У компаний немало расходов, которые трудно тщательно отслеживать. Сюда входят неиспользуемые лицензии SaaS, которые накапливаются по мере изменения состава команд, а также продления подписок, которые наступают до того, как кто-либо проверил, соответствует ли контракт текущему использованию продукта. Та же проблема возникает и при регулярных закупках: зачастую проще повторно заказать то, что покупалось в прошлый раз, чем корректировать объемы под текущие потребности или искать более выгодную цену.

Большую часть этой работы стоит выполнять, но ее трудно оправдать, если делать вручную. Мы хотели посмотреть, какую часть этих задач может взять на себя Grok Bot.

Grok Bot делает агентов гораздо более простыми в настройке и использовании. Вы рассказываете или показываете Боту, что именно он должен делать, предоставляете ему доступ к нужным инструментам и позволяете выполнять задачу, не проектируя рабочий процесс по шагам.

Для сферы закупок мы создали Бота, которого ласково назвали Haggle Bot. Он анализирует наши расходы на поставщиков наряду с контрактами и данными об использовании, а затем использует рыночные цены и конкурентные предложения, чтобы найти возможности для экономии и подготовить переговоры. На данный момент он выявил прямую экономию на сумму более 100 000 долларов, проработал крупные продления SaaS и применил тот же подход к регулярным закупкам, таким как канцелярские товары.

Мы считаем, что Haggle Bot указывает на более широкую роль Ботов внутри компании. Дайте Боту четкую задачу и доступ к необходимым инструментам, и он сможет продолжать выполнять работу в рамках этой роли без необходимости давать указания на каждую отдельную задачу.

Закупки — подходящая задача для Бота

Цель закупок заключается в поддержке бизнеса и извлечении максимальной выгоды из каждого доллара, потраченного на поставщиков. Множество существующих инструментов для закупок помогают в этом на уровне онбординга поставщиков и управления контрактами.

Но большая часть самой важной работы по закупкам зависит от вопросов, которые эти системы не затрагивают:

Кто является владельцем этого процесса?

Зачем нам это нужно?

Изучали ли мы альтернативы?

Почему у нас есть X и Y, если они делают одно и то же?

Почему наши расходы резко растут?

У всех есть лицензия. Используют ли они ее?

Эти вопросы возникают регулярно, но в зависимости от стади роста компании они могут не стоить того, чтобы отвечать на них вручную. Быстро растущие компании часто упускают финансовую выгоду, чтобы не тратить время на поиски ответов. Именно здесь бот может оказаться полезным.

Простое выражение намерения

Мы начали создание Haggle Bot с описания работы, которую он должен выполнять. Его инструкция заключалась в том, чтобы изучить наши расходы на поставщиков и превратить эти знания в подтвержденную фактами экономию, причем окончательные решения принимает человек.

Закупки

Текущий системный промпт Haggle Bot

Затем мы предоставили Боту доступ к Slack, Notion, Drive, Gmail, Hex и Ramp. Haggle Bot использовал эти системы для построения рабочей карты примерно из 125 активных поставщиков.

Эта база данных предоставила Haggle Bot достаточно контекста для принятия решений и продолжения работы без необходимости человеку расписывать каждый следующий шаг. Мы также определили, где Haggle Bot должен остановиться и вернуть управление. Мы позволили ему самостоятельно заниматься внутренними исследованиями и координацией, но потребовали явного одобрения для траты денег, принятия условий или отправки чего-либо поставщику.

Поиск неиспользуемых лицензий SaaS

Простым началом стал аудит расходов на SaaS. Haggle Bot запросил у нашей ИТ-команды данные о назначенных лицензиях и времени их последнего использования, а затем сравнил их с тем, за что мы платим. Для одного из продуктов он обнаружил 43 оплаченные лицензии без какой-либо активности за последние 90 дней и отправил список имен на проверку и понижение тарифа. Это привело к экономии в размере 14 220 долларов.

Мы применили тот же подход к другому продукту SaaS, и Haggle Bot обнаружил неиспользуемые SKU на сумму 85 662 доллара в год. Поскольку подписка на продукт была ежемесячной, эти сокращения снизили расходы немедленно.

Одна из деталей, которую мы заметили во время этих аудитов SaaS, заключалась в том, как часто Haggle Bot делал следующий шаг без каких-либо просьб с нашей стороны. В одном случае Haggle Bot должен был выяснить, кто отвечает за взаимодействие с поставщиком и каковы наши планы на него. Он начал с владельцев, указанных в Ramp, написал им сообщения и проследил за каждой передачей ответственности, пока не добрался до инженеров с достаточным контекстом для принятия решения. Вместо того чтобы остановиться, когда первый ответ оказался неполным, он определил, какая дополнительная информация ему нужна, и активно занялся ее поиском.

Переговоры о продлении подписки SaaS

Когда подошло время продления подписки SaaS, мы попросили Haggle Bot изучить коммерческое предложение и рассмотреть альтернативы. Haggle Bot сравнил предложение о продлении с нашими текущими годовыми расходами и посоветовал отказаться от вариантов, которые добавляли новые лицензии в опережение реально продемонстрированного использования.

Затем он сопоставил цены на заслуживающие доверия альтернативы с нашей текущей структурой использования и использовал эти сравнения наряду с данными о текущем использовании, чтобы определить, где у нас есть рычаги влияния на переговорах.

Исходя из этого, Haggle Bot провел переговоры и подготовил черновик ответа для нашего редактирования. Мы установили минимальные объемы, которые хотели сохранить, и одобрили отправку. Haggle Bot сделал первое предложение, установив при этом внутренний целевой показатель цены, до которого мы были готовы подняться.

Каждую пятницу наш офис-менеджмент заказывает технику, снеки и средства гигиены для следующей группы новых сотрудников. Мы используем другого Бота для размещения этого заказа, которого мы называем «Amazon Bot». Он вошел в наш корпоративный аккаунт и может работать с Gmail, Ramp, Google Sheets, Rippling и Vercel для оценки численности персонала и плана офиса.

Вместо того чтобы относиться к этому как к фиксированному заказу на Amazon, мы поручили Haggle Bot перепроверить еженедельный заказ по другим площадкам. Haggle Bot видит, как быстро расходуются запасы, карту рабочих мест в каждом здании, а также расценки и корзины из последних четырех заказов. На основе этого он создает редактируемую таблицу Google Sheet, где сотрудники офиса могут изменить количество новых сотрудников и увидеть объемы, необходимые для каждого набора новобранца.

Затем Haggle Bot проверяет цены на заказ на Amazon, Costco, Uline и Walmart. Если он не может найти тот же товар дешевле, он ищет аналог от другого бренда, после чего собирает сравнения в таблицу для проверки.

После этого он составляет черновик письма нашему менеджеру по закупкам в Amazon с актуальными на тот же день ценами конкурентов и просит снизить цены на определенные товарные позиции в рамках нашей программы корпоративных скидок.

Как только цены согласованы, Haggle Bot передает задачу обратно Amazon Bot для отправки заказа. В одном из циклов этот процесс позволил снизить стоимость заказа техники с 14 629 до 6 143 долларов, то есть на 58%.

Где Haggle Bot наиболее полезен

Haggle Bot демонстрирует, какой объем работы может быть выполнен на основе простого выражения намерения. Как только у Бота есть цель и доступ к ее достижению, он может продолжать продвигаться вперед в различных системах без дополнительного вмешательства.

Haggle Bot также помог нам понять, где Боты органично вписываются в рабочий процесс, а где им требуется больше руководства. Большая часть закупочной работы зависит от здравого смысла в отношении того, как общаться с поставщиками, и мы до сих пор переписываем его электронные письма, чтобы скорректировать тон и убедиться, что мы предоставляем поставщикам нужный уровень информации.

Haggle Bot заставил нас задуматься о том, на что способны Боты, когда они продолжают работать над одной и той же задачей с течением времени. Приведенные выше примеры взяты из короткого периода, но многие сигналы, на которые стоит реагировать, проявляются лишь постепенно по мере изменения расходов и использования. В течение следующего года мы ожидаем, что Haggle Bot будет находить больше такой работы самостоятельно и доводить ее до конца с меньшим привлечением человека.

Вы можете скопировать и импортировать Haggle Bot прямо сейчас из Магазина ботов (Bot Marketplace).

Присоединяйтесь к списку ожидания Grok Bot for Enterprise.