Раньше погоня за подписью клиента означала необходимость распечатать контракт, отсканировать его обратно или ждать несколько дней, пока присланная по почте копия вернется к вам. Изучение того, как отправить документ на электронную подпись, превращает этот многодневный процесс обмена документами в задачу, которую можно выполнить за один день. В этом руководстве процесс разбит на пять четких шагов: от подготовки файла до сохранения подписанной копии, чтобы предложения, контракты и соглашения подписывались без лишних проволочек. Независимо от того, отправляете ли вы один контракт для фрилансера или настраиваете повторяющийся процесс для новых клиентов, применяются одни и те же основы, какой бы бесплатный инструмент или специализированную платформу вы ни использовали. Чтобы получить более широкое представление о том, как подписи вписываются в ваши общие клиентские соглашения, ознакомьтесь с нашим полным руководством по подписанию контрактов для малого бизнеса.

Отправляйте контракты и получайте их электронные подписи

Начать

Что вам понадобится перед отправкой документа на подпись

Прежде чем что-либо отправлять, соберите несколько базовых вещей, чтобы остальная часть процесса прошла гладко. Небольшая предварительная подготовка означает меньше последующих писем с просьбой отправить документ повторно или исправить файл.

Сам документ: сохраните его в формате PDF или Word, так как эти форматы надежно открываются на разных устройствах и в инструментах для подписания.
Данные подписанта: соберите полное юридическое имя каждого получателя и адрес электронной почты, который они регулярно проверяют.
Способ отправки: решите, будете ли вы прикреплять файл к обычному письму или отправлять его через специализированную платформу для электронной подписи.

Если вам интересно, как это выглядит с другой стороны, посмотрите, как подписать документ, отправленный по электронной почте, после того как ваш получатель его получит.

Шаг 1: загрузите или подготовьте документ

Как только вы собрали данные о подписантах, следующий шаг — подготовить сам документ. Если вы отправляете документ на электронную подпись по электронной почте, это означает открытие файла в используемом вами инструменте, будь то вложение в электронное письмо или специализированная платформа для подписания, и загрузка финальной версии. Прежде чем что-либо загружать, еще раз прочитайте документ. Исправление опечатки или отсутствующего пункта после того, как клиент уже подписал документ, создает дополнительную работу для всех.

Назовите файл конкретно, например, «Smith-Design-Contract-2026», а не общим именем, таким как «document1». Понятное имя файла помогает получателям понять, что они открывают, и снижает вероятность того, что они проигнорируют его как спам или отложат в сторону.

Форматы файлов, которые лучше всего подходят для электронной подписи

PDF, как правило, является самым надежным форматом для отправки документа на электронную подпись. Он сохраняет форматирование на разных устройствах, поэтому контракт выглядит одинаково, независимо от того, открывает ли его клиент на ноутбуке или телефоне. Если ваш исходный файл в формате Word, конвертируйте его в PDF перед отправкой. Отсканированные бумажные документы также следует сохранять в формате PDF, так как инструменты для подписания могут сложнее обрабатывать файлы изображений.

Шаг 2: добавьте получателей и разместите поля для подписи

Когда документ подготовлен, пришло время добавить людей, которым нужно его подписать. Внимательно вводите адрес электронной почты каждого подписанта, так как одна опечатка приведет к тому, что запрос не дойдет до адресата, и вам придется отправлять его снова. Большинство инструментов для подписания позволяют перетаскивать поля для подписи, инициалов и даты прямо на страницу, поэтому размещайте каждое из них именно там, где оно должно быть: прямо рядом со строкой подписи или рядом с любым пунктом, требующим инициалов.

Отправка одному подписанту против нескольких подписантов

Если подписать должен только один человек, этот шаг выполняется быстро: добавьте его адрес электронной почты, разместите поля и двигайтесь дальше. Если подписантов несколько, например, клиент и деловой партнер, назначьте каждое поле нужному человеку, чтобы никто случайно не подписал не в том месте и не пропустил обязательную строку.

Шаг 3: настройте свое сообщение и порядок подписания

Прежде чем нажать «Отправить», добавьте к запросу короткое личное примечание вместо того, чтобы полагаться на сообщение инструмента по умолчанию. Короткая фраза, например: «Привет, Мария, вот исправленный контракт на дизайн, который мы обсуждали во время нашего звонка, дай знать, если есть вопросы», убеждает получателя в том, что письмо является законным, а не спамом.

Если ваш документ требует одобрения более чем одного человека, установите порядок подписания, чтобы согласования происходили в правильной последовательности. Например, для договора с субподрядчиком может потребоваться сначала подпись вашего клиента, а затем контрасигнатура менеджера проекта. Когда время имеет значение, укажите срок выполнения в своем примечании или в поле крайнего срока в инструменте, чтобы запрос не застрял в чьем-то списке дел.

Отправляйте контракты и получайте их электронные подписи

Начать

Шаг 4: отправьте документ и отслеживайте его статус

Как только ваше сообщение и порядок подписания установлены, отправка запроса так же проста, как нажатие кнопки «Отправить», будь то отправка электронного письма с прикрепленным документом или предоставление ссылки на платформу вашему подписанту. Если вы используете специализированный инструмент для электронной подписи, ищите панель мониторинга статуса, которая показывает, когда получатель открыл документ. Этот вид подтверждает, что ваш запрос не попал в папку со спамом и не затерялся среди других писем.

Если прошло несколько дней без движения, не просто ждите. Отправьте короткое, дружелюбное напоминание, что-то вроде: «Просто проверяю, получили ли вы это, дайте знать, если что-то непонятно». Быстрый толчок часто помогает сдвинуть с места застрявшую подпись, не выглядя при этом навязчиво.

Шаг 5: скачайте и сохраните подписанный документ

Как только каждый подписант выполнил свою часть, скачайте полностью оформленный документ, как только он будет готов, вместо того чтобы оставлять его в папке «Входящие». Сохраните копию, которая включает контрольный журнал (аудиторский след), поскольку запись об идентификации подписанта, IP-адресе и отметках времени может иметь значение, если клиент когда-либо оспорит соглашение. Если вы хотите более внимательно изучить, что включает в себя процесс подписания для другой стороны, наше руководство по электронной подписи поможет вам пройти его шаг за шагом.

Храните подписанный файл в легкодоступном месте, например, в специальной папке клиента, чтобы вам не пришлось рыться в старых письмах, когда наступит сезон налогов или возникнет спор по проекту.

Отправка документа на подпись бесплатно против использования платформы

Отправка документа на подпись бесплатно через обычную электронную почту отлично подходит для случайных, малообъемных нужд, таких как один контракт для фрилансера или разовая форма отказа от претензий. Вы полностью пропускаете шаги регистрации и просто прикрепляете PDF-файл, но вы также теряете возможность видеть, открыл ли его получатель на самом деле. Специализированная платформа для электронной подписи добавляет отслеживание, автоматические напоминания и встроенный контрольный журнал, что становится важнее, когда вы отправляете несколько документов в месяц разным клиентам. Чтобы более подробно ознакомиться с тем, как происходит процесс подписания, посмотрите, как поставить электронную подпись на документ.

Распространенные ошибки, которых следует избегать при отправке документа на подпись

Даже при соблюдении правильных шагов несколько небольших ошибок могут замедлить процесс подписания или сделать документ менее профессиональным. Знание того, на что обращать внимание, поможет вам избежать обмена письмами, который съедает время, сэкономленное вами благодаря переходу на цифровые технологии.

Отправка неверной версии: дважды проверьте, что прикрепляете финальный черновик, а не более раннюю версию с устаревшими ценами или формулировками объема работ. Повторная отправка исправленного файла после того, как кто-то уже открыл неверный, создает путаницу и может задержать подписание.
Отсутствие пояснений простым языком: если документ содержит необычные термины или предполагает последовательность подписания несколькими лицами, пара строк в вашем сообщении с объяснением того, чего ожидать, поможет подписантам не застрять на этапе оформления и не проигнорировать запрос.
Неназначенные поля: если забыть привязать каждое поле для подписи или инициалов к нужному получателю в документе с несколькими подписантами, поля часто остаются пустыми или заполняются не тем человеком.
Отсутствие подтверждения получения: предположение, что документ был получен только потому, что он был отправлен, может привести к тому, что запрос на подпись будет висеть днями. Быстрое контрольное сообщение устраняет этот пробел.
Потеря подписанной копии: после того как документ возвращается подписанным, сохранение его в неподходящем месте, например, в случайной папке загрузок, затрудняет поиск в будущем, когда вам нужно будет уточнить условия или разрешить спор.

Большинство этих проблем сводятся к одной первопричине: отношение к запросу на подпись как к разовому электронному письму, а не как к короткому процессу с несколькими контрольными точками. Формирование простой привычки — подготовить, отправить, подтвердить, сохранить — для каждого отправляемого документа устраняет большую часть трений, которые приводят к задержкам или путанице с документами.

Как Bonsai помогает при отправке документов на подпись

Допустим, вы фриланс-веб-разработчик, отправляющий контракт на проект стоимостью 4500 долларов новому клиенту. Вместо того чтобы прикреплять файл Word к электронному письму и надеяться, что он не потеряется в папке со спамом, вы используете контракты Bonsai, которые включают библиотеку шаблонов с более чем 100 отраслевыми соглашениями. Вы вставляете объем работ и цены, добавляете адрес электронной почты клиента и размещаете поля для подписи прямо в документе, вместо того чтобы форматировать их вручную.

Рабочий процесс электронной подписи Bonsai охватывает большую часть того, что описано в этом руководстве, от подготовки документа до хранения подписанной копии. Клиенты подписывают документ по защищенной ссылке с любого устройства, поэтому им не нужно управлять паролями или скачивать приложения. Если ваше соглашение требует подписи более чем одной стороны, например, договор с субподрядчиком, где менеджер проекта ставит контрподпись после вашего клиента, Bonsai поддерживает рабочие процессы с несколькими подписантами с независимым сбором подписей для каждого человека. Как только соглашение полностью подписано, документ сохраняется в зашифрованном виде с полным аудиторским следом, включая личность подписанта, IP-адрес и временные метки, поэтому у вас есть запись на случай, если клиент позже поставит условия под сомнение.

Поскольку контракты Bonsai напрямую связаны со счетами, подписанное соглашение может сразу перейти к выставлению счета без повторного ввода данных о проекте. Для маркетингового консультанта, который только что закрыл ежеквартальный контракт на 2800 долларов, это означает, что контракт и первый счет находятся в одной записи клиента, а не разбросаны по цепочкам электронных писем и отдельному инструменту для выставления счетов. Если обсуждение вашего контракта началось во время звонка в Zoom, этот контекст также не исчезнет: расшифровки встреч в Zoom могут синхронизироваться с записью клиента в Bonsai, поэтому объем работ, который вы обсуждали, совпадает с тем, что указано в подписанном документе. Для фрилансеров, жонглирующих несколькими соглашениями в месяц, такая комбинация шаблонов, отслеживания подписания и связанных записей может помочь сократить количество ручных действий по контролю.

Часто задаваемые вопросы

В1: Как отправить документ на подпись?

Чтобы отправить документ на подпись, подготовьте файл в формате PDF, добавьте имя и адрес электронной почты получателя и разместите поля для подписи, инициалов и даты там, где они должны быть на странице. Затем отправьте запрос — либо в виде вложения к электронному письму, либо через специализированную платформу для электронной подписи — и подтвердите, что получатель его получил. Как только каждый подписант выполнит свою часть, скачайте готовую копию и сохраните ее в упорядоченном месте.

Процесс остается практически неизменным, независимо от того, отправляете ли вы разовую форму согласия или повторяющийся клиентский контракт. Основное различие заключается в объеме: случайные запросы отлично проходят через обычную электронную почту, в то время как отправка нескольких документов в месяц обычно требует платформы, которая автоматически отслеживает статус и сохраняет подписанный аудиторский след.

В2: Как можно отправить документ на подпись бесплатно?

Самый простой бесплатный вариант — прикрепить PDF-файл к обычному электронному письму и попросить получателя распечатать, подписать, отсканировать и вернуть его или добавить напечатанную подпись прямо в файл. Это хорошо работает для одного документа с низким уровнем риска, такого как разовое соглашение с фрилансером или отказ от претензий. Компромисс заключается в том, что вы не получите автоматического отслеживания или напоминаний, поэтому вы полагаетесь на то, что получатель сам проконтролирует процесс.

Некоторые специализированные платформы для электронной подписи также предлагают бесплатную пробную версию или ограниченный бесплатный тариф, который охватывает небольшое количество документов или подписантов в месяц. Эти бесплатные тарифы обычно ограничивают объем или функции, поэтому они больше подходят для тех, кто отправляет документы изредка, а не для компаний, подписывающих контракты с каждым новым клиентом.

В3: Как отправить документ на электронную подпись по электронной почте?

Отправка документа на электронную подпись по электронной почте обычно означает прикрепление PDF-файла непосредственно к вашему сообщению и просьбу к получателю подписать и вернуть его, либо использование инструмента для подписания, который отправляет получателю защищенную ссылку для открытия и подписания документа онлайн. Подход со ссылкой, как правило, лучше работает для отслеживания, так как он показывает, когда документ был открыт или подписан. В любом случае, короткое личное примечание в теле письма помогает получателю распознать запрос как законный.

Если ваш документ требует подписей более чем одного человека, укажите порядок подписания в своем сообщении, чтобы утверждения происходили в ожидаемой вами последовательности, например, клиент подписывает до того, как менеджер проекта поставит контрподпись.

В4: Какой самый простой способ отправить документ в электронном виде для подписания?

Самый простой способ отправить документ в электронном виде для подписания — это обычно использование специализированной платформы для электронной подписи, а не обычного вложения к электронному письму. Эти инструменты позволяют перетаскивать поля для подписи, инициалов и даты на страницу, поэтому вам не нужно вручную форматировать документ или объяснять, где подписывать. Многие из них также включают многоразовые шаблоны, что сокращает количество повторяющихся настроек для контрактов, которые вы отправляете часто.

Подход с использованием платформы также может помочь уменьшить неопределенность относительно того, был ли получен документ. Панель мониторинга статуса показывает, когда получатель открыл или подписал файл, поэтому вы знаете, когда нужно напомнить о себе, вместо того чтобы гадать, не попало ли ваше письмо в папку со спамом.

В5: Как отправить подписанный документ обратно по электронной почте после его завершения?

Как только каждый подписант выполнит свою часть, скачайте полностью оформленный документ из того места, где он был подписан, будь то платформа для подписания или возвращенное вложение к электронному письму. Сохраните файл с понятным именем, например, имя клиента и тип контракта, и прикрепите готовую копию к последующему электронному письму, если другой стороне нужна собственная копия. Если документ включал аудиторский след, сохраните эту запись также прикрепленной.

Хранение подписанной копии в отдельной папке клиента, а не в папке «Входящие», облегчает ее поиск в будущем, особенно если потребуется уточнить детали проекта или условия оплаты.

В6: Как Bonsai помогает отправлять документы на подпись?

Bonsai позволяет фрилансерам и представителям малого бизнеса составлять договоры на основе отраслевых шаблонов, добавлять адрес электронной почты клиента и размещать поля для подписи без необходимости вручную форматировать документ. Клиенты подписывают документы по защищенной ссылке с любого устройства, поэтому им не нужно запоминать пароли. После того как документ полностью подписан, он сохраняется в зашифрованном виде с полным журналом аудита, включая личность подписавшего, IP-адрес и временные метки.

Bonsai также поддерживает рабочие процессы с несколькими подписантами для соглашений, требующих более одной подписи, а подписанные договоры напрямую привязываются к счетам, что позволяет начать выставление счетов без повторного ввода данных о проекте. Поскольку расшифровки встреч в Zoom могут синхронизироваться с карточкой клиента в Bonsai, объем работ, обсуждавшийся во время звонка, остается связанным с последующим подписанным соглашением.

Отправка документа на подпись не обязательно означает печать, сканирование или ожидание почты. Независимо от того, используете ли вы обычное вложение в электронном письме для разового запроса или переходите на специализированную платформу, когда начинаете подписывать договоры на регулярной основе, одни и те же пять шагов — подготовка, добавление подписантов, настройка, отправка и хранение — позволяют поддерживать процесс без лишней переписки. Если вы хотите узнать, как шаблоны, отслеживание подписей и связанные счета вписываются в этот рабочий процесс, стоит обратить внимание на Bonsai by Zoom для работы с договорами наряду с остальными задачами по работе с клиентами.