Вы только что нашли нового клиента, договор падает во «входящие», а его распечатка для подписи кажется пережитком другого десятилетия. Обучение тому, как подписывать документы в электронном виде, означает, что вы можете просмотреть, подписать и вернуть соглашение без необходимости распечатывать, подписывать от руки и сканировать — принтер или сканер больше не нужны. В этом руководстве подробно описано, как подписать документ в электронном виде, независимо от того, являетесь ли вы подписантом или инициатором запроса, а также как управлять этим процессом со смартфона, находясь в дороге между встречами с клиентами. Более подробно о заключении и оформлении контрактов для фрилансеров и малого бизнеса читайте в этом руководстве по подписанию контрактов для малого бизнеса. К концу статьи вы узнаете, как поставить электронную подпись под документом без принтера или сканера и как отправить документ на электронную подпись, если запрос отправляете вы.
Отправляйте контракты и получайте электронные подписи
Что значит подписывать в электронном виде?
Подписать в электронном виде означает выразить свое юридическое согласие с документом онлайн, вместо того чтобы распечатывать его, подписывать вручную и сканировать обратно. Электронная подпись (часто сокращенно e-sign) может представлять собой напечатанное имя, нарисованную пальцем или мышью подпись либо загруженное изображение вашей рукописной подписи. Каждый из этих форматов обычно принимается для повседневных деловых соглашений, таких как контракты, коммерческие предложения и соглашения о неразглашении (NDA, которые защищают конфиденциальную информацию, передаваемую между сторонами). Люди часто используют понятия «электронная подпись» и «цифровая подпись» как взаимозаменяемые, но это не совсем одно и то же; позже в разделе часто задаваемых вопросов мы разберем это различие. А пока, если вы хотите получить более подробный обзор вариантов форматов, в этом руководстве по созданию электронной подписи базовые вопросы рассмотрены более подробно.
Что нужно перед тем, как подписать документ в электронном виде
Перед тем как подписать что-либо онлайн, простой контрольный список поможет вам не начинать все сначала на полпути. У большинства фрилансеров уже есть все необходимое без покупки нового ПО.
- Устройство с доступом в интернет: компьютер, планшет или телефон со стабильным интернет-соединением.
- Правильный формат файла: документ должен быть в формате PDF или Word — это два формата, которые поддерживает большинство инструментов и просмотрщиков электронной подписи.
- Инструмент для подписания: для простых документов подойдет приложение для электронной подписи, специальная платформа или даже встроенный просмотрщик PDF с функциями подписи.
- Данные получателя: правильный адрес электронной почты или общая ссылка для того, кто должен получить подписанную копию после завершения работы.
Как подписать документ в электронном виде шаг за шагом
Как только ваш контрольный список будет готов, сам процесс подписания покажется вам быстрым и простым. Вот основной рабочий процесс, разбитый на четыре шага, которым вы сможете следовать как в первый раз, так и в любой последующий.
Откройте или загрузите документ
Откажитесь от принтера и откройте файл прямо в инструменте или приложении для подписания — будь то браузерная платформа для электронной подписи, просмотрщик PDF с функциями подписи или мобильное приложение. Если документ пришел в виде вложения к электронной почте, вы обычно можете загрузить его прямо из папки «Входящие»; в этом руководстве по подписанию документа, отправленного по электронной почте, рассматривается именно этот сценарий.
Создайте свою подпись
При первой подписи вы создаете ее, вводя свое имя шрифтом с имитацией почерка, рисуя его пальцем или мышью либо загружая фото своей рукописной подписи. Большинство инструментов сохраняют эту подпись, чтобы вы могли использовать ее повторно в будущих документах, не создавая заново каждый раз.
Разместите подпись на документе
Перетащите поле подписи в нужное место на странице, а затем измените его размер так, чтобы оно естественным образом помещалось рядом с полями даты или инициалов. Сначала просмотрите каждую страницу. В многостраничных контрактах часто требуются инициалы на каждой странице, а не только финальная подпись.
Сохраните и отправьте подписанную копию
Когда все поля заполнены, экспортируйте подписанный файл в формате PDF и отправьте его обратно запросившему лицу либо в виде вложения к письму, либо через встроенную функцию доставки в инструменте подписания.
Отправляйте контракты и получайте электронные подписи
Начать работу
Как отправить документ на электронную подпись
Отправка документа на подпись работает почти так же, как и самостоятельное подписание, только в обратном порядке. Загрузите файл в инструмент для подписания, затем отметьте места, где требуются подпись, инициалы или дата, чтобы получатель точно знал, куда нажать, когда документ попадет к нему во «входящие».
Добавьте данные получателя
Внимательно введите имя и адрес электронной почты подписанта, так как запрос перенаправляется исключительно на основе этой информации. Если подписать документ должны несколько человек, большинство инструментов позволяют настроить порядок подписания: например, сначала подписывает ваш клиент, а затем сооснователь, причем каждый следующий участник получает уведомление только тогда, когда наступает его очередь.
Отслеживайте, когда документ открыт и подписан
После отправки запроса отслеживание статуса показывает, когда документ был открыт и когда он был подписан, поэтому вы точно знаете, когда следует напомнить о себе, вместо того чтобы гадать или отправлять неловкое письмо-напоминание слишком рано.
Как подписывать документы в электронном виде на телефоне или планшете
Фрилансеры редко сидят за рабочим столом, когда контракт требует подписи. Большинство инструментов для электронной подписи работают одинаково хорошо как через мобильный браузер, так и через специальное приложение, поэтому вы можете подписать документ в кофейне или между встречами с клиентами, не дожидаясь возвращения к ноутбуку. Если вы хотите подробнее ознакомиться с мобильным рабочим процессом, в этом руководстве по бесплатному подписанию документов на телефоне подробно описаны варианты приложений и настройки.
Сенсорный экран в некотором смысле упрощает подписание: рисовать подпись пальцем или стилусом естественнее, чем перетаскивать мышь. А если у вас уже есть подпись на бумаге, сделать быструю фотографию и загрузить ее так же просто, как нарисовать ее с нуля.
Сравнение типов электронных подписей
Различные форматы подписей подходят для разных документов. Быстрое сравнение позволяет проще выбрать правильный вариант для задачи вместо того, чтобы использовать первый попавшийся по умолчанию.
Для разовой формы обычно подходит напечатанная или нарисованная подпись. Для всего, что вы будете подписывать или отправлять регулярно, лучше использовать облачную платформу, которая предоставляет запись всего процесса.
Как Bonsai помогает подписывать документы в электронном виде
Допустим, фрилансер-веб-дизайнер только что завершил ознакомительный звонок по проекту брендинга стоимостью 3000 долларов и хочет зафиксировать подпись клиента до того, как спадет первоначальный энтузиазм. Вместо того чтобы экспортировать подписанный PDF из одного приложения и искать счет в другом, она создает соглашение с помощью контрактов Bonsai, выбирает подходящий шаблона из специализированной библиотеки и отправляет его прямо во «входящие» клиента. Клиент открывает безопасную ссылку на своем телефоне, ставит подпись пальцем, и соглашение готово — без принтера, сканера и необходимости управлять отдельной подпиской на сервис электронных подписей.
Инструмент для работы с договорами от Bonsai охватывает те же базовые принципы подписания, о которых рассказывается в этом руководстве, но с несколькими дополнениями, созданными для людей, которые одновременно работают с несколькими клиентами. Подписанные документы хранятся в зашифрованном виде с полным журналом аудита, в котором фиксируются личность подписанта, IP-адрес и временные метки, поэтому всегда есть точная запись о том, кто и когда подписал документ. Если проект требует согласования более чем с одним человеком, например с клиентом и бизнес-партнером, Bonsai поддерживает многосторонние рабочие процессы, при которых каждый участник получает уведомление по очереди, а не участвует в запутанной цепочке писем.
Договоры в Bonsai также связаны со счетами, поэтому после подписания соглашения о предоставлении услуг фрилансер может сформировать счет прямо из той же записи, вместо того чтобы повторно вводить позиции в отдельный инструмент. А поскольку Bonsai интегрируется с Zoom, расшифровки встреч из вводного звонка с клиентом могут синхронизироваться непосредственно с карточкой этого клиента в виде заметок, сохраняя подписанный договор и предшествовавший ему разговор в одном месте. Для фрилансеров, сравнивающих инструменты для подписания, такое сочетание электронных подписей, журналов аудита и связанного выставления счетов стоит сопоставить со специализированными приложениями для подписи, которые могут предлагать другое сочетание функций в зависимости от тарифного плана.
Часто задаваемые вопросы
В1: Как подписать документ, который прислали мне по электронной почте?
Откройте вложение к письму прямо в инструменте электронной подписи или в программе просмотра PDF, поддерживающей поля для подписи, вместо того чтобы распечатывать его. Создайте или загрузите свою подпись, разместите ее на нужной строке, добавьте обязательные инициалы или даты, после чего сохраните файл и отправьте его обратно в качестве ответа с вложением или через опцию отправки в самом инструменте.
Большинство современных почтовых провайдеров позволяют предварительно просматривать вложения PDF без их предварительного скачивания, что еще больше ускоряет процесс. Если документ состоит из нескольких страниц, просмотрите весь файл перед подписанием, так как в договорах часто требуются инициалы на каждой странице в дополнение к финальной подписи на последней.
В2: В чем разница между электронной подписью и цифровой подписью?
Электронная подпись — это любая электронная отметка, выражающая согласие, такая как напечатанное имя, нарисованная подпись или загруженное изображение рукописной подписи. Цифровая подпись — это более специфический, технический тип электронной подписи, который использует шифрование для проверки личности подписанта и обнаружения изменений в документе после подписания.
На практике для большинства повседневных бизнес-соглашений, таких как договоры, предложения и соглашения о неразглашении (NDA), требуется только стандартная электронная подпись. Цифровые подписи чаще встречаются в регулируемых отраслях, таких как финансы, здравоохранение или государственные закупки, где дополнительное шифрование и проверка подлинности имеют конкретное юридическое значение или значение для соблюдения нормативов.
В3: Как отправить документ на электронную подпись?
Загрузите файл в инструмент электронной подписи, затем отметьте места, где получатель должен поставить подпись, инициалы или дату. Внимательно введите имя и адрес электронной почты получателя, так как запрос на подписание направляется на основе этой информации, и отправьте его.
Если подписать документ должны несколько человек, установите порядок подписания, чтобы каждый подписант получал уведомление только тогда, когда наступает его очередь. Это помогает поддерживать порядок в процессе, избавляя от необходимости создавать запутанную групповую цепочку писем. После отправки запроса большинство инструментов отображают статус обновления: когда документ был открыт и подписан, поэтому не нужно гадать, пора ли напоминать о себе.
В4: Можно ли подписать документ в электронном виде без принтера или сканера?
Да. Инструменты электронного подписания созданы специально для того, чтобы исключить принтер и сканер из этого процесса. Вы можете ввести свое имя, нарисовать подпись пальцем или мышкой либо загрузить фото уже имеющейся у вас на бумаге подписи — и всё это без использования физического принтера.
Это одно из главных преимуществ электронной подписи перед традиционной рутиной «распечатай-подпиши-отсканируй». Подпись, созданную один раз на телефоне, планшете или ноутбуке, обычно можно сохранить и использовать повторно для будущих документов, поэтому отпадает необходимость воссоздавать ее или искать сканер каждый раз, когда приходит новый договор.
В5: Как Bonsai помогает подписывать документы в электронном виде?
Bonsai позволяет фрилансерам и малому бизнесу составлять договоры на основе библиотеки шаблонов, специфичных для конкретной профессии, отправлять их на подпись по безопасной ссылке и собирать электронные подписи без отдельного приложения для подписания. Клиенты могут подписывать документы с любого устройства, а подписанные документы хранятся в зашифрованном виде с полным журналом аудита, в котором фиксируются личность подписанта, IP-адрес и временные метки.
Поскольку договоры в Bonsai связаны со счетами, принятое соглашение позволяет сформировать счет напрямую из той же записи, избавляя от необходимости повторного ввода данных в другом месте. Bonsai также интегрируется с Zoom, поэтому расшифровки встреч из звонка с клиентом могут синхронизироваться с карточкой этого клиента в виде заметок, благодаря чему подписанный договор и заметки об этом разговоре хранятся вместе в карточке клиента.
Электронное подписание сводится к одной и той же горстке шагов, независимо от того, являетесь ли вы тем, кто подписывает, тем, кто запрашивает подпись, или работаете с телефона между звонками клиентам: загрузить документ, создать или разместить подпись и отслеживать процесс до получения подписанной копии. Как только вы освоите этот рабочий процесс, более важным вопросом станет то, какой именно инструмент объединяет работу с договорами, отслеживание и выставление счетов, избавляя вас от необходимости использовать отдельные приложения для каждого этапа. Инструменты для работы с договорами от Bonsai заслуживают внимания, если вам нужны электронные подписи, журналы аудита и выставление счетов, объединенные в рамках одной клиентской карточки.
