В ARM Creative одна кампания может охватывать эфирное телевидение, OTT-рекламу, радио, Spotify, платную рекламу в социальных сетях, медийную рекламу и ретаргетинг — и все это одновременно, причем у каждого канала свои сроки, технические требования и процессы согласования.
Раньше обновления по кампаниям терялись в цепочках электронных писем, а обратная связь была разбросана по Slack и почтовым ящикам. Без единой системы было трудно понять, утвержден ли результат, находится ли он в работе или сроки срываются.
Теперь ARM Creative стандартизировала рабочий процесс маркетинговых кампаний и внедрила ИИ на всех этапах — от брифинга до запуска. Это позволило небольшой команде из восьми человек проводить сложные комплексные кампании без увеличения накладных расходов.
«Многие думают, что для проведения масштабных кампаний нужна большая команда. Мы просто создали правильную систему». Коллин Чалупка, менеджер проектов, ARM Creative
«Многие думают, что для проведения масштабных кампаний нужна большая команда. Мы просто создали правильную систему».
Коллин Чалупка, менеджер проектов, ARM Creative
Когда таланты опережают инструменты
По мере того как ARM Creative расширялась, открывая новые офисы и беря в работу больше кампаний, одни и те же проблемы с координацией возникали снова и снова.
«По мере роста нашего агентства мы обнаружили, что наши таланты и объемы работы значительно опережают наши инструменты, — говорит Коллин Чалупка, менеджер проектов ARM Creative. — Задачи могли легко застрять, и было невозможно понять, что утверждено, что в работе, а что безнадежно отстает». Отсутствие координации приводило к пропущенным дедлайнам, потере обратной связи и кампаниям, которые не запускались вовремя.
«Мы поняли, что отсутствие общей системы — это не просто неудобство, — говорит Коллин. — Это буквально сдерживало развитие нашего агентства».
Как ARM Creative создала масштабируемый рабочий процесс кампаний на базе ИИ
Чтобы решить эту проблему, команда Коллин стандартизировала рабочий процесс кампаний, а затем добавила автоматизацию и ИИ для его поддержки.
ИИ и автоматизация берут на себя координационную работу — маршрутизацию согласований, обновление статусов и продвижение результатов по этапам, — в то время как команда остается сосредоточенной на творческих и стратегических решениях.
Вот как это работает:
Шаг 1: Каждая кампания начинается со стандартизированного шаблона
Когда создается новый проект кампании, стандартизированный шаблон автоматически заполняет структуру проекта, включая разделы, задачи, подзадачи и пользовательские поля.
Результаты, технические характеристики файлов и требования к размещению встроены в описания задач, поэтому каждая кампания начинается с полной структуры.
Шаг 2: ИИ превращает бриф клиента в структурированный план кампании
После создания проекта кампании команда импортирует творческий бриф клиента и переносит информацию непосредственно в задачу Asana.
Затем команда использует Asana AI для уточнения брифа и заполнения ключевых полей, таких как цели, сообщения, обязанности команды и стратегия.
Шаг 3: Бриф переходит на творческое рассмотрение
Как только бриф готов, он направляется креативному директору на проверку и утверждение. Его одобрение автоматически запускает следующий этап рабочего процесса, переводя кампанию в стадию концептуализации. Творческая команда использует интеграцию Figma + Asana для разработки до четырех визуальных концепций на основе брифа.
Шаг 4: Видимость в реальном времени обеспечивает согласованность команд
По мере того как концепции кампании проходят проверку, пользовательские поля обновляются автоматически, предоставляя всей команде понимание того, на каком этапе находится работа. Статус всегда виден: утвержден ли результат, находится ли он на внутренней проверке или ожидает обратной связи от клиента.
Как только концепция кампании и художественное оформление утверждены, команда обновляет соответствующие поля, и оставшиеся результаты переходят в производство.
Шаг 5: Производство кампании идет параллельно по всем каналам
После утверждения направления кампания переходит в стадию полноценного производства, где задачи выполняются одновременно по всем каналам, включая видео, платную рекламу в соцсетях, электронную почту и наружную рекламу.
Те же стандартизированные списки результатов, спецификации и требования к размещению сопровождают работу на этапе производства. Активы связаны через интеграцию с Dropbox, и когда они готовы к проверке, команда оставляет отзывы прямо в Asana. Завершенные задачи автоматически перемещаются по рабочему процессу, и ничто не переходит к запуску, пока не пройдет внутренний контроль качества и проверку клиентом.
Шаг 6: Медиа-команда координирует запуск по всем каналам
После утверждения активов медиа-команда координирует размещение по каналам. Подтвержденные даты запуска отслеживаются в системе, что дает команде четкое представление о том, что и когда выходит в эфир.
«Благодаря правилам ИИ мы можем видеть, на каком этапе находится каждый элемент, и гарантировать, что все запускается вовремя», — говорит Коллин.
На 86% меньше накладных расходов на координацию и кампании, которые запускаются вовремя
Только за счет оптимизации рабочего процесса кампаний ARM Creative сократила накладные расходы на координацию на 86%, с почти 400 минут до 56 минут на одну кампанию. «Время, которое мы сэкономили на запуске или создании кампании от начала до конца, значительно сократилось, — говорит Коллин. — Это позволяет нам уделять больше времени стратегии, работе над расширением списка клиентов или просто делать более качественную работу».
Для небольшого агентства, работающего в формате полного цикла, это также разница между реактивным и проактивным подходом. «Мы смогли отмечать моменты, когда что-то находится под угрозой, или если у нас возникают проблемы по пути, и мы можем немедленно их решить, — говорит Коллин. — Это помогает нам придерживаться дедлайнов и графиков, а также гарантирует, что мы справляемся с объемом работы».
Три урока по созданию масштабируемого рабочего процесса кампаний
Для творческих команд, управляющих сложными кампаниями с ограниченными ресурсами, подход ARM Creative сводится к нескольким принципам:
- Начинайте с решения проблемы, а не с выбора инструмента. Прежде чем добавлять автоматизацию или ИИ, определите конкретные «узкие места», которые замедляют работу вашей команды. Как говорит Коллин: «Начните с конкретных препятствий, которые постоянно повторяются в вашем рабочем процессе, а затем создавайте решения для их устранения».
Начинайте с решения проблемы, а не с выбора инструмента. Прежде чем добавлять автоматизацию или ИИ, определите конкретные «узкие места», которые замедляют работу вашей команды. Как говорит Коллин: «Начните с конкретных препятствий, которые постоянно повторяются в вашем рабочем процессе, а затем создавайте решения для их устранения».
- Внедряйте ИИ в рабочий процесс, а не поверх него. Используйте ИИ, чтобы превратить неструктурированные данные в организованную работу и сократить ручную координацию, которая замедляет кампании.
Внедряйте ИИ в рабочий процесс, а не поверх него. Используйте ИИ, чтобы превратить неструктурированные данные в организованную работу и сократить ручную координацию, которая замедляет кампании.
- Масштабируйте работу, а не нагрузку. Автоматизируйте рутинную координацию, чтобы небольшая команда могла брать на себя более сложные кампании без увеличения накладных расходов.
Масштабируйте работу, а не нагрузку. Автоматизируйте рутинную координацию, чтобы небольшая команда могла брать на себя более сложные кампании без увеличения накладных расходов.
Агентное управление работой помогает небольшому агентству работать так же эффективно, как крупному.
Создание правильной системы изменило возможности небольшой компании ARM Creative. Стандартизировав рабочий процесс маркетинговых кампаний и внедрив в него ИИ, ARM Creative может управлять более сложными многоканальными кампаниями без необходимости ручной координации.
«Раньше нашему небольшому агентству было практически невозможно справляться с таким большим объемом проектов и кампаний, — говорит Коллин. — Теперь наш рабочий процесс действительно делает это возможным».
Предоставьте своим командам ИИ, который понимает их работу, поддерживает продвижение проектов и становится лучше по мере того, как ваши команды его используют.
