Погоня за клиентом из-за отсутствующей подписи в договоре может застопорить проект еще до его начала, особенно когда сроки уже поджимают. Подпись в договоре — это то, что превращает проект соглашения в юридически обязывающий документ, но путь к этому часто связан с необходимостью форматирования, уточнением данных подписанта и отправкой писем-напоминаний. В этом руководстве процесс разбит на понятные этапы: от подготовки документа до его отправки и проверки личности подписанта. Это поможет вам перейти от черновика к подписанному соглашению без лишней волокиты. Если вы хотите получить более полное представление о процессе подписания в целом, наше исчерпывающее руководство по подписанию договоров для малого бизнеса подробно освещает все основы. Здесь мы сосредоточимся именно на том, как эффективно собрать подписи в договоре, включая место электронных подписей в современном рабочем процессе с минимальными усилиями.

Отправляйте договоры и получайте их с электронной подписью

Начать

Что такое подпись в договоре (и когда она юридически обязательна)?

Подпись в договоре — это отметка, напечатанное имя, инициалы или электронная подпись, которую сторона добавляет, чтобы подтвердить свое согласие с представленными условиями. Концепция остается неизменной, работаете ли вы с официальным соглашением или документом, составленным на основе нашего руководства по написанию договоров: подпись — это то, что подтверждает принятие условий обеими сторонами.

«Мокрая» подпись против электронной

«Мокрая» подпись — это традиционная отметка ручкой на бумаге, в то время как электронная подпись фиксирует согласие через напечатанное имя, загруженное изображение или действие «нажать для подписания». Оба варианта служат одной цели: показать, что подписант ознакомился с условиями и принял их.

Когда подпись имеет юридическую силу

Как правило, подпись имеет юридическую силу, если подписант намеревался подписать документ, дал согласие на ведение дел в электронном виде и имеется запись о транзакции. Конкретные правила зависят от юрисдикции и типа документа, поэтому для важных сделок стоит проверить местные требования.

Шаг 1: Подготовьте договор к подписанию

Прежде чем договор попадет к подписанту, убедитесь, что сам документ готов. Это означает фиксацию окончательных условий, цифр и результатов работы, чтобы ничего не пришлось менять после того, как кто-то уже поставил подпись, поскольку правки после подписания могут означать необходимость начинать процесс заново.

Добавьте блок подписи для каждой стороны

У каждой стороны должен быть выделенный блок подписи, включающий полное имя, должность, компанию (если применимо) и поле для даты. Заполненный блок облегчает обращение к подписанной копии в будущем и снижает вероятность того, что подписант пропустит обязательное поле.

Предусмотрите возможность участия нескольких подписантов или соподписантов

Если договор требует более одной подписи, заранее решите, должны ли стороны подписывать его в определенном порядке или могут сделать это одновременно. Чтобы подробнее узнать о последовательности и форматировании, когда несколько человек должны подписать один и тот же документ, ознакомьтесь с тем, как разместить несколько подписей на одном документе.

Шаг 2: Выберите способ сбора подписей

Как только договор готов, вам нужен способ собрать подписи. Распечатка, подписание и сканирование все еще работают, но это создает сложности для обеих сторон: у кого-то должен быть принтер и сканер, а одна пропущенная страница может привести к необходимости переделывать весь документ. Инструменты для электронного подписания договоров полностью исключают этот шаг, позволяя клиенту просмотреть и подписать документ с ноутбука или телефона без необходимости печати.

На что обратить внимание при выборе способа подписания

Удобство для клиента: метод, не требующий создания учетной записи или установки программного обеспечения.
Подтверждение доставки: способ узнать, что договор был открыт, а не просто отправлен.
Запись процесса подписания: временные метки и данные подписанта, прикрепленные к готовому документу.

Шаг 3: Отправьте договор на подпись

Когда договор готов и вы выбрали способ подписания, отправьте его с кратким примечанием, в котором указаны крайний срок и то, что именно должен сделать клиент. Короткая фраза вроде «пожалуйста, ознакомьтесь и подпишите до пятницы» снимает любые вопросы о дальнейших действиях. После отправки подтвердите, что договор действительно дошел, а не просто предположите, что он благополучно попал в папку «Входящие». Для более подробного прохождения этого шага ознакомьтесь с тем, как отправить документ на подпись в 5 простых шагов.

Ссылка для подписания против вложения в письме

Безопасная ссылка для подписания, как правило, легче отслеживается, чем обычное вложение в письме, поскольку большинство инструментов для подписания фиксируют, когда документ был открыт и просмотрен. Обычное вложение не дает такой видимости, поэтому, если клиент не отвечает, вы остаетесь в неведении: пропустил ли он письмо или просто еще не успел его открыть.

Отправляйте договоры и получайте их с электронной подписью

Начать

Шаг 4: Подписание и проверка личности

Когда подписант открывает ссылку, он попадает непосредственно на договор, а не на страницу скачивания. Он просматривает условия, а затем ставит подпись, напечатав свое имя, нарисовав его мышкой или пальцем, либо загрузив изображение своей подписи. В фоновом режиме проверки личности обычно привязываются к доступу к электронной почте, IP-адресу, с которого был открыт документ, и временной метке, зафиксированной в момент проставления подписи.

Подписание на компьютере против мобильного устройства

Подписание на мобильном устройстве работает так же, как на компьютере, просто на меньшем экране, поэтому чистый и лаконичный макет имеет большее значение. Договор с мелким текстом или тесным блоком для подписи может расстроить клиента, пытающегося подписать его с телефона между встречами.

Шаг 5: Хранение, отслеживание и последующие действия по подписанным договорам

После того как договор подписан, сохраните окончательную копию там, где обе стороны смогут найти ее позже, и следите за соглашениями, которые все еще ожидают подписи. Небольшая структурированность здесь экономит время, если через несколько месяцев возникнет спор или потребуется продление.

Создание записи о подписании

Вместе с подписанной копией сохраняйте данные о личности подписанта, IP-адрес, с которого был открыт документ, и временную метку проставления подписи. Эти детали формируют аудиторский след, который может иметь значение, если личность подписанта или его намерения когда-либо будут поставлены под сомнение.

Последующие действия по неподписанным договорам

Если договор остается неподписанным более нескольких дней, отправьте короткое дружелюбное напоминание, а не ждите бесконечно. Отслеживание того, был ли документ отправлен, просмотрен или подписан, позволяет легко определить, какие договоры требуют внимания, прежде чем они застопорят проект. Для более глубокого изучения управления этим процессом для нескольких клиентов ознакомьтесь с руководством по отслеживанию договоров: полное руководство для фрилансеров и малого бизнеса.

Распространенные ошибки при подписании договоров, которых следует избегать

Даже хорошо составленный договор может столкнуться с проблемами, если процесс подписания поспешен или неполный. Несколько повторяющихся ошибок часто встречаются у фрилансеров и небольших команд.

Пропуск проверки личности в важных соглашениях: полагаясь только на напечатанное имя, вы можете остаться без возможности подтвердить, кто именно подписал документ.
Отсутствие блока подписи для одной из сторон: пропущенный блок может означать, что документ будет возвращен неподписанным или неполным.
Отсутствие записи о том, когда и где был подписан документ: без временной метки или IP-адреса будет сложно что-либо доказать, если намерения подписанта будут поставлены под сомнение.
Использование незащищенной электронной почты для передачи конфиденциальных деталей контракта: обычная электронная почта не предлагает шифрования и не дает подтверждения того, что файл открыл именно тот человек, которому он предназначался.

Как Bonsai помогает с подписанием контрактов и электронной подписью

Сбор подписей под контрактом становится проще, когда сам контракт, метод подписания и данные клиента связаны внутри Bonsai, а не разбросаны по цепочкам электронных писем и отдельным приложениям для электронной подписи. В контрактах Bonsai вы можете начать с одного из отраслевых шаблонов, добавить блок подписи для каждой стороны и отправить соглашение на электронную подпись, не переключаясь между инструментами. Фрилансер-веб-разработчик, отправляющий контракт на проект стоимостью 4000 долларов новому клиенту, может вставить объем работ и условия оплаты, назначить поля для подписи обеим сторонам и отправить безопасную ссылку для подписания, которую клиент откроет с любого устройства без необходимости создавать учетную запись.

Для контрактов, требующих более одной подписи, рабочие процессы Bonsai для нескольких подписантов позволяют каждой стороне подписывать документ независимо. Это важно для дизайн-студии с двумя партнерами, где обоим учредителям необходимо поставить контрподпись под соглашением об абонентском обслуживании на 12 000 долларов до начала работ. Каждый подписанный документ хранится в зашифрованном виде с полным аудиторским следом, включая личность подписавшего, IP-адрес и временные метки, поэтому существует четкая запись о том, кто, что и когда подписал, если клиент спустя месяцы решит оспорить условия. Поскольку контракты связаны со счетами в Bonsai, принятое соглашение можно сразу перевести в стадию выставления счета без повторного ввода объема работ или платежных реквизитов.

Карточка клиента в Bonsai CRM хранит подписанный контракт, заметки и историю общения в одном профиле, поэтому консультанту, ведущему десяток активных клиентов, не приходится искать в почте подтверждение того, было ли подписано конкретное соглашение. Стенограммы встреч в Zoom могут синхронизироваться с той же карточкой клиента, поэтому, если вы обсуждаете условия контракта с клиентом во время звонка перед отправкой на подпись, дискуссия будет зафиксирована рядом с самим соглашением, а не останется в отдельном приложении. Такая комбинация помогает фрилансерам и небольшим агентствам отслеживать контракт от черновика до подписания, не теряя контекста того, как это произошло.

Часто задаваемые вопросы

В1: Что такое подпись под контрактом и когда она становится юридически обязательной?

Подпись под контрактом — это отметка, напечатанное имя, инициалы или электронная подпись, которую сторона добавляет к документу, чтобы выразить согласие с его условиями. Как правило, она становится юридически обязательной, когда подписавший имел намерение подписать документ, обе стороны дали согласие на ведение бизнеса в электронном виде и существует запись о транзакции, например, временная метка или данные о личности подписавшего.

Конкретные требования зависят от юрисдикции и типа документа, поэтому стоит проверить местные правила для важных соглашений, таких как сделки с недвижимостью или завещания. Для большинства повседневных деловых контрактов между фрилансерами и клиентами четкого блока подписи в сочетании с базовой проверкой личности достаточно, чтобы сделать соглашение юридически значимым.

В2: Как называют человека, который подписывает контракт?

Человека, который подписывает контракт, обычно называют подписантом или стороной, подписывающей документ. Когда контракт заключается от имени компании, а не физического лица, подписант обычно ставит подпись от имени компании и указывает свою должность, например, владелец или директор, рядом со своим именем.

Некоторые контракты также включают соподписанта или лицо, ставящее контрподпись, которое добавляет вторую подпись к тому же соглашению. Это часто встречается, когда двум бизнес-партнерам необходимо одобрить контракт или когда требуется гарант для обеспечения обязательств другой стороны по соглашению.

В3: Какие четыре распространенных типа подписей используются в контрактах?

Четырьмя распространенными типами являются «мокрая» подпись (чернилами), напечатанная подпись, нарисованная или отсканированная подпись в виде изображения и электронная подпись типа «нажми, чтобы подписать». «Мокрая» подпись — это традиционная отметка ручкой на бумаге, в то время как остальные три относятся к более широкой категории электронных подписей.

Напечатанная подпись предполагает ввод имени в специальное поле, нарисованная подпись создается с помощью мыши, стилуса или пальца на сенсорном экране, а подпись «нажми, чтобы подписать» применяет заранее заданное изображение подписи одним кликом после того, как подписант подтвердит свою личность. Каждый из этих четырех типов может быть юридически действительным в зависимости от контекста и юрисдикции, хотя электронные форматы становятся все более распространенными для повседневных деловых контрактов.

В4: Что делать, если кто-то подделал вашу подпись на контракте?

Если вы считаете, что ваша подпись на контракте была подделана, первым шагом будет сбор любых доказательств, подтверждающих ваше утверждение, таких как данные о вашем местонахождении во время подписания или записи, показывающие, что вы никогда не получали документ. После этого проконсультируйтесь с адвокатом, чтобы понять свои варианты, поскольку поддельные подписи могут повлиять на то, является ли контракт вообще юридически значимым.

Записи об электронной подписи могут помочь в таких ситуациях, поскольку аудиторский след платформы для подписания, включая IP-адрес, временную метку и данные о личности подписавшего, может помочь установить, действительно ли подпись исходила от вас. Это одна из причин, по которой многие фрилансеры и малые предприятия предпочитают инструменты электронной подписи отсканированным или отправленным по почте подписям, не имеющим подтверждающих записей.

В5: Как Bonsai помогает с подписанием контрактов и электронной подписью?

Bonsai позволяет создать контракт на основе отраслевого шаблона, добавить блок подписи для каждой стороны и отправить его на электронную подпись через безопасную ссылку, которую клиент открывает с любого устройства без создания учетной записи. Рабочие процессы для нескольких подписантов поддерживают соглашения, требующие более одной подписи, а каждый подписанный документ хранится в зашифрованном виде с полным аудиторским следом, охватывающим личность подписавшего, IP-адрес и временные метки.

Поскольку контракты связаны со счетами, принятое соглашение можно сразу перевести в стадию выставления счета без повторного ввода объема работ или платежных реквизитов. Подписанный контракт также хранится в карточке клиента в Bonsai CRM вместе с заметками и историей общения, поэтому проще подтвердить, была ли поставлена контрподпись под конкретным соглашением.

Получение подписи под контрактом не должно быть той частью проекта, которая затягивается дольше всего. С хорошо подготовленным документом, четким методом подписания и привычкой отслеживать, что еще не выполнено, вы можете пройти путь от черновика до подписанного соглашения без обычной погони за ответом. Такие инструменты, как контракты Bonsai, могут уменьшить трения в этом процессе, сохраняя контракт, электронную подпись и данные клиента связанными в Bonsai.