7 лучших способов выплаты независимым подрядчикам через прямой депозит

Выписывание чека для внештатного дизайнера или отправка счета по почте для оплаты услуг подрядчика кажутся устаревшими методами, которые замедляют самое главное для подрядчиков: своевременное получение денег. Если вы пытаетесь найти простой способ перечисления прямого депозита независимым подрядчикам, у вас на самом деле есть несколько вариантов помимо обычного банковского перевода: от ACH-платежей, инициируемых прямо с вашего бизнес-аккаунта, до платформ выставления счетов, которые собирают банковские реквизиты и отправляют средства автоматически. Каждый метод имеет свое время настройки, комиссию и ограничения на количество подрядчиков, которым вы можете платить одновременно. Прежде чем выбрать один из них, полезно узнать, как прямой депозит вписывается в ваш общий процесс выставления счетов, о чем мы рассказываем в нашем полном руководстве по выставлению счетов для малого бизнеса. Ниже приведены семь способов перевода денег вашим подрядчикам в электронном виде, начиная с самой простой настройки и переходя к вариантам для растущих команд с регулярными потребностями в оплате.

Мы рассмотрим, что включает в себя каждый метод, кому он подходит и где на этом фоне оказывается Bonsai, если вы предпочитаете координировать выставление счетов подрядчикам и прямые депозитные выплаты с помощью инструментов выставления счетов Bonsai.

Выставляйте счета клиентам и принимайте платежи в одном месте

Начать работу

1. Настройте прямой депозит ACH через ваш бизнес-банк

Самый простой способ заплатить подрядчику в электронном виде — инициировать ACH-перевод прямо с вашего расчетного счета компании. ACH расшифровывается как Automated Clearing House (автоматизированная расчетная палата) — сеть, которую банки используют для электронного перемещения денег между счетами без бумажных чеков и комиссий за банковские переводы. Чтобы воспользоваться этим, вам нужно будет собрать банковский счет и код маршрутизации подрядчика, обычно с помощью защищенной формы или подписанного разрешения на прямой депозит.

ACH-переводы обычно обходятся недорого, но они не мгновенны: большинство из них обрабатывается в течение одного-трех рабочих дней, согласно данным Nacha — оператора сети ACH. Этот метод хорошо подходит компаниям, которые платят напрямую нескольким подрядчикам, поскольку ручной ввод платежных реквизитов не масштабируется должным образом по мере роста вашего списка подрядчиков. Если вы хотите подробнее ознакомиться с процессом настройки, наше руководство по настройке ACH-платежей для вашего бизнеса описывает эти шаги более подробно.

2. Используйте софт для выставления счетов со встроенным прямым депозитом

Если вы уже отправляете счета подрядчикам, имеет смысл принимать платежи через тот же инструмент, а не переключаться на отдельный банковский шаг. Выставление счетов в Bonsai позволяет подрядчикам оплачивать счета банковским переводом ACH, кредитной картой или через PayPal прямо из счета, поэтому вам не нужно вручную вводить номера счетов в каждом расчетном цикле. Платежи обрабатываются через Stripe и PayPal, которые шифруют платежные данные, а транзакция попадает в ту же запись клиента, что и сам счет.

Это сочетание значит больше, чем кажется на первый взгляд. Когда счет и платеж находятся вместе, вам не нужно сверять банковскую выписку с электронной таблицей, чтобы подтвердить, что подрядчик получил оплату. Такой подход подходит компаниям, которые уже регулярно выставляют счета подрядчикам и хотят, чтобы прямой депозит был встроен в существующий рабочий процесс, а не наложен поверх него.

3. Платите через специализированную платежную платформу для подрядчиков

Для компаний, управляющих большим штатом подрядчиков, специализированная платформа для выплат подрядчикам может обрабатывать пакетные платежи за один запуск вместо отправки переводов по одному. Эти платформы часто создаются вокруг рабочих процессов 1099 (1099 относится к налоговой форме IRS, используемой для отчетности о выплатах, произведенных независимым подрядчикам), поэтому они могут помочь отслеживать, кому была произведена оплата, указывать на недостающие налоговые формы и вести учет для отчетности в конце года. Многие из них также включают планирование платежей и отслеживание статуса, поэтому вы можете видеть, каким подрядчикам уже заплатили, какие платежи находятся в обработке, а какие не удались.

Этот вариант имеет наибольший смысл, когда вы регулярно выдаете формы 1099 дюжине или более подрядчиков. Для меньшего списка стоит сравнить его с прямым депозитом на основе выставления счетов, так как более простая настройка может удовлетворить ваши потребности без добавления еще одной платформы для управления. Наш обзор решений для бизнес-платежей охватывает более широкий спектр вариантов, если вы все еще взвешиваете, что подходит для размера вашей команды.

4. Используйте функцию прямого депозита для подрядчиков от вашего провайдера зарплатного проекта

Если вы уже начисляете зарплату сотрудникам, проверьте, распространяет ли ваш провайдер функцию прямого депозита и на подрядчиков 1099. Многие платформы для расчета заработной платы предлагают это в качестве дополнения, позволяя вам платить подрядчикам по тому же графику и через ту же панель управления, что и вашей команде, что может упростить ведение учета в налоговый период. Имейте в виду, что подрядчики — это не сотрудники, поэтому их ставка оплаты, график и объем работ все равно должны быть прописаны в письменном соглашении, а не добавляться в настройки вашей зарплатной ведомости по умолчанию. Этот путь часто сопряжен с дополнительными комиссиями за каждого подрядчика, поэтому сначала стоит сопоставить его с более простыми вариантами прямого депозита.

Выставляйте счета клиентам и принимайте платежи в одном месте

Начать работу

5. Отправляйте прямой депозит через ваше бухгалтерское программное обеспечение

Если вы уже отслеживаете счета или расходы подрядчиков на платформе бухгалтерского учета или ведения бухгалтерии, некоторые из этих инструментов позволяют оплачивать эти счета через ACH, не покидая программу. Вы утверждаете счет, инициируете перевод, и запись о платеже остается привязанной к той же статье расходов, что упрощает сверку в дальнейшем. Это подходит компаниям, которые уже ведут бухгалтерский учет в одном из таких инструментов и предпочитают не добавлять отдельный шаг оплаты. Сроки расчетов зависят от провайдера, поэтому проверьте, сколько времени обычно занимают переводы, прежде чем полагаться на этот способ для срочных выплат подрядчикам. Более широкие возможности электронных платежей за пределами бухгалтерского ПО описаны в нашем руководстве по приему платежей онлайн.

6. Оплачивайте крупные счета подрядчиков банковским переводом

Для крупного разового проекта или международного подрядчика банковский перевод часто имеет больше смысла, чем ACH. Переводы обычно осуществляются в тот же или на следующий день, согласно обзору платежных систем Федеральной резервной системы, что имеет значение, когда подрядчик ждет крупной выплаты. Эта скорость имеет свою цену: банки обычно взимают фиксированную плату за перевод, часто превышающую стоимость ACH-перевода.

Банковские переводы технически не являются прямым депозитом в понимании ACH, но они служат распространенной альтернативой, когда сумма или местоположение подрядчика делают стандартный ACH недоступным. Для внутренних переводов требуются те же банковские реквизиты, что и для ACH, в то время как для международных также необходимы коды SWIFT или BIC.

7. Автоматизируйте регулярные прямые депозиты для постоянных подрядчиков

Когда вы ежемесячно платите одному и тому же подрядчику — будь то дизайнер на ретейнере или постоянный бухгалтер, — настройка регулярных счетов для вашего бизнеса позволяет превратить ручную ежемесячную задачу в запланированную. Вместо того чтобы пересобирать счет каждый цикл, сумма и срок оплаты повторяются автоматически, а сохраненные банковские реквизиты подрядчика переносятся для прямых депозитов. Автоматизированные напоминания об оплате также могут помочь сократить количество просрочек с вашей стороны, если сроки согласования затягиваются. Это обычно хорошо работает, когда в договоре с подрядчиком уже прописаны ставка, периодичность и объем работ, так как автоматизация управляет только этапом оплаты, а не лежащими в ее основе условиями.

Как Bonsai помогает оплачивать услуги независимых подрядчиков посредством прямого депозита

Допустим, маркетинговый консультант нанимает внештатного копирайтера для проекта стоимостью $3,200, разбитого на три счета. Вместо того чтобы собирать банковские реквизиты отдельно и вручную инициировать переводы, консультант отправляет каждый счет через функции выставления счетов Bonsai, а копирайтер оплачивает его банковским переводом ACH прямо из счета. Платежи обрабатываются через Stripe и PayPal, которые шифруют платежные данные, поэтому ни одна из сторон не передает номера счетов по электронной почте или в электронной таблице.

Такая же схема работает для дизайн-агентства, выплачивающего пяти субподрядчикам фиксированный ежемесячный ретейнер. Счет каждого подрядчика, история платежей и статус банковского перевода привязаны к его контактной записи в Bonsai CRM, поэтому вместо того, чтобы копаться в выписках по счетам в налоговый период, агентство может в одном окне посмотреть всю историю платежей подрядчика. Если старт проекта или обсуждение его объема происходят в Zoom, расшифровка встречи может синхронизироваться с той же записью клиента в Bonsai, сохраняя согласованную ставку и результаты работы рядом с привязанными к ним счетами.

Для бухгалтера, который ежемесячно выставляет счета одним и тем же трем клиентам на ретейнере, повторяющиеся счета избавляют от необходимости вручную пересобирать каждый платежный документ. Сумма, срок оплаты и сохраненный способ оплаты повторяются автоматически, а автоматические напоминания об оплате помогают сократить количество писем-напоминаний, которые неизбежно возникают при ручном отслеживании того, кто заплатил, а кто нет.

Ничто из этого не заменяет письменный договор, в котором должны быть четко прописаны ставка и объем услуг подрядчика, но это означает, что сам прямой депозит, связанный с ним счет и карточка подрядчика остаются объединенными в Bonsai, а не разбросаны по банковскому порталу, цепочке писем и отдельной таблице.

Часто задаваемые вопросы

Q1: Могу ли я платить подрядчикам 1099 посредством прямого депозита?

Да, подрядчикам 1099 можно платить через прямой депозит точно так же, как и сотрудникам, хотя этот платеж находится вне процесса удержания налогов с заработной платы. Прежде чем инициировать перевод ACH или настроить регулярные платежи, вам понадобятся банковский счет и номер отделения банка подрядчика, полученные через подписанную форму авторизации или защищенный инструмент выставления счетов.

Прямой депозит не отменяет ваши обязательства по подаче формы 1099. Вы по-прежнему несете ответственность за отслеживание общих выплат каждому подрядчику в течение года и отправку формы, когда это требуется, независимо от того, платили ли вы чеком, ACH или банковским переводом.

Q2: Могу ли я настроить прямой депозит в качестве самозанятого подрядчика?

Самозанятые подрядчики не могут самостоятельно «настроить» прямой депозит, поскольку именно выплачивающая сторона инициирует перевод. Все, что может сделать подрядчик, — это предоставить точные банковские реквизиты в счете или форме авторизации, чтобы клиентский перевод ACH, софт для выставления счетов или провайдер зарплатного сервиса могли правильно направить средства.

Некоторые платформы для выставления счетов позволяют подрядчикам сохранить свои банковские реквизиты один раз, чтобы клиенты могли оплачивать последующие счета банковским переводом ACH без необходимости заново собирать информацию каждый раз. Это стоит настроить заблаговременно с любым клиентом, который платит на регулярной основе, так как это убирает лишний шаг из каждого цикла выставления счетов.

Q3: Сколько я могу заплатить подрядчику до того, как мне потребуется выдать форму 1099?

Порог отчетности IRS для формы 1099 применяется на одного подрядчика в год и привязан к общим выплатам за услуги, а не к способу оплаты. Платите ли вы прямым депозитом, чеком или банковским переводом — это не меняет применения данного порога, поэтому стоит сверяться с актуальными рекомендациями IRS, так как пороги могут обновляться.

Поскольку подсчет ведется накопительным итогом за год, полезно привязывать каждый платеж подрядчику к счету или платежной записи, которую можно просуммировать в налоговый период, а не отслеживать переводы отдельно от выполняемой ими работы.

Q4: Какой способ оплаты прямым депозитом для независимых подрядчиков является оптимальным?

Подходящий подход к выплате прямых депозитов независимым подрядчикам зависит от того, сколько у вас подрядчиков и как часто вы им платите. Обычный перевод ACH с вашего корпоративного банковского счета отлично подходит для небольшого числа подрядчиков, в то время как софт для выставления счетов со встроенной поддержкой ACH, специализированная платформа выплат подрядчикам или ваше текущее программное обеспечение для учета зарплаты и бухгалтерии масштабируются лучше по мере роста штата подрядчиков.

Для большинства фрилансеров и небольших агентств привязка прямого депозита непосредственно к счету, а не раздельное управление банковскими переводами, сокращает объем ручной сверки. Именно поэтому многие малые предприятия ищут инструменты выставления счетов, которые поддерживают банковские переводы ACH наряду с картами и PayPal, чтобы платеж и счет оставались связанными.

Q5: Как Bonsai помогает в оплате независимым подрядчикам через прямой депозит?

Bonsai позволяет подрядчикам оплачивать счета банковским переводом ACH, кредитной картой или через PayPal прямо из счета, поэтому вам не нужно собирать банковские реквизиты через отдельную форму или таблицу. Платежи обрабатываются через Stripe и PayPal, которые шифруют платежные данные, а каждая транзакция привязывается к карточке подрядчика в Bonsai CRM.

Для подрядчиков, получающих оплату на регулярной основе, повторяющиеся счета в Bonsai автоматически воспроизводят сумму и срок оплаты, а автоматические напоминания помогают сократить количество писем-напоминаний при задержке платежа. Это позволяет держать счет, прямой депозит и историю платежей подрядчика в Bonsai, а не разделять их между банковским порталом и отдельной таблицей учета.

Большинство фрилансеров и малых предприятий в какой-то момент отправляли чеки по почте или вручную вбивали банковские реквизиты подрядчика, и это лишний шаг, который создает трение, не добавляя ценности. Независимо от того, используете ли вы простой перевод ACH со своего бизнес-счета или направляете платежи через софт для выставления счетов, который берет на себя работу с реквизитами, цель остается прежней: выплачивать подрядчикам деньги вовремя без лишней ручной работы с вашей стороны. Инструменты выставления счетов Bonsai поддерживают это, сохраняя платежи по банковским переводам ACH напрямую связанными со счетом и карточкой подрядчика.