Кто платит за ИИ? Как проектные фирмы могут учитывать, выставлять счета и оценивать расходы на ИИ

В бюджете большинства проектных фирм теперь есть строка расходов на ИИ, но лишь немногие могут сказать, сколько ИИ стоил для их десяти крупнейших проектов в прошлом месяце. Этот разрыв стал темой выступления Андрия Муляра, основателя и генерального директора Nomic, перед финансовыми руководителями проектных фирм на осенней встрече Design Finance Officers Group в Скоттсдейле 5 октября. Аудитория попросила предоставить практические материалы, которые финансовый директор мог бы передать контролеру, поэтому ниже представлено следующее: где в бухгалтерском учете должны отражаться расходы на ИИ, как выставлять за них счета, как измерять их окупаемость и что пошло не так в фирмах, которые пытались это сделать.

Мы продаем ИИ на основе использования, поэтому каждый месяц видим этот счет со стороны продавца, и первый вопрос, который задает нам большинство финансовых директоров, — как они будут контролировать эти расходы и перевыставлять их клиентам. Все, что написано ниже, применимо независимо от того, чей ИИ вы покупаете. Примеры из практики взяты из работы с фирмами, с которыми мы сотрудничаем, названия которых мы опустили.

Большинство фирм платят за ИИ, и лишь немногие могут показать, что он принес

Два исследования этого года очерчивают проблему. 47-е ежегодное исследование индустрии A&E от Deltek Clarity (896 фирм в США и Канаде, опубликовано в мае 2026 года) показало, что 70% фирм A&E сейчас используют ИИ, по сравнению с 53% годом ранее, в то время как только 38% сообщают об измеримом положительном влиянии на бизнес. Исследование KPMG Global AI Pulse за второй квартал 2026 года, в котором приняли участие 2145 руководителей высшего звена в организациях с доходом более 50 млн долларов, показало, что 49% из них приостановили внедрение ИИ-агентов, когда расходы превысили ожидаемую ценность. Организации с полной прозрачностью операционных расходов на ИИ в пять раз чаще сообщали об установленной окупаемости инвестиций (ROI): 15% против 3%.

В совокупности эти цифры указывают на проблемы с учетом. Когда расходы на ИИ попадают в категорию, которую никто не может связать с работой, никто не может измерить, что они принесли. Если расходы не привязаны к проекту, вы не можете привязать их к результату проекта, и это финансовая проблема, которую финансовый отдел может решить без особых затрат.

Четыре идеи, которые стоит внедрить в вашей фирме

Строка расходов на ИИ останется небольшой по сравнению с затратами на труд, на который она влияет. То, что меняет ваш отчет о прибылях и убытках, — это то, где вы учитываете эти расходы, как вы оцениваете работу и что происходит с часами, которые высвобождаются благодаря ИИ.

• Учитывайте использование ИИ так же, как вы учитываете затраты на выполнение работ. Они перемещаются вместе с проектной работой, как печать, время работы в CADD или транспортные расходы, поэтому ставьте номер проекта на каждую операцию.
• Окупаемость зависит от того, как оценивается работа. Сэкономленные часы становятся маржой при работе с фиксированной оплатой и упущенной выгодой при почасовой оплате, если только повторяющиеся объемы работ не переводятся на оплату по результатам. Это решение по ценообразованию, в котором должен участвовать финансовый отдел.
• Сэкономленные часы — это резерв мощности, пока вы не пустите их в дело. Они попадают в отчет о прибылях и убытках, когда команды берутся за невыполненные заказы или дополнительную работу за ту же плату. Если никто их не заполняет, коэффициент использования падает. Люди остаются, а работа, которая ждала своего часа, выполняется.
• Вы не можете управлять окупаемостью, которую не видите. Фирмы, которые показывают окупаемость, видят расходы по проектам, пользователям и рабочим процессам, поэтому номер проекта важнее, чем инструмент.

Инженеры по-прежнему проверяют и заверяют работу, поэтому время их проверки остается в графе расходов для каждого последующего показателя.

Счет за ИИ изменил свою форму

Ваш процесс бюджетирования и кредиторской задолженности был создан для лицензий на рабочие места: вы подписываете, вы знаете сумму, и она идет в накладные расходы. Большинство продуктов ИИ теперь выставляют счета за часть или всю стоимость по единице работы, например, за прочитанные страницы, проведенные проверки и использование модели. Вы узнаете стоимость после выполнения работы, если кто-то не оценит ее заранее; объем и сложность работы определяют ее, и каждый, кто начинает задачу, принимает решение о расходах.

Цены за единицу невелики, поэтому объем и состав определяют счет. Вот сколько стоят обычные задачи на стандартной модели Nomic:

Комплект из 200 листов, проверенный по цене 0,75 доллара за лист, обходится примерно в 150 долларов, что составляет примерно один оплачиваемый час инженера. Тот же человек может потратить 3 доллара в один месяц на поиск информации и 300 долларов в следующий на две проверки полных комплектов, и оба случая нормальны. Два человека с идентичными лицензиями создают очень разные счета, и разница зависит от проектной работы, которую они выполняют, поэтому проект — это правильное место для учета этих расходов. Другие поставщики устанавливают цены иначе, но форма остается прежней, а фактическая стоимость варьируется в зависимости от размера файла, выбора модели и объема вывода. Вы можете смоделировать свой собственный состав работ с помощью калькулятора использования ИИ.

Строка расходов на ИИ мала по сравнению с часами, которые она экономит

Эти результаты получены на реальных проектах в фирмах, с которыми мы работаем. Часы — это то, о чем сообщали инженеры и сметчики до их собственной проверки результатов, поэтому рассматривайте их как верхний предел, пока ваши табели учета рабочего времени не подтвердят их.

В ходе 12-недельного пилотного проекта в глобальной проектной фирме 42 инженера сообщили о 669 сэкономленных часах и 19 критических ошибках, обнаруженных до того, как они превратились в переделку. Стоимость ИИ при такой работе варьируется от десятков до нескольких сотен долларов за запуск, в то время как инженерные часы вокруг этого стоят тысячи. Разрыв между этими двумя строками составляет два или три порядка, поэтому цена ИИ редко является тем числом, которое имеет значение.

Самый дешевый честный тест любого поставщика ИИ пришел от подрядчика. Он передал нам прошлую работу, на которой потерял около 17 000 долларов, не сказав нам об этом, и проверка выявила проблемы, стоящие за убытком. Выберите завершенную работу, результат которой вы уже знаете, и протестируйте на ней каждого поставщика, которого рассматриваете.

Где расходы на ИИ должны отражаться в ваших книгах

Фирмы уже однажды решили эту проблему. Когда появились станции CADD, они разработали ставки оплаты, регистрировали использование по работе и зачисляли средства в пул накладных расходов. Руководство AASHTO Uniform Audit & Accounting Guide по-прежнему спрашивает в пункте H.8 своей анкеты внутреннего контроля для инженеров-консультантов, ведутся ли журналы использования компьютеров и кодируются ли они по работе или проекту. Использование ИИ — это именно такой вид затрат, с лучшими журналами, чем когда-либо были у CADD. Это может быть отнесено к трем местам, и у каждого есть свои правила.

• Пул накладных расходов (косвенные). Инструменты для всей фирмы, общая производительность, обучение, пилотные проекты и все, что вы не можете привязать к одному проекту, возмещается через ставку накладных расходов на всю работу. Это повышает вашу ставку, применяется допустимость согласно FAR Part 31, и ни один менеджер проекта не несет ответственности за отклонения. Накладные расходы подходят для чат-инструментов общего назначения. Это перестает быть приемлемым, когда значительная часть расходов приходится на проверку конкретной работы, потому что тогда вы распределяете расходы одного проекта на каждого клиента и завышаете свою ставку.
• Стоимость проекта (прямые ODC). Запуски, выполненные для одного проекта и записанные на его номер, оплачиваются по себестоимости или по установленной ставке, где контракт допускает другие прямые затраты. Те же расходы не могут одновременно находиться в пуле, и некоторые DOT допускают прямые компьютерные расходы только как транзитные без прибыли.
• Капитализированное внедрение. Конфигурация, интеграция и создание рабочего процесса для хостинговой платформы ИИ могут быть капитализированы в соответствии с ASC 350-40 и амортизированы, в то время как подписка и использование списываются в расходы. ASU 2025-06 вступает в силу для годовых периодов, начинающихся после 15 декабря 2027 года. Если вы платите поставщику или собственному персоналу за настройку интеграций и рабочих процессов, спросите своих аудиторов, подходит ли эта работа под данные критерии.

Тест из четырех вопросов для вашего контролера

Прежде чем выставлять счет за запуск ИИ на проект, он должен пройти все четыре вопроса. Тест намеренно консервативен, и вы можете использовать его сегодня, не покупая никакого нового программного обеспечения.

• Привязано ли это к одному номеру проекта? Если затраты нельзя отнести к конкретной работе, они являются косвенными.
• Разрешает ли это контракт? Ищите условия, касающиеся ODC (других прямых затрат) или технологических сборов, а также любые пункты об ИИ в договоре с клиентом. Если контракт этого не допускает, затраты остаются в составе накладных расходов или внутри вознаграждения.
• Можете ли вы предоставить журнал учета? Пользователь, дата, рабочий процесс и затраты по номеру проекта в форме, которую может проверить аудитор.
• Относятся ли они везде одинаково? Стандарт учета затрат (Cost Accounting Standard) 402-40 гласит: «Все затраты, понесенные для одной и той же цели в схожих обстоятельствах, являются либо только прямыми, либо только косвенными затратами». Решайте исходя из цели, а не из того, кто является клиентом.

Если вы проходите по всем четырем пунктам, это прямые затраты проекта. Если не проходите хотя бы по одному, они остаются в общем пуле, пока вы не устраните несоответствие. Невыполнение третьего условия — повод исправить ведение журналов, при этом вам не нужно прекращать использование ИИ в работе, пока вы этим занимаетесь.

Четвертый вопрос — это то, на чем компании попадаются. Возникает соблазн списывать ИИ как прямые затраты везде, где это позволяет контракт, и оставлять их в накладных расходах во всех остальных случаях. Согласно определениям CAS 402 и FAR 31.202 и 31.203, это является двойным учетом, если только обстоятельства фактически не различаются, а работа на правительство и коммерческая работа, как правило, не считаются разными обстоятельствами. Решение скучное, но эффективное: письменная политика на одной странице, журнал учета и кредитование пула на сумму всего, что было списано как прямые затраты.

То, как ИИ влияет на ваш отчет о прибылях и убытках, зависит от того, как оценивается работа.

Когда ИИ сокращает количество часов, затрачиваемых на результат, экономия на одних контрактах проявляется как маржа, а на других — как упущенная выручка.

При почасовой оплате и работе по системе «затраты плюс» повышение эффективности может привести к сокращению выручки; отрасль уже проходила через это, когда кульманы сменились системами CAD. Исследование ACEC Research Institute и Virginia Tech по инженерным услугам с фиксированной ценой (сентябрь 2024 г.) отмечает, что часть этих затрат может быть включена в ставку накладных расходов в рамках регуляторных и практических ограничений. Со стороны поставщиков мы видим, что компании, которые сохраняют экономию, оценивают повторяющиеся объемы работ по конечному результату.

Государственные заказчики уже пишут правила. Стандарт IT-003 Департамента транспорта Миннесоты требует, чтобы консультанты подтверждали одобрение своих инструментов ИИ перед отправкой непубличных данных. Руководство по заключению государственных контрактов Калифорнии требует, чтобы подрядчики раскрывали информацию об использовании генеративного ИИ в результатах работ, влияющих на исполнение контракта. Политика Канзаса P8200.00 требует раскрытия информации об использовании генеративного ИИ и запрещает использование государственных данных в инструментах ИИ без одобрения. Заявление о политике ASCE 573 возлагает ответственность на инженера и гласит, что ИИ не может заменить суждение профессионального инженера (PE).

Некоторые фирмы выполняют дорожные работы для клиентов, которые вообще не хотят видеть ИИ в проектах, в то время как их частные проекты MEP быстро внедряют его. Добавьте одно поле в запись контракта: «ИИ разрешен», «ограничен» или «требуется раскрытие информации», чтобы никто не выставлял счет за ИИ как ODC клиенту, который на это не соглашался.

ИИ влияет на вашу ставку накладных расходов с обеих сторон.

Если ИИ находится в общем пуле и одновременно сокращает прямые трудозатраты, числитель растет, а база уменьшается. Возьмем показательную фирму с 75,0 млн долларов косвенных затрат на 50,0 млн долларов прямых трудозатрат, что дает ставку накладных расходов 150,0%. Добавьте 1 млн долларов затрат на ИИ в пул, позвольте ИИ сократить прямые трудозатраты на 2%, и у фирмы будет 76,0 млн долларов на 49,0 млн долларов, что дает ставку 155,1%. В случае аудируемой ставки DOT именно эту цифру видят ваши клиенты.

• Коэффициент использования падает, если освободившиеся часы не заполняются оплачиваемой работой, поэтому экономия от ИИ отражается в отчете о прибылях и убытках только тогда, когда у вас есть портфель заказов.
• Мультипликатор чистой трудоемкости растет при работе с фиксированной оплатой, где вознаграждение остается прежним, а трудозатраты падают. При почасовой оплате он остается на прежнем уровне или снижается.
• Ставка накладных расходов растет, когда ИИ является косвенным расходом, что является самым веским аргументом в пользу перевода квалифицированного ИИ проекта в прямые затраты, как только он проходит тест из четырех вопросов.

Отслеживайте четыре показателя по каждому рабочему процессу каждый квартал.

Измеряйте один рабочий процесс за раз, например, контроль качества чертежей или проверку документации, сравнивая его с аналогичным результатом, выполненным без ИИ.

• Стоимость ИИ за запуск, согласно отчету об использовании от поставщика, по номеру проекта. Запрашивайте у каждого поставщика данные об использовании по пользователю, рабочему процессу и проекту.
• Часы до и после, из табелей учета рабочего времени, по тем же кодам задач, для того же типа результата.
• Выявленные проблемы, из журналов контроля качества и запросов на информацию (RFI), чтобы качество учитывалось наравне с часами.
• Время экспертной проверки. Инженеры по-прежнему проверяют и подписывают работу, поэтому их время идет в графу затрат.

Ценность за запуск = сэкономленные часы × ставка с учетом накладных + предотвращенные переделки − стоимость ИИ − время проверки.

Два предостережения. Не считайте часы, которые никто бы не потратил: если полная проверка все равно не планировалась, учитывайте результат в графе «выявленные проблемы». И не исключайте время проверки, потому что ответственный инженер по-прежнему несет ответственность за результат.

Самый дешевый способ увидеть, где используется ИИ, — это код задачи с поддержкой ИИ в ваших табелях учета рабочего времени. Это дает вам часы «до» и «после» из системы, которую вы уже используете, и никому не нужно заполнять опросы.

Бюджет на 2027 год в трех уровнях.

Компании, продвинувшиеся дальше всех, планируют бюджет на ИИ в трех уровнях, соответствующих бухгалтерским категориям, чтобы бюджет и отчетность рассказывали одну и ту же историю. Эти примеры взяты из наших разговоров с клиентами этой осенью, имена удалены.

• Фиксированные: базовая платформа. Лицензии и любое включенное использование, известные при подписании и находящиеся в ведении IT или операционного отдела. В одной глобальной проектной фирме каждый получает 25 долларов в месяц на общее использование, что относится на центр затрат на программное обеспечение.
• Переменные и прямые: пул проекта. ИИ, оцениваемый в каждом бюджете проекта по рабочему процессу и этапу, как печать или CADD, и находящийся в ведении руководителя проекта. В той же фирме руководитель проекта утверждает пул при создании проекта, и он заносится в код проекта, а финансовый отдел разделяет экспорт так, чтобы затраты на ПО и затраты на проект попадали в разные места. Первый вопрос архитектурной фирмы к нам был о том, может ли ИИ быть возмещаемым расходом.
• Переменные и косвенные: пул фирмы. Обучение, предложения, пилотные проекты и неоплачиваемая работа с клиентами, находящиеся в ведении назначенного руководителя с лимитом и датой окончания. Несколько средних фирм финансируют первый год из инновационного бюджета. Как только использование вырастет, планируйте переход к бюджетам проектов, чтобы затраты на ИИ не прятались в накладных расходах.

Заполнитель лучше, чем ноль. Один руководитель проектной фирмы сказал нам, что худший результат — это ноль в бюджете и запрос на подписание контракта через три недели после закрытия бюджета. Внесите цифру в бюджет 2027 года сейчас, затем поработайте один квартал по запросу, прежде чем подписывать годовое обязательство по использованию. Поставщики, включая нас, предлагают лучшие условия при годовом обязательстве по пулу, и это разумно, как только вы узнаете свой темп потребления. До этого момента вы гадаете.

Что не сработало.

Эти шесть ошибок стоили фирмам времени или денег в пилотных проектах и внедрениях, которые мы проводили в этом году. Каждой из них было дешевле избежать, чем исправить.

• Доверие к чертежу как к завершенному. Рецензент дал нам лист, выбранный потому, что у него были известные проблемы, и первая проверка на соответствие нормам прошла успешно. Агент проверил то, что было на чертеже, и пропустил помещения без меток заполняемости. Мы исправили рабочий процесс, и вывод для любой фирмы заключается в том, чтобы оценивать пилоты на наборе с известными проблемами и проверять комплектность перед проверкой норм.
• Смешивание расходов на внедрение с эксплуатационными расходами. Затраты подрядчика на создание первых рабочих процессов списывались из производственного пула, что исказило стоимость одного запуска. Разделите бюджеты на внедрение и эксплуатацию по разным статьям контракта, что также соответствует категории капитализации.
• Шквал запросов в конце месяца. Сотрудники с небольшими ежемесячными лимитами отправляют запросы на пополнение в конце месяца, и утверждающий не понимает, к какому пулу или проекту относится каждый запрос. Направляйте каждый запрос владельцу пула с привязкой к проекту.
• Проблема Ferrari. При наличии выбора люди выбирают самую мощную модель для любой задачи, включая те, с которыми отлично справляется более дешевая модель. Установите модель по умолчанию для каждого рабочего процесса с назначенным ответственным лицом.
• Один человек держит ключи. В одном из офисов все запуски шли через одного сотрудника. Расходы оставались предсказуемыми, но ценность ограничивалась тем, сколько этот человек успевал запустить. Выделите командам бюджеты и лимиты на проекты, а затем откройте доступ.
• Покупка до выбора рабочего процесса. Инженерам строительной компании понравилась демонстрация, но они не смогли назвать рабочий процесс, показатели которого собирались измерять, поэтому никто не смог показать окупаемость. Зафиксируйте текущие трудозатраты на одном рабочем процессе, прежде чем подписывать контракт.

Восемь механизмов контроля, которые нужно требовать от любого поставщика ИИ

Они применимы к каждому ИИ-продукту в вашей компании, включая общедоступные чат-инструменты, которые ваши сотрудники уже включают в авансовые отчеты. Требуйте этот список в письменном виде от каждого поставщика, включая нас.

• Расходы по номерам проектов с отчетами в разрезе проектов, пользователей и рабочих процессов с использованием номеров проектов из вашей ERP.
• Жесткие лимиты на уровне компании и пользователей, которые приостанавливают использование при их достижении. Оповещение по электронной почте в 23:00 в пятницу не остановит фоновую проверку трех комплектов чертежей.
• Предварительная оценка стоимости перед запуском для крупных задач до того, как кто-либо возьмет на себя обязательства по их выполнению.
• Процесс согласования для запроса дополнительного бюджета и направления запроса утверждающему лицу.
• Экспорт и доступ через API, позволяющие ежемесячно выгружать данные об использовании в вашу ERP без ручного ввода.
• Прозрачная стоимость моделей: сколько стоит базовая модель и какую наценку добавляет поставщик.
• Выставление счетов по инвойсам и заказам на закупку (PO) со счетами, которые построчно сходятся с отчетом об использовании.
• Изоляция данных, гарантирующая, что ваши файлы остаются в корпоративной среде вашей компании и не используются для обучения моделей.

Затем ежемесячно закрывайте расходы на ИИ, как и любые другие расходы по проекту. Требуйте указания номера проекта в начале работы, экспортируйте расходы по проектам, импортируйте их в Vantagepoint, Costpoint или любую другую используемую систему и зачисляйте на счет пула все, что списано напрямую. Скорее всего, вы уже делаете это для расходов на печать или выписок по корпоративным тревел-картам. Все, что невозможно распределить, остается в накладных расходах, и эта нераспределенная сумма становится вашим списком задач на каждый месяц.

Вот наши ответы. В Nomic каждый проект содержит номер проекта из вашей ERP, а панель администратора показывает расходы по проектам, участникам и рабочим процессам с возможностью фильтруемого экспорта в CSV и API аналитики, который возвращает номер проекта для каждого события использования. Лимиты расходов компании и пользователей приостанавливают работу при их достижении, для крупных рабочих процессов сначала отображается предварительная оценка стоимости, а запросы на увеличение бюджета поступают во входящие утверждающего лица. Использование тарифицируется по расценкам базовых моделей без наценок, оплата по счетам и заказам на закупку (PO) доступна на тарифе Enterprise, и каждая компания работает в собственной изолированной среде с поставщиками моделей на условиях нулевого сохранения данных (zero-data-retention). Подробности доступны на наших страницах с ценами и безопасностью, а также в журнале изменений.

Пять шагов, которые нужно сделать до утверждения бюджета на 2027 год

Ни один из них не требует нового программного обеспечения.

• Отсортируйте счета за ИИ за прошлый квартал по проектам, пользователям и инструментам. Все, что вы не сможете распределить, станет вашей отправной точкой для накладных расходов.
• Составьте регламент учета расходов на ИИ на одну страницу, где указано, какие затраты являются прямыми, какие — косвенными, и какие подтверждающие документы вы храните. Ознакомьте с ним вашего аудитора до конца года.
• Добавьте код задач с использованием ИИ, чтобы в табелях учета рабочего времени отображалось, где именно на каждом проекте применяется ИИ.
• Протестируйте один рабочий процесс на завершенном проекте с известным результатом, а затем отслеживайте четыре ключевых показателя на реальной работе в течение квартала.
• Отметьте условия использования ИИ в ваших крупнейших контрактах как разрешенные, ограниченные или требующие раскрытия, и зафиксируйте это в договоре.

Регламент — это то, что защитит вас при аудите, а сортировка счетов покажет текущий масштаб проблемы. Если перед сезоном бюджетирования у вас есть время только на один шаг, займитесь сортировкой счетов.

Если вы хотите увидеть, откуда берутся данные о стоимости на ваших собственных проектах, закажите 30-минутное демо и пригласите финансового контролера. Мы проведем анализ ваших чертежей или тестового комплекта и покажем предварительную оценку стоимости перед запуском, найденные замечания со ссылками на источники и экспорт данных об использовании на уровне проектов для импорта в вашу ERP.

Источники

• Deltek, 47-е ежегодное исследование индустрии архитектуры и проектирования Deltek Clarity, опубликовано 12 мая 2026 г. (896 компаний).
• KPMG, Global AI Pulse Q2 2026, июнь 2026 г. (2 145 руководителей высшего звена в организациях с выручкой от 50 млн долларов, 20 стран).
• Единое руководство по аудиту и бухгалтерскому учету AASHTO, приложение B, опросник внутреннего контроля для инженеров-консультантов, пункт H.8.
• Стандарт учета затрат 402-40 (CAS 402-40), а также определения прямых и косвенных затрат в FAR 31.202 и 31.203.
• Отдел шоссейных дорог Западной Виргинии, Руководство по аудиту консультантов, о прямых расходах на вычислительные ресурсы и сквозных тарифах без прибыли.
• FASB ASC 350-40 и ASU 2018-15 о затратах на внедрение облачных вычислений, а также ASU 2025-06, выпущенный в сентябре 2025 г.
• Исследовательский институт ACEC и Virginia Tech, Предоставление инженерных услуг на основе паушальной оплаты (Lump Sum), сентябрь 2024 г.
• Стандарт IT-003 Минтранса Миннесоты; положения о раскрытии GenAI в Руководстве по государственным закупкам DGS Калифорнии; Политика P8200.00 штата Канзас, раздел 9.2.7; Положение 573 политики ASCE, принятое 18 июля 2024 г.
• Удельные затраты Nomic взяты из docs.nomic.ai, раздел «Models & Pricing». Практические результаты получены на основе клиентских проектов Nomic и обсуждений в 2026 году; названия компаний и имена людей скрыты.

Эта статья не является налоговой или аудиторской консультацией. Проконсультируйтесь со своими аудиторами и налоговыми консультантами, прежде чем менять способ учета затрат на ИИ.