7 пробелов в вашей политике управления, которые нужно устранить

Краткий обзор статьи

• Система управления была создана для отслеживания готовых документов с одним автором и одной датой, а не для постоянной, динамичной работы, которую сегодня ведут большинство команд.
• Главный вопрос сместился с «у кого есть доступ» на «кто, что и когда изменил», и большинство политик так и не научились его задавать.
• Инструменты ИИ становятся участниками самого рабочего процесса, а не просто вспомогательными средствами, и их результаты должны иметь собственный след.
• Большинство юридических удержаний (legal holds) по-прежнему ограничиваются электронной почтой, оставляя доски, чаты и диалоги с ИИ полностью незащищенными.
• Организации, которые лидируют в этой области, уже включили каждый инструмент для совместной работы в свою программу управления, а не только самые очевидные из них.

Большинство политик управления были написаны для определенных записей, таких как подписанный документ, отправленное электронное письмо или файл с одним автором и одной датой. Такой тип работы все еще существует, но теперь он также происходит в командных чатах, диалогах с ИИ и на общих рабочих пространствах.

Этот пробел создает реальные риски. Например, сотрудник увольняется и уносит идею к конкуренту, а единственным доказательством того, что она возникла у вас, является общее рабочее пространство без даты создания самого контента — только файла. Или регулятор спрашивает, кто одобрил решение, и честный ответ — «лайк» в общем документе, без записи о том, кто отреагировал, когда и что именно это означало. Политика, которую ваша организация изначально написала исходя из предположения, что работа заканчивается подписанным и датированным документом, не покрывает ни один из этих сценариев.

На самом деле, большинство политик управления еще не успели адаптироваться к тому, как работа происходит сегодня. Вот как вы можете помочь устранить эти пробелы:

1. Спрашивайте, кто, что и когда изменил

Большинство систем управления по-прежнему отслеживают доступ: кому было разрешено открыть файл. Настоящие доказательства теперь находятся в постоянном потоке изменений, дополнений и правок на общих досках и в документах.

Попробуйте сделать следующее: выберите одну доску или документ, которые ваша команда обновляет еженедельно, и проверьте, сможете ли вы восстановить, кто и что добавил, и когда, не прося никого вспоминать об этом.

Попробуйте сделать следующее: выберите одну доску или документ, которые ваша команда обновляет еженедельно, и проверьте, сможете ли вы восстановить, кто и что добавил, и когда, не прося никого вспоминать об этом.

2. Выявляйте теневые ИТ (и их заметки)

ИИ-ассистенты для ведения заметок распространяются на совещаниях так же, как когда-то повсеместные инструменты вроде Slack и Miro, прежде чем их кто-либо санкционировал: тихо, инструмент за инструментом, команда за командой.

Попробуйте сделать следующее: попросите свою команду составить список всех используемых в данный момент ИИ-инструментов для заметок или транскрибации, а затем проверьте, сколько из них есть в вашем списке утвержденных инструментов. Большинство руководителей удивляются этому разрыву — и вы тоже можете удивиться.

Попробуйте сделать следующее: попросите свою команду составить список всех используемых в данный момент ИИ-инструментов для заметок или транскрибации, а затем проверьте, сколько из них есть в вашем списке утвержденных инструментов. Большинство руководителей удивляются этому разрыву — и вы тоже можете удивиться.

3. Отслеживайте «лайки»

Реакции на общем контенте все чаще выполняют функцию одобрения, но люди определяют их по-разному и используют неформально. «Окей», «100%» и «палец вверх» могут означать одно и то же или что-то тонко различающееся, не оставляя при этом записи о том, кто отреагировал и когда.

Попробуйте сделать следующее: оглянитесь на свои последние три «одобрения через реакцию» вместо комментария или подписи и проверьте, можете ли вы действительно определить, кто отреагировал и когда.

Попробуйте сделать следующее: оглянитесь на свои последние три «одобрения через реакцию» вместо комментария или подписи и проверьте, можете ли вы действительно определить, кто отреагировал и когда.

4. Относитесь к каждому документу как к «живому»

Связанные и совместные документы продолжают меняться после того, как все решают, что они закрыты, — именно на этом предположении до сих пор основывается большинство политик хранения и удаления данных.

Попробуйте сделать следующее: выберите документ, который вы назвали бы окончательным, и проверьте историю его версий. Если он изменился за последний месяц, значит, для целей управления он все еще «живой».

Попробуйте сделать следующее: выберите документ, который вы назвали бы окончательным, и проверьте историю его версий. Если он изменился за последний месяц, значит, для целей управления он все еще «живой».

5. Сохраняйте промпты, стоящие за вашими решениями

Растущая доля важных размышлений теперь происходит внутри чатов с ИИ, и эти диалоги редко где-либо фиксируются после того, как команды принимают решение на основе информации, предоставленной агентом.

Попробуйте сделать следующее: вспомните последнее значимое решение, которое ваша команда приняла с помощью ИИ, и проверьте, можете ли вы действительно предоставить промпт и диалог, которые к нему привели.

Попробуйте сделать следующее: вспомните последнее значимое решение, которое ваша команда приняла с помощью ИИ, и проверьте, сможете ли вы действительно предоставить промпт и диалог, которые к нему привели.

6. Включите ИИ-агентов в свою политику

ИИ-агенты теперь могут находиться внутри канала и отвечать без запроса, действуя как участник, а не как вспомогательный инструмент со стороны.

Попробуйте сделать следующее: проверьте, различает ли ваша политика контент, созданный ИИ, и контент, созданный человеком, или же она по умолчанию обрабатывает все результаты одинаково.

Попробуйте сделать следующее: проверьте, различает ли ваша политика контент, созданный ИИ, и контент, созданный человеком, или же она по умолчанию обрабатывает все результаты одинаково.

7. Расширьте юридическое удержание за пределы электронной почты

Юридический стандарт разумного сохранения данных не изменился, но места, которых этот стандарт должен достигать, теперь включают доски, командные чаты и диалоги с ИИ, в дополнение к почтовым ящикам.

Попробуйте сделать следующее: откройте свое последнее уведомление о юридическом удержании и проверьте, упоминается ли в нем что-либо, кроме электронной почты и хранилищ файлов. Если нет, то оно не отражает того, как на самом деле работают ваши команды.

Попробуйте сделать следующее: откройте свое последнее уведомление о юридическом удержании и проверьте, упоминается ли в нем что-либо, кроме электронной почты и хранилищ файлов. Если нет, то оно не отражает того, как на самом деле работают ваши команды.

Начните с политики, которая у вас уже есть

Ваша текущая политика предлагает прочную основу для старта. Проверьте ее на соответствие одному из указанных выше пробелов, и вы будете знать, как его устранить, прежде чем это обнаружит регулятор или увольняющийся сотрудник.