Контракты редко поступают вовремя или соблюдают стандартные процедуры.
Кажется, что новые клиентские соглашения всегда приходят в момент, когда юридический отдел разбирает большую очередь проверок, поставщики присылают собственные условия вместо принятия стандартной формулировки компании, а продления возвращаются с изменениями, спрятанными на нескольких страницах в глубине документа.
Самая большая сложность заключается в сравнении условий с внутренними требованиями и принятии решения о дальнейших шагах. ИИ создает возможность изменить эту модель, но только если он является активным участником.
Принятие наилучших решений в процессе проверки контрактов
Опытный специалист по проверке контрактов знает, на что обращать внимание, поскольку он проходил этот процесс множество раз, каждый раз узнавая что-то новое для совершенствования своих навыков. Он понимает, какие пункты ожидаемы, какие отклонения имеют значение и какие проблемы должны вызывать дополнительное внимание.
Традиционная автоматизация полезна, когда информация и решения подчиняются предсказуемым правилам, но язык контрактов не всегда идет навстречу. Например, положение об ограничении ответственности может находиться в разных местах или быть сформулировано по-разному в разных контрактах. Условия оплаты могут выглядеть приемлемыми на первый взгляд, но отличаться от предпочтительных условий организации. Ожидаемые положения могут отсутствовать вовсе.
В рамках типичного процесса организации вынуждены вручную тщательно изучать каждое соглашение или рисковать тем, что важные исключения останутся без внимания.
Ситуация меняется, когда они могут применить исторический бизнес-контекст к этому процессу, позволяя ИИ выполнять рутинный первичный анализ и направлять любые исключения на проверку.
Встречайте агента M-Files Contract Risk Review Agent
Ранее в этом году компания M-Files представила пользовательских агентов (Custom Agents), которые автоматизируют этапы рабочих процессов, зависящие от чтения контента и принятия решений. Одной из областей, к которой клиенты и потенциальные покупатели проявили интерес, стал агент для проверки рисков по контрактам (Contract Risk Review agent).
При создании такого агента организации могут определить требования, которые он должен оценивать, и когда поступающий контракт попадает в M-Files, агент анализирует соглашение на соответствие этим заранее заданным требованиям.
Например, агент может оценить присутствие ожидаемых пунктов, выявить условия, отклоняющиеся от стандартов организации, извлечь соответствующую информацию из контракта и пометить положения, требующие дополнительного внимания. Кроме того, агент может оценивать такие аспекты, как ограничение ответственности, и использовать свой анализ для установления уровня риска соглашения.
Именно здесь происходит важный сдвиг в сторону понимания, оценки и последующих действий, а не просто проверки и суммирования контракта.
- Понимание: Сначала агент интерпретирует контракт. Вместо того чтобы полагаться исключительно на расположение поля или точную фразу, ИИ M-Files анализирует контент для выявления соответствующих пунктов, условий и информации о соглашении. Цель состоит в том, чтобы понять информацию, необходимую для процесса.
- Оценка: Затем агент оценивает найденное по сравнению с предварительно определенными требованиями организации. Отсутствует ли обязательный пункт? Отличаются ли условия оплаты от стандарта организации? Требует ли какое-либо положение дополнительного внимания? Повышает ли совокупность проблем риск контракта?
- Отсутствует ли обязательный пункт?
- Отличаются ли условия оплаты от стандарта организации?
- Требует ли какое-либо положение дополнительного внимания?
- Повышает ли совокупность проблем риск контракта?
Именно здесь ИИ M-Files превращает знания, которые традиционно хранятся в головах людей, в повторяемые критерии в рамках процесса заключения контрактов, последовательно применяя определенные организацией требования, чтобы эксперты могли быстро проверить там, где необходима их экспертиза.
- Действие: Наконец, анализ становится действенным. Если контракт соответствует установленным требованиям, он может продолжать движение по соответствующему рабочему процессу. Если агент выявляет исключение, он помечает эту проблему. Если соглашение соответствует критериям организации по высокому уровню риска, рабочий процесс направляет контракт на проверку в юридический отдел.
Превращение контекста в действие с помощью ИИ
Контракт ценен не из-за слов на страницах. Он имеет связи: клиент или поставщик, тип соглашения, проект, владелец, процесс утверждения и бизнес-требования организации.
M-Files построена на графе корпоративных объектов, который связывает бизнес-контекст и создает основу, позволяющую ИИ работать с контролируемой бизнес-информацией.
Следующий шаг для корпоративного ИИ — это действия
Первая волна генеративного ИИ показала организациям, как быстро ИИ может читать, обобщать информацию и отвечать на вопросы о ней. Суммирование контракта полезно, но понимание того, что контракт нарушает условие в рамках определенного бизнес-требования, и использование этого заключения для запуска соответствующего процесса проверки — это то, как ИИ начинает менять то, как выполняется работа.
Процесс проверки контрактов иллюстрирует один ценный вариант использования того, как настройки M-Files помогают организациям использовать ИИ в точках принятия решений. Мы рассмотрим дополнительные варианты использования корпоративного ИИ, которые помогут организациям устранить операционные препятствия, получить преимущества в производительности и продвинуться в своем внедрении ИИ.
