в Bonsai, что даст ей четкое представление о том, что обсуждалось и о чем было договорено письменно, без необходимости просматривать разрозненные цепочки писем.
Для фрилансеров и небольших агентств, одновременно работающих с несколькими запросами на подписание и возврат, такая комбинация означает меньше зависших во «Входящих» соглашений и более четкое понимание того, что подписано, что находится в ожидании и что делать дальше.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Как попросить кого-то подписать и вернуть документ?
Четко сформулируйте просьбу в первом предложении, укажите название документа и конкретный дедлайн вместо расплывчатых сроков. Например: «Привет, Сэм, во вложении находится твое соглашение об оказании услуг. Пожалуйста, подпиши и верни его до 12 июня, чтобы мы могли начать проект по графику». Отметка мест для подписи перед отправкой файла и объяснение того, что произойдет после подписания (например, планирование вводного звонка), дают получателю повод действовать быстро.
Краткость сообщения имеет такое же значение, как и его содержание. Получателю, которому приходится пробираться через предысторию или любезности, прежде чем найти саму просьбу, гораздо проще отложить письмо в сторону. Начинайте с просьбы, прикрепляйте документ и завершайте сообщение одним четким следующим шагом.
Вопрос 2: Профессионально ли говорить «пожалуйста, подпишите и верните при первой возможности»?
Это звучит вежливо, но часто играет против вас, поскольку не дает получателю реального дедлайна, на который можно ориентироваться. Подобные расплывчатые формулировки обычно отправляют запросы на подпись в самый низ папки входящих писем, так как с конкретной датой не связано никаких последствий.
Более эффективный вариант сохраняет вежливый тон, но добавляет точную дату: «Пожалуйста, подпишите и верните документ до пятницы, 12 июня, чтобы мы могли соблюдать график проекта». Указание дедлайна вместе с причиной его важности (например, предстоящая дата начала работ или выставление счета) обычно приносит более быстрый ответ, чем открытая просьба.
Вопрос 3: Как подписать и вернуть документ в электронном виде?
Электронное подписание означает открытие безопасной ссылки, присланной отправителем, добавление вашей подписи на экране и отправку, обычно без печати или сканирования чего-либо. Большинство инструментов для электронной подписи поддерживают подписание с телефона, планшета или ноутбука, а отправитель автоматически получает уведомление после завершения работы.
Этот подход избавляет от лишнего шага по физическому «возврату» документа, так как подписанная копия фиксируется и сохраняется на той же платформе. Если вы работаете с PDF-файлом, а не со ссылкой для подписания, вы, как правило, можете добавить подпись с помощью встроенных инструментов аннотирования PDF и отправить готовый файл обратно в качестве вложения.
Вопрос 4: Что делать, если клиент не подписал и не вернул контракт вовремя?
Отправьте короткое дружелюбное напоминание, а не пространное повторное объяснение контракта. Что-то вроде «Просто проверяю, получили ли вы соглашение, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы перед подписанием», сохраняет легкий тон и побуждает к действию, не звуча как требование.
Избегайте отправки нескольких напоминаний в течение одной недели, так как нагромождение писем может восприниматься как давление, а не как полезная подсказка. Если клиент не отвечает после второго напоминания, короткий телефонный звонок или проверка через Zoom часто помогают решить вопросы быстрее, чем еще одно письмо, и могут выявить любые опасения, задерживающие подписание.
Вопрос 5: Как подписать PDF-файл и отправить его обратно отправителю?
Откройте PDF в программе просмотра, поддерживающей аннотации (например, во встроенных инструментах разметки на большинстве телефонов или в бесплатных редакторах PDF), и добавьте свою подпись прямо на строку для подписи. Сохраните готовый файл и ответьте на исходное письмо с прикрепленным подписанным PDF-файлом, отметив, что он готов к проверке.
Если в документе нет заполняемого поля для подписи, печать, подписание от руки и последующее сканирование в PDF-файл являются надежным запасным вариантом, хотя он и требует больше шагов. Подтверждение получения отправителем после отправки файла обратно помогает избежать второго раунда писем-напоминаний в духе «вы это получили?».
Вопрос 6: Как Bonsai помогает с запросами на подписание и возвращение?
Bonsai позволяет клиентам подписывать контракты по защищенной ссылке с любого устройства, что помогает избавиться от необходимости печатать, сканировать или выполнять отдельный шаг для «возврата» подписанной копии. Подписанные документы включают в себя полную историю аудита с указанием личности подписавшего, IP-адреса и временных меток, поэтому фрилансеры могут точно подтвердить, когда и как было подписано соглашение.
Поскольку контракты связаны с инвойсами в Bonsai, подписанное соглашение может сформировать первый инвойс без повторного ввода данных о проекте. Записи о клиентах в Bonsai CRM также хранят подписанные контракты вместе с заметками и историей общения, включая стенограммы встреч в Zoom, привязанные к этой учетной записи, поэтому проще увидеть, что обсуждалось и о чем было договориться в письменной форме, не копаясь в отдельных цепочках электронных писем.
Быстрое получение подписанного и возвращенного документа сводится к подготовке и ясности: чистовой вариант, конкретный дедлайн и напоминание, которое выглядит скорее как подсказка, а не как преследование. Сформируйте эту привычку один раз, и будущие контракты, отказы и соглашения смогут проходить через аналогичный, более последовательный процесс, вместо того чтобы застревать в чей-то входящей почте. Такие инструменты, как функции контрактов и электронной подписи от Bonsai, могут избавить вас от части ручного отслеживания, поэтому вы будете тратить меньше времени на подталкивание клиентов и больше времени на выполнение работы, на которую подписались.
