Представьте ситуацию: клиент присылает вам контракт по электронной почте в пятницу в 18:00, а вы находитесь далеко от принтера и сканера. Как же подписать документ на телефоне бесплатно? Хорошая новость заключается в том, что вам не потребуется дополнительное оборудование или платное ПО: на большинстве телефонов уже есть встроенный способ добавления подписи, а для более сложных файлов можно использовать бесплатные приложения. В этом руководстве подробно описано, как подписать документ на телефоне с помощью уже имеющихся у вас инструментов, а также что проверить перед отправкой, чтобы подписанный файл имел юридическую силу. Если вы хотите получить более полное представление о сборе подписей для работы с клиентами, полное руководство по подписанию контрактов для малого бизнеса охватывает этот процесс от начала и до конца.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Что нужно перед подписанием документа на телефоне
Прежде чем что-либо подписывать, подготовьте три вещи: ваш телефон, файл документа и способ его разметки. Большинство современных смартфонов уже оснащены камерой, средством просмотра файлов и базовым инструментом разметки, поэтому вам, скорее всего, не придется устанавливать ничего нового. Обычно документ должен быть в формате PDF или изображения, чтобы вы могли поставить подпись прямо на экране, а не распечатывать его.
Для личных бумаг или быстрого согласования встроенные инструменты и бесплатные приложения справляются с задачей без платного ПО или принтера. Бизнес-контракты устроены немного иначе: для них часто требуется специальное бесплатное приложение для электронных подписей, которое вместе с вашей подписью ведет журнал аудита.
Как подписать документ на телефоне с помощью встроенных инструментов
На большинстве телефонов уже есть функция разметки или аннотирования, встроенная в средство просмотра файлов или приложение для работы с фото, поэтому вы можете подписать PDF или изображение без сканирования чего-либо. Вы можете нарисовать подпись пальцем или стилусом либо ввести ее в печатном стиле, если от руки на маленьком экране получается неаккуратно. Когда вы закончите, подписанный файл сохранится как новый PDF, которым можно поделиться прямо с этого же экрана.
Подписание PDF с помощью встроенного инструмента разметки на iPhone
Откройте PDF в приложении «Файлы» или прямо во вложении Почты, затем нажмите значок разметки, который выглядит как кончик пера в круге. На панели инструментов разметки нажмите кнопку «плюс» и выберите «Подпись», чтобы нарисовать ее пальцем или выбрать сохраненную подпись из предыдущего документа. Перетащите подпись на нужное место, при необходимости измените ее размер, а затем нажмите «Готово», чтобы сохранить подписанный PDF обратно в приложение «Файлы» или отправить его прямо из Почты.
Подписание документа с помощью встроенных инструментов телефона Android
Откройте PDF в Google Диск, во встроенном средстве просмотра PDF или другом стандартном файловом приложении, а затем найдите опцию аннотирования или заполнения и подписания, которая часто обозначается значком пера. Нарисуйте подпись на экране, поместите ее на документ и сохраните изменения. Экспортируйте подписанную копию и поделитесь ею прямо из этого же приложения.
Как бесплатно подписать документ, полученный по электронной почте
Когда контракт попадает в ваш почтовый ящик, его не нужно распечатывать, подписывать и сканировать обратно. Откройте вложение прямо из почтового приложения, вместо того чтобы сначала сохранять его в память телефона. Большинство почтовых приложений показывают предварительный просмотр PDF прямо в тексте, и нажатие на этот предварительный просмотр обычно открывает тот же инструмент разметки или заполнения и подписания, который вы найдете в средстве просмотра файлов.
В режиме предварительного просмотра добавьте подпись тем же способом, что и при использовании любого встроенного инструмента: нарисуйте ее пальцем, добавьте сохраненную подпись или введите в печатном стиле. Разместите ее на нужном месте, сохраните изменения, и файл готов к отправке, не покидая ваш почтовый ящик.
После подписания прикрепите обновленный файл к ответному письму вместо того, чтобы делать фото распечатанной страницы. Фотография может получиться размытой, перекошенной или с обрезанными частями страницы, в то время как экспортированный PDF сохраняет документ аккуратным и удобным для чтения. Более подробно с этим рабочим процессом можно ознакомиться в статье о том, как подписать документ, полученный по электронной почте, за 5 простых шагов.
Отправляйте контракты и собирайте электронные подписи
Начать
Как подписать документ на телефоне с помощью бесплатного приложения для электронных подписей
Встроенные инструменты разметки хорошо подходят для быстрой подписи, но для некоторых документов требуется более строгий подход. Специальное бесплатное приложение для электронных подписей позволяет вводить, рисовать или загружать подпись в рамках единого стабильного рабочего процесса и сохраняет этот стиль подписи для будущих документов. Это лучший вариант, если на контракте требуется не просто одна отметка на странице.
Такие приложения оказываются полезны, когда документ требует подписей нескольких лиц, так как вы можете пересылать его и отслеживать, кому еще нужно поставить подпись. Они также фиксируют, кто и когда подписал документ, что имеет значение, если клиент или деловой партнер когда-нибудь усомнится в том, что соглашение действительно было заключено. Более подробное пошаговое описание этого процесса можно найти в руководстве по электронной подписи.
Бесплатные тарифы в большинстве приложений для электронных подписей рассчитаны на периодическое или небольшое количество подписей, например на пару контрактов в месяц, а не на поток документов при масштабном подключении клиентов.
Как убедиться, что документ, подписанный на телефоне, является действительным и безопасным
Подпись, нарисованная на телефоне, считается действительной в большинстве повседневных бизнес-ситуаций, но на ее юридическую силу влияет несколько факторов. Действительность часто зависит от способа подписания, от того, четко ли обе стороны выразили согласие на электронное подписание, а также от того, требует ли конкретный тип документа присутствия свидетеля или нотариального заверения (что до сих пор требуется для некоторых юридических, имущественных или государственных форм). Проверка этих требований перед отправкой подписанного с телефона контракта избавит вас от необходимости переделывать все заново.
Для клиентских соглашений простого изображения подписи не всегда достаточно. Журнал аудита, фиксирующий личность подписаса, IP-адрес и отметки времени, добавляет уровень ответственности, которого не может обеспечить одна лишь нарисованная от руки подпись — это важно, если клиент когда-либо будет оспаривать свое согласие с условиями.
После подписания документа сохраните копию для собственных архивов и убедитесь, что получатель действительно получил готовый файл, а не пустую или частично загруженную версию. Если вы сами запрашиваете подписи, а не добавляете свою, статья о том, как отправить документ на подпись за 5 простых шагов, охватывает эту сторону процесса.
Распространенные ошибки, которых следует избегать при подписании документов на телефоне
Несколько мелких ошибок могут превратить быстрое подписание на телефоне в необходимость все переделывать. Обратите внимание на следующие моменты перед отправкой документов клиенту или партнеру.
- Подписание размытого фото вместо реального PDF: снимок распечатанной страницы часто искажает текст и скрывает мелкий шрифт, поэтому всегда работайте с исходным файлом, когда он доступен.
- Забыли экспортировать или сохранить подписанную версию: закрытие приложения до сохранения может полностью удалить вашу подпись, оставив документ в прежнем виде.
- Повторное использование скриншота подписи: вставка старого скриншота вместо свежей подписи через встроенный инструмент телефона может выглядеть неестественно и вызвать вопросы о подлинности.
- Отправка конфиденциального контракта через незащищенное приложение или публичную ссылку: соглашения с клиентами заслуживают приватного и отслеживаемого канала связи, а не ссылки на общий диск, которую может открыть кто угодно.
Замедление темпа ради этих проверок занимает всего несколько лишних секунд и избавляет вас от необходимости повторного согласования.
Как Bonsai помогает подписывать и отправлять контракты с телефона
Подпись на телефоне отлично подходит для разовых документов, но фрилансерам и небольшим агентствам обычно требуется нечто большее, чем просто отметка на странице. Допустим, веб-дизайнер завершает проект стоимостью 4000 долларов для клиента из сферы ритейла и нуждается в подписанном акте о дополнительных работах перед началом следующего этапа, или консультант ведет три активных контракта и не может уследить, кому еще нужно что-то подписать. Именно эту проблему решает Bonsai contracts.
Вместо разметки статического PDF-файла, контракты, отправленные через Bonsai, используют электронные подписи с полным журналом аудита, фиксирующим личность подписанта, IP-адрес и временные метки вместе с самой подписью. Клиенты подписывают документы по безопасной волшебной ссылке с любого устройства, включая телефон, без необходимости запоминать пароль или предварительно сканировать приложение. Для соглашений, требующих более одной подписи, например, когда соучредитель и клиент одновременно подписывают техническое задание, рабочий процесс Bonsai с несколькими подписантами отслеживает каждую подпись независимо, чтобы ничего не потерялось в цепочке групповых писем.
Bonsai также связывает шаг подписания с остальной частью клиентских отношений, а не оставляет его изолированным файлом. Контракты связаны с выставлением счетов, поэтому биллинг по проекту остается привязанным к подписанному соглашению, а не хранится в отдельном файле. А поскольку Bonsai интегрируется с Zoom Meetings, звонок, на котором клиент устно согласовывает объем работ или цены, может синхронизировать свою расшифровку прямо в карточку этого клиента, предоставляя фрилансеру письменный ориентир, который находится прямо рядом с подписанным контрактом.
Для независимого фотографа, который привлекает клиента во время консультации в Zoom и хочет отправить контракт до того, как клиент потеряет интерес, это означает выбор шаблона из библиотеки контрактов Bonsai, отправку его на подпись, которую клиент может завершить со своего телефона, и синхронизацию расшифровки встречи с той же карточкой клиента, что и подписанное соглашение в Bonsai. Это более отслеживаемый путь, чем простой инструмент разметки, особенно когда контракты начинают накапливаться.
Часто задаваемые вопросы
В1: Как бесплатно подписать документ на телефоне?
На большинстве смартфонов есть встроенный способ подписания документа без установки каких-либо программ или оплаты ПО. На iPhone откройте PDF-файл в приложении «Файлы» или «Почта» и используйте инструмент разметки, чтобы нарисовать или вставить подпись. На телефоне Android откройте файл в Google Диск или программе просмотра PDF по умолчанию и используйте опцию аннотирования или заполнения и подписания.
Оба метода позволяют сохранить подписанный файл как новый PDF и поделиться им без лишних шагов. Для документов, требующих более официального учета, таких как личность подписанта и временная метка, бесплатное приложение для электронных подписей подходит лучше, чем встроенный инструмент разметки.
В2: Как подписать документ, который прислали мне по электронной почте?
Откройте вложение прямо из почтового приложения, а не сохраняйте его сначала на телефон. Большинство почтовых приложений предварительно просматривают PDF-файлы прямо в тексте, и нажатие на этот предварительный просмотр обычно вызывает тот же инструмент разметки или заполнения и подписания, доступный в программе просмотра файлов, поэтому вы можете нарисовать или добавить подпись, не покидая входящие.
Как только подпись поставлена и сохранена, прикрепите обновленный файл к ответному письму, а не отправляйте фотографию распечатанной страницы. Фотография может размыть или обрести части документа, в то время как экспортированный PDF сохраняет все читаемым и неизменным.
В3: Какой хороший бесплатный способ подписать документы на телефоне?
Для быстрой разовой подписи встроенный инструмент разметки вашего телефона является удобным вариантом, так как он не требует сканирования и работает прямо внутри программы просмотра файлов или почтового приложения. Для контрактов, которые включают нескольких подписанных лиц или требуют записи о том, кто и когда подписал, бесплатное приложение для электронных подписей является лучшим выбором, поскольку оно поддерживает единый рабочий процесс подписания и отслеживает завершение.
Что именно имеет смысл, зависит от документа. Заявление на аренду или разрешение редко требуют чего-то большего, чем нарисованная подпись, в то время как клиентский контракт выигрывает от дополнительной структуры и отслеживания, которые предоставляет специализированное приложение.
В4: Имеет ли юридическую силу подпись документа на телефоне?
Подпись, нарисованная на вашем телефоне, действительна в большинстве повседневных деловых ситуаций, но действительность зависит от метода подписания, от того, четко ли обе стороны согласились подписать в электронном виде, и от того, требует ли конкретный тип документа свидетеля или нотариального заверения. Некоторые юридические, риелторские или правительственные формы все еще подпадают под эту последнюю категорию.
Для клиентских соглашений полезно выйти за рамки простого изображения подписи. Журнал аудита, который записывает личность подписанта, IP-адрес и временные метки, добавляет подотчетность, которую одна лишь от руки нарисованная подпись не обеспечивает, что имеет значение, если условия будут оспорены позже.
В5: Как Bonsai помогает подписывать документы на телефоне?
Bonsai позволяет клиентам подписывать контракты с телефона с помощью безопасной волшебной ссылки, без необходимости запоминать пароль и предварительно сканировать приложение. Каждая подпись сопровождается полным журналом аудита, фиксирующим личность подписанта, IP-адрес и временные метки, а контракты, требующие более одного подписанта, поддерживают независимое отслеживаемое подписание для каждой стороны.
Поскольку контракты в Bonsai связаны с выставлением счетов, подписанное соглашение может сразу перейти к биллингу без повторного ввода деталей проекта. Bonsai также интегрируется с Zoom Meetings, поэтому расшифровка звонка клиента может синхронизироваться с карточкой этого клиента вместе с подписанным контрактом.
Подписание документа на телефоне не обязательно означает печать, сканирование или ожидание возвращения за рабочий стол. Встроенные инструменты справляются с быстрыми разовыми подписями, в то время как бесплатное приложение для электронных подписей имеет больше смысла, как только документ требует отслеживания или нескольких подписантов. Для контрактов, имеющих реальный вес в бизнесе, такие инструменты, как Bonsai contracts, добавляют журнал аудита и рабочий процесс подписания, которые простой инструмент разметки не может предоставить, поэтому подпись, сделанная с вашего телефона, выдержит проверку тогда, когда это наиболее важно.
