В своем предыдущем блоге я рассказывал о партнере, который использовал AI-сводку для подготовки к встрече с клиентом. Клиент задал уточняющие вопросы по некоторой информации, включая ссылку на нормативный акт, который, как он знал, был отменен. Однако AI-ассистент подготовил сводку на основе старых черновиков, лежавших в той же папке. Это была не вина AI — дело в предоставленной ему информации.
Моя идея заключалась в том, чтобы правильно «заправить» AI-ракету перед запуском. И теперь я хочу рассказать о том, что происходит, когда вы это делаете. Как только ваш контент связывается с бизнес-контекстом с помощью метаданных — что это за документ, к какому клиенту он относится, кто должен иметь к нему доступ — главный вопрос меняется. Он переходит от «можем ли мы доверять этим ответам?» к «какую работу можно делегировать?»
Прежде чем двигаться дальше, я хочу прояснить понятие «делегирования» работы. Агенты, о которых я хочу рассказать, не подписывают контракты, не утверждают контент и не переводят контракты на следующий этап. Человек по-прежнему принимает решения и несет за них ответственность. Речь идет о том, чтобы помочь быстрее прийти к этим решениям.
«Мы уже делали эту работу раньше. Кто ее выполнял? И где она находится?»
Фирмам обычно не не хватает экспертизы, но им может не хватать способов доступа к ней. Старший менеджер знает, что фирма выполняла аналогичную работу для клиента из похожей отрасли 2 года назад. Но новое предложение выиграет от этих знаний только в том случае, если его спросят об этом до наступления дедлайна.
Когда документы связаны с людьми, клиентами и проектами, а не погребены в папках, агент знаний может найти сопоставимую работу при создании нового предложения или проекта. Это будет не просто список имен файлов, а актуальный релевантный контент с возможностью задать уточняющие вопросы по документу.
Когда ваша фирма фиксирует контекст о том, кто, что и когда сделал, агент получает возможность поддерживать распределение задач. Он может предложить шорт-лист сотрудников на основе выполненной ими работы и их областей компетенции. Старший менеджер по-прежнему выбирает команду, но его выбор подкреплен доказательствами.
Фирмы обычно говорят о том, что «наши люди — наш главный актив» в маркетинговых материалах и презентациях — это шанс превратить эту идею в часть процесса реализации клиентских проектов.
«Все начинается с чистого листа»
Настройка новых проектов может быть делом по принципу «повторяй за мной». Скопируйте план прошлого квартала, удалите то, что не подходит, а затем посмотрите, кто свободен.
А что, если бы можно было дать агенту письмо о начале сотрудничества с одной инструкцией: составить план со всеми задачами в последовательности? Со временем агент превращается в инструмент, способный создавать план, включающий этапы, контрольные точки с ответственными лицами, сроки выполнения и расчетную дату завершения.
Эта идея работает и в другой ситуации. На производственной линии агент по приему заявок в диалоговом режиме помогает техническому специалисту зарегистрировать сбой при проверке на герметичность, вместо того чтобы заставлять его искать нужную форму для заполнения строка за строкой. Если они введут «сбой теста на герметичность» и ничего больше, никто, анализирующий тенденции сбоев полгода спустя, не извлечет из этого никакой пользы.
«Проверки — это «узкое место», и проверяющие не могут прийти к согласию»
Это еще один аргумент в пользу управления контентом с учетом бизнес-контекста.
Агент по проверке может прорабатывать контракт пункт за пунктом в соответствии с вашим регламентом прямо внутри Word. Каждая находка указывает на конкретный пункт регламента, которому не соответствует черновик. Агент оценивает влияние, дает пояснение и предлагает исправление в виде отслеживаемого изменения, которое можно принять или отклонить. В регулируемых сферах это стандартная операционная процедура (SOP), проверяемая на соответствие применимому стандарту перед утверждением, что создает доказательную базу для будущих проверок или аудитов.
И это важный момент: агент может проверять работу только на основе того, что он может прочитать. Если текущий регламент — это документ Word в общей сетевой папке, а в обращении находится несколько версий SOP, то что именно должен проверять агент?
Вот почему управление документами имеет решающее значение для AI.
«Никто не заглядывал в контракт с момента его подписания»
Обязательства, уровни обслуживания, даты продления и условия закрытия содержатся в подписанных контрактах, в которые никто не заглядывает, пока что-то не пойдет не так. «Никто не проверил» — это не просто ошибка, это замечание аудита в регулируемой деятельности.
Агент запускается, когда контракт достигает определенной точки в процессе согласования. Он оценивает уровень риска с приоритетным списком проблем. После подписания контракта он извлекает обязательства и ключевые даты, которые можно фильтровать. В управлении качеством аналогичный агент проверяет, что корректирующие действия устраняют первопричину, прежде чем кто-либо закроет проблему несоответствия.
Результаты записываются без необходимости искать их в цепочке сообщений чата или электронной почте.
«Первый черновик отнимает слишком много времени»
Агент по подготовке документов, работающий на основе выигранных предложений, включая источники для каждого раздела, — это совсем не то же самое, что создание правдоподобно звучащего текста из воздуха. Мы все с опаской относимся к «AI-воде», поэтому надежные источники и цитаты имеют значение. Если я не вижу, из какого выигранного предложения взят контент, я должен проверять его вручную, что не экономит мое время. Выявление пробелов, препятствующих подготовке предложения из-за отсутствия соответствующих исходных материалов, не менее важно. Все это возможно, когда ваш контент управляется в бизнес-контексте.
Вопрос избыточного доступа
Это возникает довольно часто. Фирмы и компании обеспокоены тем, что AI может прочитать и использовать информацию, которую не должен. Возможно, из-за старого черновика, который все еще виден, или из-за того, что находится в сообщениях Teams, или потому что политики безопасности не были должным образом применены.
Ответ не в том, чтобы закрыть AI доступ к вашему контенту. Решение — в интеллектуальных системах с учетом прав доступа, основанных на том, что представляет собой документ и как он связан с другим контентом. Все агенты, которые я обсуждал, работают в рамках этих правил и видят и используют только ту же информацию, что и их пользователь. Подробнее об этом здесь можно узнать здесь.
С чего начать
Все эти агенты существуют сегодня и доступны через наше портфолио отраслевых и бизнес-продуктов: M-Files for Tax Advisory, M-Files for Consulting, M-Files for Quality и M-Files for Contracts. Если одна из проблем, которые я обсуждал, возникла у вас и вашей команды на этой неделе или в этом месяце, обязательно свяжитесь с нами.
Хотя я бы добавил одно предостережение ко всему этому… начните с того, где люди уже доверяют документам. Если вы не знаете, где фундамент наиболее слаб, наша оценка готовности к AI (AI Readiness Assessment) — отличное место для старта.
