Отправка вашего первого счета может показаться гаданием на кофейной гуще: что включить, как сформулировать условия оплаты и когда напоминать о себе, если клиент молчит. Обучение правильному выставлению счетов с самого начала избавит вас от неприятных задержек платежей и бесконечной переписки, сопутствующей непонятным счетам. Независимо от того, являетесь ли вы независимым консультантом, выставляющим счет первому клиенту, или небольшим агентством, формализующим свой процесс, это руководство проведет вас через каждый шаг — от сбора данных клиента до выбора способа доставки, который гарантирует своевременную оплату. Чтобы получить более широкое представление о любых возможных сценариях выставления счетов, ознакомьтесь с нашим полным руководством по выставлению счетов. Ниже мы разобьем этот процесс на четкие, повторяемые шаги, которые вы сможете использовать для каждого нового клиента в будущем.

Выставляйте счета клиентам и принимайте платежи в одном месте

Начать работу

Соберите все необходимое перед выставлением счета клиенту

Бесперебойный процесс выставления счетов начинается еще до того, как вы откроете шаблон. Сбор правильных данных заранее означает, что вам не придется искать информацию позже или отправлять исправленный счет, что лишь задержит оплату.

Юридическое наименование бизнеса и контактное лицо по выставлению счетов: подтвердите полное юридическое имя клиента, платежный адрес, а также конкретное лицо или отдел, занимающийся платежами.
Объем работ, ставка и валюта: согласуйте результаты работы, почасовую или фиксированную ставку и валюту до начала работы, чтобы счет соответствовал обещанному.
Налоговые реквизиты: соберите любые идентификационные налоговые номера или данные НДС (налога на добавленную стоимость), необходимые в юрисдикции клиента, особенно для трансграничных работ.
Принимаемые способы оплаты: определите, какие способы оплаты вы будете принимать, например кредитную карту, перевод ACH (прямой электронный банковский перевод) или PayPal, чтобы четко указать их в счете.

Выберите формат и инструмент для выставления счетов

Правильный формат счета зависит главным образом от того, скольким клиентам вы выставляете счета и сколько времени хотите тратить на администрирование. У фрилансера, отправляющего два-три счета в месяц, иные потребности, чем у небольшого агентства, выставляющего счета дюжине клиентов по предоплате каждую неделю, поэтому лучше соотнести инструмент с вашим текущим объемом, чем создавать избыточную систему с первого дня.

Шаблоны электронных таблиц или текстовых процессоров отлично подходят при небольшом объеме счетов. Они бесплатны, гибкие и их легко настраивать, но вы сами несете ответственность за ручное отслеживание оплаченного, взыскание просроченных сумм и поддержание единого формата каждого счета. Специализированное программное обеспечение для выставления счетов берет на себя эту ручную работу: оно может отслеживать статус счетов, отправлять автоматические напоминания и применять ваш фирменный стиль без дополнительного форматирования каждый раз. Если вы хотите подробнее узнать о создании счета с нуля в любом из вариантов, это пошаговое руководство по созданию счетов подробно описывает процесс.

Добавьте обязательные реквизиты в свой счет

Профессиональный счет должен содержать несколько полей, чтобы быть полным и удобным для обработки клиентом. Отсутствие хотя бы одного элемента, например срока оплаты или номера счета, может замедлить платеж или привести к возврату счета из отдела кредиторской задолженности клиента.

Информация о бизнесе и клиенте

Каждый счет должен начинаться с уникального номера счета, даты выставления и срока оплаты, поскольку эти три поля позволяют обеим сторонам отслеживать счет и ссылаться на него в дальнейшем. Ниже укажите название вашего бизнеса, адрес и контактную информацию наряду с юридическим наименованием клиента и его платежным адресом. Последовательная нумерация также облегчает быстрое определение неоплаченных счетов.

Детализированные позиции и итоговые суммы

Разбивайте каждую услугу или продукт на отдельную строку с указанием количества, ставки и итоговой суммы по строке, чтобы клиент видел, за что именно с него взимается плата. Применяйте любые налоги или скидки после позиций, а затем выводите четкую промежуточную сумму и окончательную сумму к оплате. Такая детализация также сокращает количество уточняющих вопросов от клиентов, когда в счете указана лишь одна общая цифра.

Платежные инструкции

Завершите счет способами оплаты, которые вы принимаете — будь то кредитная карта, перевод ACH или PayPal, а также укажите любые данные счета или платежную ссылку, необходимые клиенту для завершения транзакции.

Установите понятные клиентам условия оплаты

Расплывчатые условия оплаты — одна из самых частых причин, почему счета остаются неоплаченными. Вместо того чтобы писать «оплата при получении» или оставлять срок оплаты на усмотрение клиента, используйте простой и конкретный язык, например «оплата в течение 15 дней» или «оплата до 3 марта». Четкая формулировка дает клиентам точную дату, на которую можно ориентироваться, что помогает сократить количество просроченных платежей. Выберите политику сроков оплаты (будь то net 15, net 30 или оплата по факту получения) и применяйте ее одинаково ко всем клиентам, чтобы ваш денежный поток оставался более предсказуемым. Если вы взимаете плату за просрочку или предлагаете скидку за досрочную оплату, укажите оба пункта заранее прямо в счете, а не упоминайте о них после истечения срока оплаты. Для более крупных проектов рассмотрите возможность запроса депозита до начала работ для защиты от неплатежей во второй половине проекта. Дополнительные рекомендации по составлению понятных клиентам условий с первого раза см. в этом материале о том, как писать условия оплаты, гарантирующие своевременное получение средств.

Выставляйте счета клиентам и принимайте платежи в одном месте

Начать работу

Отправьте счет клиенту

Электронная почта остается самым распространенным способом доставки для сферы услуг, поскольку это быстро, удобно для последующих ссылок и позволяет прикрепить счет в формате PDF, а не в виде ссылки, срок действия которой может истечь. Сохраняйте тему письма короткой и конкретной, например: «Счет № 1042 для [Название проекта], оплата до 3 марта», чтобы клиент мог быстро найти его, если ему понадобится поиск по входящим сообщениям позже. В теле письма назовите проект, повторите сумму к оплате и срок оплаты, а также укажите принимаемые способы оплаты. При этом тон должен быть дружелюбным и прямым, а не излишне официальным. После отправки быстрое контрольное сообщение с подтверждением того, что клиент получил счет и может открыть вложение, избавит вас от необходимости обнаруживать проблему с доставкой уже после истечения срока оплаты. Подробнее о форматировании и выборе времени для этого шага читайте в руководстве по отправке счета по электронной почте.

Контролируйте неоплаченные счета

График напоминаний избавляет от необходимости гадать при отправке напоминаний, поэтому вам не придется каждый раз решать, что сказать по мере приближения или истечения срока оплаты. Создание простой и повторяющейся схемы поддерживает ваш профессиональный тон и формирует у клиентов четкое и стабильное ожидание относительно того, как вы работаете с платежами.

Напоминание до наступления срока оплаты

Отправьте краткое, дружелюбное предупреждение за три-пять дней до наступления срока оплаты счета. Сошлитесь на номер счета и сумму, подтвердите срок оплаты и предложите помощь, если у клиента возникнут вопросы по счету. Это раннее напоминание часто позволяет выявить проблемы, такие как отсутствие номера заказа на поставку (PO) или счет, застрявший в папке «Спам», до того, как они перерастут в просрочку платежа.

Напоминание после наступления срока оплаты

Если платеж не поступает к указанному сроку, оперативно напомните о нем, а не ждите неделю или дольше. Ссылайтесь на первоначальные условия оплаты и любые правила в отношении задержки платежей, указанные в счете, при этом сохраняйте твердый, но профессиональный тон. Если второе напоминание остается без ответа, постепенно переходите к более прямому сообщению с новым конкретным дедлайном. Шаблоны сообщений и рекомендации по срокам вы найдете в руководстве по составлению эффективных напоминаний об оплате.

Ведите точный учет для налогов и контроля денежных средств

Грамотное ведение учета превращает выставление счетов из разовой задачи в надежную систему, на которую можно положиться в налоговый сезон. Составляйте актуальный список оплаченных, ожидающих оплаты или просроченных счетов, чтобы быстро видеть реальное состояние денежных средств без необходимости копаться в цепочках писем. Храните копию каждого отправленного счета со всеми правками, так как этот бумажный след понадобится, если клиент оспорит платеж или у вашего бухгалтера возникнут вопросы позже. Выделяйте время каждый месяц для сверки счетов с фактическими банковскими поступлениями, сопоставляя суммы и даты, чтобы ничего не ускользнуло от внимания. Эта привычка также делает квартальные налоги и сдачу годовой отчетности гораздо менее стрессовыми.

Как Bonsai помогает при выставлении счетов клиентам

Когда вы определились с повторяющимся процессом выставления счетов, возникает следующий вопрос: сколько именно вы хотите делать вручную каждый раз? Инструмент выставления счетов Bonsai создан для того, чтобы взять на себя описанные выше этапы: он использует настраиваемые шаблоны с вашим брендингом, которые автоматически заполняются данными вашей компании, поэтому фрилансеру-веб-разработчику, выставляющему счет на проект стоимостью 3200 долларов, не нужно заново создавать макет или повторно вводить информацию о бизнесе для каждого клиента.

Детализация по пунктам работает одинаково независимо от масштаба проекта. Фотограф, выставляющий клиенту счет на свадебный пакет услуг за 1800 долларов, может перечислить каждую услугу отдельно, применить налоговые ставки для каждого пункта и добавить фиксированную скидку или скидку в процентах — и итоговые суммы рассчитываются автоматически, а не вручную. Для клиентов, которым счета выставляются регулярно (например, маркетинговый консультант, взимающий ежемесячный фиксированный гонорар в размере 2500 долларов), можно настроить автоматическое повторение регулярных счетов по заданному графику, а автоплатеж может автоматически списывать средства с сохраненного платежного метода при наступлении срока оплаты.

Условия оплаты и последующие напоминания — две области, в которых счета чаще всего задерживаются, — также встроены в рабочий процесс. Bonsai поддерживает автоматические напоминания об оплате до и после наступления срока платежа, поэтому описанные ранее в этом руководстве напоминания могут отправляться по заданному графику, а не зависеть от того, вспомнит ли кто-нибудь их отправить. Клиенты могут платить прямо из счета с помощью кредитных карт, банковских переводов ACH или PayPal, что делает раздел с инструкциями по оплате в счете простым и удобным для выполнения.

Поскольку Bonsai строится вокруг записей о клиентах, выставление счетов не происходит изолированно. CRM-система Bonsai хранит историю общения и заметки, привязанные к каждому клиенту, а стенограммы встреч в Zoom могут синхронизироваться непосредственно с этой же карточкой клиента. Это означает, что звонок, на котором вы с клиентом подтвердили объем проекта или срок оплаты, оставляет письменный след, привязанный к аккаунт, которому вы выставляете счет, поэтому детали, стоящие за чеком, остаются легкодоступными рядом с самим счетом.

Часто задаваемые вопросы

Q1: Как лучше всего выставить счет клиенту в первый раз?

Хороший способ выставить счет клиенту в первый раз — подтвердить объем проекта, ставку и контактное лицо по расчетам перед созданием счета, а затем использовать шаблон, который включает номер счета, дату оплаты, детализированные расходы и принятые способы оплаты. Начало работы с полного шаблона предотвращает самую распространенную ошибку при выставлении первого счета: отправку чека, в котором отсутствует деталь, необходимая клиенту для оплаты.

Для первого счета также полезно сделать условия оплаты простыми, например «оплата в течение 15 дней», а не расплывчатой фразой вроде «оплата по получении». Короткое дружелюбное письмо с прикрепленным в виде PDF счета и быстрым подтверждением того, что он дошел, задает профессиональный тон для будущих счетов с этим клиентом.

Q2: Что значит выставить счет клиенту?

Выставить счет клиенту означает отправить официальный детализированный чек с запросом на оплату уже поставленных или согласованных товаров или услуг. Счет обычно включает уникальный номер счета, сумму к оплате, срок оплаты и способы, которые клиент может использовать для погашения задолженности.

В отличие от коммерческого предложения или сметы, которые отправляются до начала работы и могут измениться, счет представляет собой окончательный запрос на оплату, привязанный к завершенной или выполняемой работе. Фрилансеры и малые предприятия обычно отправляют счет после завершения этапа проекта, доставки продукта или окончания платежного цикла для работы по фиксированному гонорару или подписке.

Q3: Каковы три типа счетов?

Три распространенных типа счетов — это стандартные счета, регулярные счета и проформы-счета. Стандартный счет выставляется за разовый проект или поставку, регулярный счет повторяется по установленному графику для текущей работы (например, ежемесячный гонорар), а проформа-счет отправляется до завершения работы, чтобы дать клиенту предварительный просмотр ожидаемых расходов.

Некоторые компании также используют кредитные счета для оформления возвратов или исправлений либо промежуточные счета для выставления счетов за частичное выполнение более крупного проекта. Какие типы вам нужны, зависит от того, как структурирован ваш бизнес и являются ли ваши отношения с клиентами проектными, постоянными или представляют собой смесь того и другого.

Q4: Нужна ли мне компания с ограниченной ответственностью (LLC) для отправки счета?

Нет, для отправки счета вам не нужна LLC. Индивидуальные предприниматели и независимые подрядчики могут выставлять счета клиентам под собственным юридическим именем, и так поступают многие фрилансеры, когда только начинают свой путь.

Важнее организационно-правовой формы то, чтобы счет содержал точные юридические данные, такие как ваше имя или зарегистрированное название компании, контактную информацию и любой идентификационный налоговый номер, требуемый процессом кредиторской задолженности вашего клиента. По мере роста объема счетов и клиентской базы создание LLC или другого юридического лица может дать юридические и налоговые преимущества, но это не является обязательным требованием для профессионального выставления счетов клиенту.

Q5: Как Bonsai помогает при выставлении счетов клиентам?

Bonsai помогает в выставлении счетов клиентам, беря на себя повторяющиеся этапы процесса, включая брендированные шаблоны, которые автоматически заполняются данными вашего бизнеса, детализацию позиций с налогами и скидками, а также регулярные счета для клиентов, которым счета выставляются по установленному графику. Автоматические напоминания об оплате также могут отправляться до и после наступления срока платежа без необходимости отправлять их вручную.

Клиенты могут платить прямо из счета с помощью кредитных карт, банковских переводов ACH или PayPal, что делает этап оплаты простым с их стороны. Поскольку Bonsai также ведет запись в CRM для каждого клиента, включая заметки и синхронизированные стенограммы встреч в Zoom, контекст платежа (например, изменение объема работ, обсуждавшееся во время звонка) остается привязанным к истории выставления счетов этому клиенту.

Выставление счетов клиентам не обязательно должно быть источником стресса или задержки платежей, если вы выстроили повторяемый процесс: соберите нужные данные заранее, четко пропишите условия оплаты и отправляйте напоминания по стабильному графику. Описанные выше шаги работают независимо от того, отправляете ли вы свой первый счет или совершенствуете процесс, который использовали годами, а такие инструменты, как выставление счетов в Bonsai, могут взять на себя рутинные задачи — от фирменных шаблонов до автоматических напоминаний, — чтобы вы тратили меньше времени на администрирование и больше на работу с клиентами.