Стоимость, которую вы не видите: когда «работающие» системы всё ещё создают трение

Написано: Стивен Андерсон

Старший директор по образованию, PowerSchool

24 сентября 2026

Большинство проблем с технологиями легко заметить, когда что-то ломается.

Система выходит из строя. Вход перестаёт работать. Данные не синхронизируются. Сообщения не отправляются. Кто-то открывает тикет, кто-то получает письмо, и в итоге кто-то спрашивает, что произошло. Но некоторые из самых дорогих проблем с технологиями в школьном округе никогда не генерируют тикет поддержки, потому что технически ничего не сломано.

Годы назад, когда я работал в школьном округе, мы только что внедрили новую систему управления информацией о студентах. Мы продвинулись в подключении некоторых наших процессов. Когда, например, нанимался новый сотрудник, мы могли автоматически создать его основной аккаунт входа.

Это казалось прогрессом в то время. И это был прогресс, учитывая усилия, которые требовались в прошлом.

Но помимо этих отдельных процессов, информация всё ещё находилась везде: разные системы данных, файлы и папки на настольных компьютерах, записки от руководителей, стопки рукописных форм обхода, и, конечно, таблицы Excel.

Как вы можете себе представить, данные не легко переходили из одного места в другое. У нас не было хранилища данных, которое позволяло бы нам всесторонне смотреть на системы. Таблицы Excel стали соединительной тканью, удерживающей большую часть нашей информации вместе. И до сих пор я помню, как несколько раз в день слышал: «Это самая последняя версия?»

У нас было три невероятно талантливых аналитика данных, которые тратили огромные количества времени на извлечение, объединение, очистку и организацию информации, чтобы другие могли её использовать.

Всё работало, но это занимало вечность, чтобы сделать это работоспособным.

Когда трение становится нормой

Этот опыт не уникален. В школах и округах бесчисленное множество небольших моментов трения, которые просто стали частью работы. Включают в себя:

• Учитель входит в другую систему, чтобы найти информацию

• Администратор экспортирует отчёт, открывает таблицу и объединяет её с данными из другого источника

• Сотрудник вводит информацию в одну систему, затем вводит ту же информацию в другую

• Семья ищет через несколько приложений, порталов, писем и сайтов, пытаясь понять, где что находится

Ни один из этих моментов не кажется значительным, чтобы вызвать тревогу, поэтому люди приспосабливаются. Они продолжают создавать таблицы Excel и сохранять закладки другого портала. Они создают другой процесс, который кажется работающим (но не очень хорошо). Они спрашивают человека в соседнем коридоре, который знает, как получить отчёт. Они держат стикер с шагами, которые им нужно выполнить. В конце концов, адаптация принимается за функциональность.

Мы живём с трением, потому что трение стало нормой.

И это может быть одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются лидеры округов при оценке ценности их технологического экосистемы. Если люди потратили годы, находя обходные пути вокруг разрозненных систем, эти обходные пути начинают выглядеть как рабочие процессы.

Самое дорогое трение может быть тем, о котором больше никто не сообщает.

Пять минут никогда не являются просто пятью минутами

Стоимость трения трудно увидеть, потому что она обычно приходит небольшими порциями.

Пять дополнительных минут, чтобы найти что-то. Ещё один вход. Ещё одна таблица Excel. Ещё один ручной ввод данных. Ещё одно письмо с запросом информации. И ещё один звонок от родителя, который не может найти то, что ему нужно.

Индивидуально ни один из этих моментов не кажется особенно дорогим. Но школьные округа работают в масштабе. Умножьте пять минут на сотни или тысячи сотрудников. Умножьте это на недели, месяцы и целый учебный год. Добавьте время, затраченное на поддержание таблиц Excel, сверку информации, ответы на вопросы, исправление ошибок и навигацию между системами. Внезапно эти пять минут начинают выглядеть совсем иначе.

И стоимость не ограничивается временем сотрудников.

Когда информация дольше достигает тех, кому она нужна, ученики могут дольше ждать поддержки. Когда семьям приходится навигировать по нескольким местам, чтобы найти информацию, растёт фрустрация. Когда сотрудники тратят время на управление системами вместо использования информации, исчезает способность.

Трение потребляет время. Время потребляет способность. И в конечном итоге потерянная способность влияет на работу, которую округа пытаются выполнить.

Лидерам не нужно знать сантехнику

Суперинтенданты и лидеры округов не должны знать, как работают API, интеграции данных, протоколы аутентификации или каждое техническое решение, происходящее за кулисами.

Именно поэтому округа имеют талантливых технологических лидеров. Но делегирование технической работы не означает делегирование ответственности за опыт, который создают эти системы. Технология теперь касается почти каждой стратегической приоритетной области в школьном округе, включая:

• Обучение и обучение

• Вовлечение семьи

• Посещение

• Поддержка учащихся

• Человеческие ресурсы

• Финансы

• Операции

Это означает, что согласование технологий больше не просто вопрос отдела технологий. Это вопрос лидерства.

Лидеры округов, суперинтенданты и технологические директора не должны спрашивать, как работает каждая интеграция. Им нужно спрашивать, делает ли экосистема проще людям выполнять работу. Это требует выйти за пределы одного кажущегося простым вопроса: Работает ли система?

Вместо этого задайте:

• Где сотрудники всё ещё поддерживают таблицы Excel, потому что информация не перемещается легко между системами?

• Где люди вводят одну и ту же информацию более одного раза?

• Сколько мест нужно семье, чтобы выполнить обычные задачи?

• Как быстро учителя могут получить информацию, необходимую для поддержки ученика?

• Какие ручные процессы существуют просто потому, что «так мы всегда делали»?

И, возможно, самое важное:

• Что нужно, чтобы наши люди заставили наши системы работать?

Ищите трение

Технологическая экосистема округа не обязательно должна быть сломанной, чтобы быть дорогой. Иногда реальная стоимость скрыта в дополнительных шагах, которые люди делают каждый день, не задумываясь об этом. Эти шаги потребляют операционную способность. Они формируют опыт сотрудников и семей. И со временем они могут замедлять прогресс к стратегическим приоритетам, которые технологии должны поддерживать с самого начала.

Цель не в том, чтобы устранить каждое лишнее щелчок или заменить каждую систему. Это заметить трение, которое мы научились принимать.

Потому что вопрос не в том, работают ли ваши системы. Большинство из них, вероятно, работают.

Лучший вопрос: Насколько тяжело всем остальным работать, потому что они не работают вместе?

Получите больше ценности от систем

Узнайте, как связанная операционная система K‑12 даёт вам больше продуктов, больше связей и больше мощности там, где это важно.