Резюме
Выравнивание ресурсов — это метод управления проектами, который помогает командам разрешать конфликты в расписании и устранять перегрузку ресурсов путем корректировки сроков или перераспределения задач. В этом руководстве рассматривается, когда следует применять выравнивание ресурсов, проверенные методы, такие как метод критического пути и ускорение выполнения работ (fast tracking), а также практические инструменты, которые помогут оптимизировать доступные ресурсы, сохраняя при этом качество проекта и благополучие команды.
Иногда проекты идут не по плану. Вы можете столкнуться с нехваткой ресурсов и необходимостью адаптироваться, чтобы это не повлияло на результаты проекта. Именно здесь на помощь приходит выравнивание ресурсов. Оно позволяет корректировать сроки так, чтобы проект можно было завершить с имеющимися ресурсами. С помощью этого метода вы можете распределять ресурсы соответствующим образом, чтобы гарантировать достижение целей и задач.
Выравнивание ресурсов требует серьезных навыков управления ресурсами и глубокого понимания потребностей каждого проекта. Чтобы помочь вам лучше разобраться в этом методе, мы разберем процесс выравнивания ресурсов на примерах и приведем лучшие практики, которым стоит следовать.
Будьте готовы к неожиданностям с шаблонами планов обеспечения непрерывности бизнеса от Asana. Обеспечьте устойчивость и работоспособность вашей организации даже во время сбоев.
Что такое выравнивание ресурсов?
Выравнивание ресурсов — это метод управления проектами, используемый для разрешения конфликтов в расписании и устранения перегрузки ресурсов. Он корректирует сроки проекта или распределение задач так, чтобы работа могла быть выполнена с использованием доступных ресурсов, включая время, материалы и инструменты.
Цель выравнивания ресурсов — получить максимальную отдачу от доступных ресурсов, работая в рамках ограничений проекта по времени, стоимости и объему работ.
Выравнивание ресурсов может быть сложной задачей для менеджеров проектов, так как оно требует балансировки спроса на одни и те же ресурсы в рамках нескольких проектов.
В зависимости от потребностей вашей команды возможны следующие результаты:
- Если цель состоит в том, чтобы сохранить текущий срок сдачи проекта, возможно, потребуется привлечь дополнительные ресурсы.
Если цель состоит в том, чтобы сохранить текущий срок сдачи проекта, возможно, потребуется привлечь дополнительные ресурсы.
- Если цель состоит в том, чтобы выполнить проект с использованием имеющихся ресурсов, срок сдачи проекта может быть продлен.
Если цель состоит в том, чтобы выполнить проект с использованием имеющихся ресурсов, срок сдачи проекта может быть продлен.
Выравнивание ресурсов корректирует распределение ресурсов или графики проектов, чтобы предотвратить их перегрузку. Это помогает поддерживать качество результатов проекта. Планирование ресурсов назначает ресурсы для выполнения задач с течением времени, предоставляя командам график, который они могут корректировать по мере выравнивания.
Когда использовать выравнивание ресурсов
Выравнивание ресурсов предотвращает чрезмерную нагрузку на ресурсы, гарантируя при этом, что у проектов есть все необходимое для успеха. Этот метод способствует не только управлению проектами, но и помогает поддерживать баланс между работой и личной жизнью для команды. Вот несколько причин, по которым ваша команда может извлечь выгоду из выравнивания ресурсов.
Для оптимизации ресурсов
Выравнивание ресурсов позволяет получить максимальную отдачу от имеющихся ресурсов, повышая операционную эффективность. Оно помогает оценить, какие проекты должны получить дополнительные ресурсы, а какие допускают гибкость в сроках.
Для минимизации дефицита
Выравнивание ресурсов предотвращает значительные задержки проекта, тем самым минимизируя потери затрат и труда. Этот метод позволяет управлять спросом на ресурсы, не превышая текущую мощность и финансовые ресурсы компании.
Для предотвращения перегрузки задачами
Перегрузка ресурсов ведет к переутомлению, из-за чего члены команды могут чувствовать себя подавленными на работе. Программное обеспечение для выравнивания ресурсов предотвращает это, разрешая проблемы с перегрузкой и корректируя сроки, чтобы у членов команды не было слишком много дел.
Для обеспечения качества результатов проекта
Выравнивание позволяет управлять как ресурсами, так и ожиданиями клиентов, поддерживая постоянный уровень качества результатов проекта. В целом, выравнивание ресурсов может быть полезным методом для решения бюджетных проблем, перегрузки ресурсов и задержек проектов.
Методы выравнивания ресурсов
Несколько проверенных методов могут помочь вам эффективно выравнивать ресурсы. Выберите метод, который лучше всего соответствует ограничениям вашего проекта и возможностям команды.
Создайте шаблон плана распределения ресурсов
Метод критического пути (CPM)
Метод критического пути — это распространенный метод выравнивания ресурсов, используемый для расчета продолжительности проекта без учета ограничений ресурсов.
Этот метод включает связывание зависимых действий проекта в логическую последовательность для расчета самых ранних и самых поздних дат начала и окончания каждого действия. Вот как это работает:
- Определите зависимости задач: наметьте, какие действия зависят от других для начала.
Определите зависимости задач: наметьте, какие действия зависят от других для начала.
- Рассчитайте критический путь: определите последовательность задач с наибольшей продолжительностью, которые должны быть выполнены для завершения проекта.
Рассчитайте критический путь: определите последовательность задач с наибольшей продолжительностью, которые должны быть выполнены для завершения проекта.
- Определите резерв времени: выявите, какие задачи имеют гибкость в планировании, а какие — нет.
Определите резерв времени: выявите, какие задачи имеют гибкость в планировании, а какие — нет.
Как только вы определите действия на критическом пути, вы сможете определить их «резерв» или гибкость планирования:
Общий резерв — это максимальное время, на которое задача может быть отложена от самой ранней даты начала без влияния на дату завершения проекта.
- Расчет: (Дата позднего окончания) – (дата раннего окончания) или (Дата позднего начала) – (дата раннего начала)
Расчет: (Дата позднего окончания) – (дата раннего окончания) или (Дата позднего начала) – (дата раннего начала)
Свободный резерв — это количество дней, на которое задача может быть отложена без влияния на дату начала последующих действий.
- Расчет: (Дата раннего начала следующей задачи) – (дата раннего окончания текущей задачи)
Расчет: (Дата раннего начала следующей задачи) – (дата раннего окончания текущей задачи)
Задачи на критическом пути имеют нулевой резерв, что означает, что если одна задача задерживается, остальная часть проекта также задерживается.
Например, допустим, ИТ-команда работает над заменой текущей системы безопасности, и они определяют две критические и две некритические задачи:
Критические:
- Прекратить использование текущего программного обеспечения безопасности во всей компании в течение двух дней
Прекратить использование текущего программного обеспечения безопасности во всей компании в течение двух дней
- Установить и протестировать новое программное обеспечение на всех устройствах компании в течение четырех дней
Установить и протестировать новое программное обеспечение на всех устройствах компании в течение четырех дней
Некритические:
- Согласовать детали покупки с поставщиком программного обеспечения в течение одного дня
Согласовать детали покупки с поставщиком программного обеспечения в течение одного дня
- Создать руководство по использованию нового программного обеспечения в течение двух дней
Создать руководство по использованию нового программного обеспечения в течение двух дней
Основываясь на этом примере, кратчайшая продолжительность проекта составляет шесть дней, поскольку действия критического пути имеют решающее значение для завершения проекта, тогда как некритические задачи могут быть необязательными.
Создайте шаблон плана распределения ресурсов
Ускорение выполнения работ (Fast tracking)
Бывают случаи, когда проекты должны быть сданы в срок или раньше, чтобы удовлетворить требования клиента. В таких ситуациях можно использовать метод ускорения (fast tracking), выполняя несколько задач параллельно, чтобы ускорить реализацию проекта. Этот метод сжатия графика работает только в том случае, если задачи могут частично перекрываться.
Например, задачи с зависимостями можно выполнять с небольшим сдвигом, а задачи без зависимостей — параллельно.
Примером ускорения может служить ситуация, когда команда разработчиков начинает создавать бэкенд сайта, пока команда дизайнеров заканчивает макет. Благодаря методу ускорения работа выполняется вовремя и в рамках бюджета, однако возрастает вероятность необходимости переделок.
Крэшинг (Crashing)
Когда ускорение невозможно или неэффективно, можно применить крэшинг. Этот метод предполагает добавление ресурсов для сокращения сроков. Чтобы эффективно использовать крэшинг:
- Оцените приоритетные задачи: определите, какие задачи критического пути требуют ускорения.
Оцените приоритетные задачи: определите, какие задачи критического пути требуют ускорения.
- Оцените соотношение затрат и ценности: выбирайте варианты ресурсов, которые дают наибольший эффект при наименьших затратах.
Оцените соотношение затрат и ценности: выбирайте варианты ресурсов, которые дают наибольший эффект при наименьших затратах.
- Получите одобрение: перед началом работ согласуйте бюджет на дополнительные ресурсы с вашим руководителем или клиентом.
Получите одобрение: перед началом работ согласуйте бюджет на дополнительные ресурсы с вашим руководителем или клиентом.
Например, маркетинговой команде нужны два дополнительных автора, так как их дедлайн был перенесен на два дня раньше. Поскольку свободных сотрудников нет, менеджер проекта решает нанять двух фрилансеров, с которыми они уже работали, вместо того чтобы тратить время на поиск новых авторов.
Метод критической цепи
Метод критической цепи — это обновленная версия метода критического пути, которая учитывает ограничения ресурсов. Критическая цепь — это самый длинный путь задач с учетом зависимостей как по задачам, так и по ресурсам. В отличие от CPM, этот метод признает, что ресурс может быть назначен только на одну задачу одновременно, что делает графики более реалистичными.
Планирование проекта с использованием этого метода включает перечисление необходимых ресурсов для каждой задачи и переоценку их доступности по мере необходимости.
Метод критической цепи включает буферный период между последней задачей и датой завершения проекта, который служит резервом для задач критической цепи. Задачи, завершенные раньше срока, увеличивают буфер. И наоборот, задержки в задачах критической цепи расходуют этот буфер, но не влияют на дату завершения проекта.
Например, чтобы опубликовать контент вовремя, менеджер определяет необходимые ресурсы: автора, редактора, дизайнера и разработчика. Они устанавливают буфер в пять дней на случай задержек при проверке контента или дизайна.
Метод критической цепи нацелен на реалистичные оценки продолжительности проекта и ресурсов, чтобы проекты завершались вовремя без перегрузки ресурсов.
Примеры выравнивания ресурсов
Чтобы помочь вам лучше понять, как выравнивание ресурсов может применяться в вашей команде, вот несколько примеров:
Пример первый: отсрочка даты начала проекта
Для проекта требуется дизайнер, чтобы создать макеты для клиента, но дизайнер уже занят на другом проекте, а остальные члены команды дизайнеров также загружены. Они решают начать проект на два дня позже, когда дизайнер освободится. Поскольку дизайнер работает быстро, дата окончания проекта остается прежней.
Пример второй: получение дополнительных ресурсов
IT-команда обрабатывает большое количество запросов в связи с вирусом, поразившим компьютеры компании. Поскольку текущее антивирусное программное обеспечение компании недостаточно надежно, чтобы справиться с вирусом, команда решает инвестировать в новое антивирусное ПО для защиты компьютеров.
Пример третий: перенос даты окончания проекта
Маркетинговая команда запускает новую кампанию в социальных сетях и ждет одобрения от SMM-менеджера, который в данный момент отсутствует на рабочем месте из-за болезни. Поскольку кампания не привязана к жестким срокам, они решили перенести дату запуска на несколько дней, чтобы у менеджера было время на проверку.
Независимо от того, руководите ли вы маркетинговой, торговой или IT-командой, выравнивание ресурсов может быть полезным для разрешения конфликтов ресурсов. Как только вы выберете решение, сообщите о своем плане остальной части команды.
Выравнивание ресурсов против сглаживания
И выравнивание ресурсов, и сглаживание ресурсов являются методами управления ресурсами, но они отдают приоритет разным ограничениям проекта.
Фактор
Выравнивание ресурсов
Сглаживание ресурсов
Основной фокус
Доступность ресурсов
Временные ограничения
Когда использовать
Перераспределение ресурсов
Неравномерное распределение ресурсов
Гибкость дедлайна
Может продлить сроки
Сроки фиксированы
Цель
Сопоставить работу с доступной мощностью
Выровнять рабочую нагрузку в рамках существующего графика
Вот пример сглаживания: вы забронированы на восемь часов в день в течение пяти дней, но вам нужно всего 30 часов. Вы перераспределяете график на шесть часов в день, что дает вам запас времени для других задач, не влияя на дедлайн.
После использования выравнивания ресурсов для устранения перегрузки вы можете использовать сглаживание ресурсов для балансировки графика.
Инструменты выравнивания ресурсов
Выравнивание ресурсов станет проще с опытом. По мере практики этого метода вот несколько советов и инструментов, которые вы можете использовать в своих интересах.
- Используйте диаграммы Ганта: диаграмма Ганта — это гистограмма, которая визуализирует график проекта и может быть идеальной для определения и планирования критического пути. Вы можете легко получить общее представление о зависимостях задач, датах начала и окончания, а также продолжительности проекта. По мере продвижения проекта вы сможете перестраивать диаграмму и корректировать даты по мере необходимости.
Используйте диаграммы Ганта: диаграмма Ганта — это гистограмма, которая визуализирует график проекта и может быть идеальной для определения и планирования критического пути. Вы можете легко получить общее представление о зависимостях задач, датах начала и окончания, а также продолжительности проекта. По мере продвижения проекта вы сможете перестраивать диаграмму и корректировать даты по мере необходимости.
- Используйте программное обеспечение для управления проектами: некоторые программы для управления проектами поставляются с алгоритмами выравнивания ресурсов, которые могут помочь разрешить конфликты перегрузки. Программное обеспечение для управления проектами также обеспечивает большую прозрачность графиков членов команды, помогая предотвратить конфликты планирования и двойное бронирование заранее.
Используйте программное обеспечение для управления проектами: некоторые программы для управления проектами поставляются с алгоритмами выравнивания ресурсов, которые могут помочь разрешить конфликты перегрузки. Программное обеспечение для управления проектами также обеспечивает большую прозрачность графиков членов команды, помогая предотвратить конфликты планирования и двойное бронирование заранее.
- Рисуйте сетевые диаграммы: сетевая диаграмма — это еще один тип визуального представления графика проекта. Она отображается как диаграмма с последовательностями блоков и стрелок для изображения хронологии задач. Ее можно использовать для планирования графиков и отслеживания прогресса проекта.
Рисуйте сетевые графики: сетевой график — это еще один тип визуального представления расписания проекта. Он отображается в виде диаграммы с последовательностями блоков и стрелок, отражающих хронологию задач. Его можно использовать для планирования графиков и отслеживания хода выполнения проекта.
- Используйте предыдущие проекты в качестве справочного материала: ведите архив планов и графиков прошлых проектов, чтобы вы могли обращаться к ним при выполнении аналогичного проекта для составления более точного плана. Изучение прошлых проектов даст вам лучшее представление о том, сколько времени следует закладывать на каждую задачу.
Используйте предыдущие проекты в качестве справочного материала: ведите архив планов и графиков прошлых проектов, чтобы вы могли обращаться к ним при выполнении аналогичного проекта для составления более точного плана. Изучение прошлых проектов даст вам лучшее представление о том, сколько времени следует закладывать на каждую задачу.
- Делайте реалистичные оценки потребностей в ресурсах: усилия по выравниванию ресурсов имеют больше шансов на успех, если вы заранее четко определите объем проекта и сделаете реалистичные оценки потребностей в ресурсах.
Делайте реалистичные оценки потребностей в ресурсах: усилия по выравниванию ресурсов имеют больше шансов на успех, если вы заранее четко определите объем проекта и сделаете реалистичные оценки потребностей в ресурсах.
Вот несколько советов по составлению более точных оценок:
- Делайте оценки в команде, чтобы уменьшить личные предубеждения
Делайте оценки в команде, чтобы уменьшить личные предубеждения
- Включайте потенциальные риски проекта в процесс оценки
Включайте потенциальные риски проекта в процесс оценки
- Оценивайте в диапазонах, а не в конкретных значениях, чтобы охватить более широкий спектр возможностей
Оценивайте в диапазонах, а не в конкретных значениях, чтобы охватить более широкий спектр возможностей
- Используйте один и тот же метод оценки каждый раз, чтобы получать более последовательные оценки
Используйте один и тот же метод оценки каждый раз, чтобы получать более последовательные оценки
Чем лучше первоначальные оценки ресурсов, тем менее радикальным будет выравнивание ресурсов в случае возникновения проблем в дальнейшем.
Упростите выравнивание ресурсов с помощью программного обеспечения для управления работой
Чтобы максимально эффективно использовать ограниченные ресурсы, вы можете использовать метод выравнивания ресурсов для распределения доступных ресурсов, чтобы помочь проектам завершиться вовремя.
Используйте эту стратегию в сочетании с адаптированными шаблонами для вашей команды, такими как ИТ-шаблоны или маркетинговые шаблоны, для планирования и составления графиков ваших проектов.
Выравнивание ресурсов требует солидных навыков управления ресурсами, но программное обеспечение для управления работой может помочь вам вывести координацию ваших проектов на новый уровень. С Asana вы получаете прозрачность рабочих нагрузок команды, предотвращаете конфликты в расписании и держите проекты под контролем. Начните сегодня, чтобы увидеть, как ваша команда может работать более эффективно.
Создайте шаблон плана распределения ресурсов
Часто задаваемые вопросы о выравнивании ресурсов
Выравнивание ресурсов корректирует графики в соответствии с доступными ресурсами, часто продлевая сроки. Ускорение (crashing) добавляет ресурсы для сокращения сроков, увеличивая затраты для более быстрого соблюдения дедлайнов.